檔案管理工作中計算機技術(shù)的運用論文
隨著信息時代的到來, 檔案管理也在逐步走上信息化管理的軌道。 計算機技術(shù)的飛速發(fā)展,促進了計算機在檔案工作中的迅速應(yīng)用和普及。 計算機技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用,提高了檔案管理的信息化程度和工作效率,對檔案工作的開展具有重要意義。 檔案工作中應(yīng)用計算機技術(shù),在起到相應(yīng)作用的同時,也具有一定的不足,在應(yīng)用過程中要趨利避害,促進計算機技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用。 檔案工作中的信息量大而且繁瑣,利用計算機技術(shù)對其進行管理可以有效提高檔案管理的效率,但是在使用過程中也存在一定的不足。 本文將針對計算機技術(shù)在檔案工作中的優(yōu)勢、存在的問題以及對計算機技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用進行探討。
1在檔案工作中應(yīng)用計算機技術(shù)的優(yōu)勢
索引檢索速度快。 計算機技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用,最明顯和突出的優(yōu)勢是提高了索引檢索的速度,利用計算機技術(shù),只要將檔案的編號、目錄等重要信息錄入電腦,在需要時輸入相關(guān)的信息就可以快速的查詢到所要找的檔案資料,方便快捷,為管理者和使用者都節(jié)省了時間。
存儲量大,節(jié)省空間。傳統(tǒng)的檔案信息多采用紙質(zhì)進行管理,紙質(zhì)的檔案在存儲時會占用大量的空間,檢索速度也慢,已經(jīng)無法滿足檔案管理工作的需要。 隨著時代的發(fā)展,檔案形式也不再只是單一的文字,圖片、聲音和視頻資料不斷涌現(xiàn),需要新的載體對信息進行存儲。
計數(shù)機技術(shù)的使用解決了這一難題,海量信息的存儲只需要通過一張或幾張光盤就可以完成,提高了存儲效率,同時也大大的節(jié)省了存儲的空間。
檔案收集時間減短。 在檔案管理工作開展之前,一定要先對檔案信息進行收集,這是必不可少的前期準(zhǔn)備工作。 人工手動收集的速度十分緩慢,極大的影響了檔案管理的工作效率,應(yīng)用計算機技術(shù)可以將檔案收集的時間有效的縮短,提高檔案收集的工作效率。 在利用計算機技術(shù)對檔案進行收集時,可以對紙質(zhì)的檔案進行掃描,將其轉(zhuǎn)化成電子形式的檔案,然后利用計算機網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)綑n案數(shù)據(jù)庫中進行存儲和管理。
統(tǒng)計效率的提高。 對于檔案的統(tǒng)計包含兩個方面,一方面是檔案的基本狀況統(tǒng)計,另一方面是關(guān)于檔案利用情況的統(tǒng)計。 傳統(tǒng)的檔案統(tǒng)計方法主要是利用人工進行操作,但是這樣做既浪費時間又浪費精力, 應(yīng)用計算機技術(shù)可以對檔案的各種情況進行快速準(zhǔn)確的統(tǒng)計,迅速得出結(jié)果,大大提高了統(tǒng)計的效率。
2在檔案工作中應(yīng)用計算機技術(shù)的不足
檔案管理人員的技術(shù)水平有限。雖然計算機技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)很普遍,但還是有一些檔案管理人員對于計算機技術(shù)的掌握不是很熟練和全面,在檔案工作中不能很好的利用計算機技術(shù)進行檔案收集、存儲和檢索,降低了工作效率。 由于檔案管理人員的計算機技術(shù)水平的不同,使得計算機技術(shù)并不能得到充分的利用,阻礙了檔案管理自動化的進程。
前期工作量大。 在利用計算機技術(shù)對檔案進行管理時,要將紙質(zhì)的檔案通過設(shè)備轉(zhuǎn)化成電子信息化的檔案,要么采取人工錄入的方式將檔案信息錄入電腦,要么對檔案進行電子掃描再轉(zhuǎn)化成文本或者直接進行圖片保存。
信息安全問題。利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)存在著一定的信息安全問題,電子信息的存儲通常都是利用數(shù)據(jù)庫,一旦系統(tǒng)出現(xiàn)問題,可能造成數(shù)據(jù)的丟失,而且有些是不可恢復(fù)的,將會造成巨大的損失。
