辦公室行政管理工作效率的提升辦法論文
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摘要：
近年來，隨著我國經濟發展質量效益持續提高，在促進行業快速發展和提高企業市場競爭能力的同時，也進一步加劇了企業之間的良性競爭。本文深層次探討了作為企業核心管理部門之一的辦公室，怎樣有效提升行政管理實效性，以及從這個緯度涉及到的企業發展，從而更好的服務和支撐企業長期更有質量的發展。
關鍵詞：
企業發展；辦公室行政管理；工作效率；途徑研究；
引言：
在企業辦公中，辦公室工作具有服務性、綜合性、協調性、嚴謹性和準確性的管理特征，辦公室處于“樞紐”位置、“信息”中心。當前企業在快速發展，進一步做大、做強、做優，企業辦公室管理必然會面臨新問題、新挑戰和新機遇。為了更好的履職和發揮辦公室行政管理功能，我們需要重新定位，革故鼎新，提升工作能力，提高工作效率和水平，定期優化和升級管理體系。
一、企業辦公室行政管理工作的作用
辦公室作為行政管理部門、企業決策輔助部門：
（1）具有參謀助手作用，為企業管理者提供決策信息、數據，做好公文處理、材料撰寫、工作調研、會務組織、督辦工作、綜合協調工作；
（2）具有綜合服務作用，落實印信管理、檔案管理與服務、保密工作、OA系統運維等工作；
（3）具有應急協調作用，抓好信訪工作和應急管理工作；
（4）具有統籌保障作用，推進行政資產管理、后勤事務、食堂管理等工作；
（5）具有形象展示作用，做好接待服務、車輛管控等工作。
二、企業辦公室行政管理工作現狀
（1）人才隊伍結構性矛盾突出。企業規模和體量的快速增加，需要相應匹配的人力資源作保障，當前企業還缺乏夠硬的“筆桿子”和成熟專業的基層辦公室管理人員，高學歷、高素質、高能力、專業性的辦公室綜合人才缺口較大，人才隊伍建設還需要持續發力，工作能力、專業能力和業務水平還不能滿足當前辦公室工作的需要，其中在基層單位（項目部）尤為突出。
（2）培訓教育提升工作不系統。辦公室系統新入職人員較多且流動性也較大，對企業規章制度和辦公室工作沒有完全掌握和適應，難以準確制定科學、長期、有效的員工系統教育培訓計劃，并嚴格付諸實施落實。我們不僅要重視人員引進，更需要重視人員培養和加強業務能力培育，面對現在的管理問題和痛點，企業應系統規劃、科學謀劃，按照“缺什么補什么”的原則，優先解決當前急需。
（3）工作績效需要提升。辦公室不僅要管好“俗事、小事”,還要從中跳出來管“大事”,圍繞企業中心工作，提高站位，從全面、高端、深度的角度分析問題，對事關企業發展的深層次問題研究、發展戰略制定、工作督辦等工作深度參與，以優秀的管理成果體現管理工作績效。
（4）管理標準化需要落實和鞏固。企業的長期成長發展，必然形成了一定數量的優秀管理成果，需要我們繼承和發揚，如適合企業的管理制度、工作流程、操作標準等，這些基礎性的管理標準化不能丟掉，應該一直堅持不懈。
（5）辦公信息化工作滯后于企業發展。信息化時代，辦公室處于企業的“信息”中心位置，要確保信息的高效傳遞。企業OA辦公系統還需要持續改進優化，信息集成還沒有徹底實現，條塊式信息填寫、報送還沒有解決，辦公室信息系統還沒有和企業其他自建系統高度融合。我們應當及時收集各部門反饋意見和使用過程中發現的問題，采取統一措施，認真加以研究解決。
三、提升企業辦公室行政管理實效性的方法
1、規范基礎業務，管理工作實現“六個提高”
（1）提高人才素質，改善人才結構。辦公室要強化體制機制創新，在人才引進、評價、選拔、流動、激勵等方面進行探索創新，用好當前在崗的一批，儲備后備一批，緊缺引進一批，選好、用好辦公室人員；堅持以事選人、以崗選人，使用品行好、思想活、業績優的年輕人員，特別是在艱苦地區工作過、業績突出、項目一線的優秀辦公室人員優先使用。
（2）提高履職能力，加強培訓教育。落實局、分公司三年人才培訓計劃，針對辦公室需求，分類制定培訓專題，推進辦公室從業人員履職能力提升。針對寫作等基礎能力，可以從國家政策、產業布局、集團和局發展戰略等方向著手，不斷增強寫作能力。還可以根據當前經濟熱點進行探討和研究，加強對行業文件的學習，掌握精髓，不斷提高政治素養和業務素養，筑牢履職根基。
