研究辦公室行政管理的方法
一、強化辦公室的行政管理職能，提高辦公室工作的有效性。
從行政管理的角度來看，辦公室工作主要涉及上級部門以及本單位下達的各項行政工作，面對的人員主要是領導和各部門工作人員。因此，強化辦公室的行政管理職能，有利于提高辦公室的工作效率和服務質量。強化辦公室的助手功能，協助領導搞好管理工作。辦公室是單位的參謀部、智囊團，是信息中心，也是領導的左右手。在工作中，要搞好辦公室行政管理工作，就必須當好領導的參謀和助手，充公發揮好辦公室的助手作用。要想領導之所想，謀領導之所謀，要為領導決策提供盡可能多的背景資料，但不能越俎代庖。同時要積極適應領導的工作思路和工作特點，熟悉領導的工作習慣和工作風格。辦公室對上級部門的安排結合本單位領導的意見貫徹執行，并組織實施和檢查落實執行結果，對加強行政管理、維護正常工作秩序、保證工作質量起到組織、執行的重要作用。強化辦公室的參謀功能，提升領導的決策力。辦公室工作與領導層工作同步運行，領導層主抓的重點工作，大都由辦公室著力操辦，辦公室與領導工作存在這種“思維共振”的關系，辦公室工作必須與領導工作的思路一致、行動合拍、配合默契，充分發揮辦公室的參謀作用，輔助領導做出正確的決策。辦公室人員與領導朝夕相處，應熟悉領導的思想方法、工作方法、領導藝術等，能夠較準確地領會和把握領導意圖，可隨時向領導陳述見解和提供咨詢，最大限度地滿足領導決策需要。辦公室人員還應經常深入工作一線，了解基層情況并聽取意見、總結經驗、提出改革建議，及時向領導匯報并提出建設性參考意見，做領導的貼心參謀和得力助手。強化辦公室的協調功能，提高單位的工作效率。在日常工作中承擔著溝通上下，協調左右的重要職責，以維持正常的工作秩序，及時轉達、傳送上級主管部門以及本單位領導的各項指示精神，主動協調好各部門的關系，起著承上啟下、聯系內外的樞紐作用。在落實具體工作時，辦公室要在職能交叉的'部門之間，區分清主次責任，協調好各方關系，共同完成好各項工作。舉行大型會議時，也需要辦公室以文件或其它方式進行溝通和協調，提前做好各項準備，以保證會議順利進行。隨著職能越分越細，職責越來越明確，需要全程系統性協調服務的層次、水平越來越高。強化辦公室的保障功能，確保單位的正常運行。辦公室行政管理工作，既要保證上級主管部門以及本單位分派和布置的各項具體事務工作及時有效地完成，保證領導集中精力思考和處理工作中的重大問題，又要同單位內各部門建立良好的工作關系，傾聽他們的意見，及時反饋群眾最關心的問題，確保溝通暢通，執行到位，形成完整的反饋和監督機制，樹立主人翁意識，凝聚全體員工的力量，充分調動員工的積極性，齊心協力完成好各項任務，以保障本單位的發展戰略和總體目標順利實現。
二、運用有效的行政管理工作方式，提高辦公室的工作效率。
辦公室是單位的服務窗口，也是各業務部門的中心樞紐。辦公室面對的多數事務比較繁瑣、復雜，且矛盾和問題也比較集中，因此，在增進理解、化解矛盾、改進工作方面應采取行之有效的辦法，來強化政務、搞好事務、規范服務，做到提高效率，事半功倍。提高服務意識，化解多方矛盾。辦公室作為一個綜合部門，其服務的特殊性要求辦公室要有“圍繞中心，服務大局”的意識，切實處理好“小局”與“大局”的矛盾，把大局意識作為辦公室工作的出發點和落腳點，自覺地做到小局服從大局、局部服從整體。辦公室工作的服務性職能決定了其工作的被動性，切實處理好“被動”與“主動”的矛盾，要善于在被動中求主動，變被動為主動。對一些常規性、規律性、階段性等確定性工作，要主動著手、提前準備;對領導臨時交辦的任務、應急事件和突發事件等非確定性工作，要積極謀劃，靈活應對。為領導當好助手和參謀，切實處理好“主”與“從”的地位，一定要把握“度”，掌握分寸。辦公室在領導決策中處于輔助和從屬地位，不能缺位，也不能越位。增強責任意識，提升業務水平。辦公室工作無小事，樹立“責任重于泰山”的意識，對待具體工作應有嚴謹認真的態度，自覺從嚴要求，從優服務，高標準高質量地做好辦公室工作。要不斷提高辦公室人員的綜合素質，培養良好的工作作風，在行政管理崗位上做到忠于職守、善于思考、勇于創新。在瑣碎的事務中保持頭腦清醒，甘于吃苦，樂于奉獻，講究原則性、規范性。嚴格按程序和規章制度辦事，堅持認真負責的態度，做到不漏辦、不誤辦、不錯辦。辦公室工作面廣、綜合性強，行政管理人員要注重對新知識、新問題的學習和研究，圍繞實際工作，學習相關的業務知識，拓寬知識領域，提升綜合素質，培養復合型人才。在工作中做到有效溝通、及時協調、規范服務、高效合作，保質保量地完成好辦公室的各項事務。強化團隊意識，建立良好的合作關系。辦公室工作雖然各有分工，各有職責，工作中少數業務依靠個人力量也可完成，但更多的工作要依靠群體的力量合作完成。因此，要保證辦公室的整體合力，必須建立起同事間良好的工作關系，在相互團結、相互支持、相互信任、相互尊重的基礎上，凝心聚力、協調配合、開拓創新、勇于奉獻，最大限度地發揮每個人的潛在能力。辦公室人員還需不斷汲取知識，豐富內涵，增進理解，真正實現思想同心、目標同向、工作同步，營造團結和諧的工作氛圍。辦公室工作“事無巨細皆大事”，工作分工不分家，要取別人之長補自己之短，與其他同事多溝通，多協作，做到愛崗敬業，恪盡職守，在完成自己本職工作的同時，做好與其他同志的協調銜接，集思廣益，共同進步，不斷提高工作質量和效率，進而提升單位的聲譽和地位，增強單位的整體競爭力。
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