檔案的保密性弱化。眾所周知,紙質(zhì)文件一旦被修改,痕跡十分明顯。 而電子文件和紙質(zhì)文件最大的區(qū)別在于,電子文件沒有了固定的形式,且易于修改,改動后不留下痕跡。 這使得文件保密性變?nèi)酢?在一定程度上,電子文件的保密性就不如紙質(zhì)文件,雖然已有一些技術(shù)可防止偽造,不允許在"原文"上增刪改,但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性還是比紙質(zhì)文件要大得多, 一些需要被高度保密的文件保密性變?nèi)酰@樣不利于文件信息的安全管理。同時電子文檔沒法從字跡上分辨其原始性,不能通過印章或署名進行判斷,從而有效地鑒定其是否為原件等等。 這些問題都從各個方面提出了對電子文件的保密性的嚴(yán)峻考驗,電子文件在保密性方面存在隱患。
3完善計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用對策
針對前面提到的關(guān)于計算機技術(shù)在檔案管理中存在的一些問題,要想充分實現(xiàn)計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用,必須做好以下幾個方面的工作。
一是,充分重視計算機在檔案管理中的作用。首先,檔案管理人員必須充分認識到計算機在檔案管理中的意義和價值,形成使用計算機進行管理的意識;其次,重視計算機技術(shù)的投入和使用從財力、物力、人力以及配置等各方面實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理,加大計算機硬件設(shè)備和軟件設(shè)備的投入,營造現(xiàn)代化檔案管理的環(huán)境和氛圍。
二是,注重人才的培養(yǎng),重視對相關(guān)人員的培訓(xùn)。 一方面,重視這方面的專業(yè)人才的培養(yǎng),招聘一些在計算機操作和應(yīng)用方面具有專業(yè)水平的人員,提高應(yīng)用計算機的使用效率;另一方面,重視對員工的培訓(xùn),加大培訓(xùn)力度,首先,通過培訓(xùn)努力轉(zhuǎn)變檔案管理人員的觀念,塑造全新的觀念,形成新型的服務(wù)價值觀,以便更好的指導(dǎo)自身的工作;其次,重視對相關(guān)人員操作能力的培訓(xùn),讓他們充分的`掌握計算機的操作能力, 能夠熟練的運用計算機來解決日常管理中的管理問題,并能夠熟練掌握處理日常問題的辦法。
三是,檔案管理人員在現(xiàn)代化的檔案管理工作中,不僅要具備基本的業(yè)務(wù)知識,還要具備創(chuàng)新的思維,實現(xiàn)創(chuàng)造性的工作,使計算機技術(shù)在檔案管理中得到更有效的發(fā)揮;另一方面,運用計算機技術(shù)管理檔案,必須制定一套有效的、規(guī)范的工作制度,采用現(xiàn)代化的、科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)建立一個完整的管理系統(tǒng),保證整個檔案管理的有序進行,這也要求檔案管理人員必須不斷的努力學(xué)習(xí)新知識、掌握新技術(shù),綜合提高自身的工作能力。
檔案管理工作是一項巨大繁雜的工程,計算機技術(shù)的應(yīng)用為檔案管理工作提供了很多便利,提高了信息收集和管理的效率,但同時我們也應(yīng)該重視計算機技術(shù)在檔案工作中應(yīng)用存在的問題。 加強對計算機技術(shù)的開發(fā)與利用,強化檔案管理的計算機應(yīng)用水平,提高檔案管理的信息化程度,促進檔案管理工作的順利開展。 將計算機技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中,它是根據(jù)國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn),對檔案內(nèi)容進行分析、加工和組織以及處理,并最終轉(zhuǎn)入到計算機存儲的形式和過程。 計算機技術(shù)是實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代、網(wǎng)絡(luò)化得重要工具。 加快檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè),努力實現(xiàn)計算機技術(shù)在各個檔案管理環(huán)節(jié)中的應(yīng)用,是當(dāng)前檔案管理最主要的任務(wù)和目標(biāo)。同時,檔案管理人員也必須加快學(xué)習(xí),加快提升自己的步伐,以及時適應(yīng)快速發(fā)展的現(xiàn)代化檔案管理。
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