（3）提高公文質量、流轉效率，保證公文權威性。轉變工作作風，切實加強公文時效性的監督和跟蹤管理，對企業各部門、基層單位（項目部）公文工作進行幫助指導，嚴格執行《黨政機關公文處理工作條例》和《黨政機關公文格式》要求，確保公文的有效性和傳閱時效性，同時我們還要按照上級的統一部署要求，對重要文件流轉時間進行動態掌握、限時督辦。
（4）提高檔案管理效率，服務企業發展需要。檔案是企業發展的`見證，也是企業歷史的保存。要發揮檔案的功效和改善檔案的利用率，方便企業部門之間的資源傳遞和共享，借用電子檔案館的建設，優先采用電子檔案保存方式，以數字化形式存儲，加強檔案的保密性，升級檔案的運維服務管理體系，建立完整的檔案管理制度，從而達到更好的資料收集和整理、更好的服務企業的目的。
（5）提高應急管理能力，助力平安企業建設。強化企業應急管理體系建設，建立穩定高效的應急管理機構、應急救援組織，打造具有較強能力的應急救援隊伍，統籌做好信息的應急預警發布，保證信息收集及信息傳遞渠道暢通，拉通管理系統的盲區，橫向到邊、縱向到底。把系統之間的應急管理整合作為重點，依托應急管理平臺化，打造各司其職，一致行動的應急管理體系，以此來達到應急管理規范化和科學化。
（6）提高管理標準化水平，規范部門適應性建設。按上級要求，持續推進企業本部和基層單位（項目部）辦公室崗位設置和職能職責標準化建設，努力實現辦公室組織體系標準化；持續推進辦公室系統管理制度體系建設，以信息化、專業化、流程化為抓手，明晰辦公室系統業務工作流程、操作標準，確保實現業務流程標準化；積極推進項目部辦公區、生活區臨建設施辦公家具、辦公用品標準化配置，推動實現項目管理標準化。
2、突出工作重點，強化“六項職能”
（1）強化參謀助手職能，提升決策服務能力。圍繞著企業發展戰略和中心工作，建真言、出良策、謀發展、報信息、抓管理，提高調查研究工作質量。課題選擇要從前瞻性、預見性、長遠性給予考慮，對課題研究即要深度又要廣度，盡可能多方面獲取第一手真實的材料，大興調研之風，問題導向，結合重點工作推進落實情況，努力形成一批有實效性、針對性、指導性較高的調研成果。
（2）強化工作督辦職能，確保重點工作落到實處。以督辦工作為抓手，重點抓落實，按照時間節點，監督檢查工作是否圍繞企業決策推進，并找到問題癥結原因，對于長期督辦事項還要強加過程跟蹤，將每項工作落實。除此之外，還要加強對經理辦公會議決策及上級領導批示文件和代辦事項進行落實。
（3）強化綜合協調職能，提升組織協調力。辦公室不僅要想領導之所想還要想領導所未想，提前掌握日程安排以及行程變動信息，正確協調領導需要參加的各項活動。在工作安排上優先考慮重大項目經營、重要業務開展、上級決策和重要會議，要不斷增強工作的積極性和提高工作應變能力，處理好突發事件，高效的協調跨部門、職能會議和工作。
（4）強化綜合服務職能，提高服務意識。根據企業工作部署和部門需求計劃，我們需要提前對重大會議、重要活動、重要客人來訪接待等做好各項準備工作，不斷改善和提升后勤事務管理，提高公務用車服務質量，打造溫馨、健康、安全的服務體系。
（5）強化運轉保障職能，做好日常工作。辦公室工作貴在日常堅持，為保證各項工作有效率、有質量的運轉，我們要本著“精簡高效”的原則，加強企業各部門、單位之間的統籌、集約、高效、創新、共享的管理理念，嚴格執行落實辦公、辦事、辦會的規章制度。
（6）強化信息化支撐職能，推動企業高效管理。隨著信息技術的飛速發展，各個行業都在采用先進的信息技術，為企業管理插上騰飛的翅膀，比如企業的交建云商差旅專區和電子超市專區的推廣應用，不僅方便了企業機關本部和基層單位（項目部），還極大地節約了成本和時間，達到了集中采購的目的。
四、結束語
綜上所述，隨著時代的進步，社會的發展，企業管理需要辦公室發揮越來越重要的作用，做好辦公室行政管理工作，可以助力企業更順暢的運轉、更有競爭力。只有正視辦公室管理工作的現狀才可以不斷提升管理實效和管理水平，企業可以根據各自的管理實際，制訂更加切實有效的提升舉措，推動辦公室行政管理更上臺階，更好的服務于企業。
參考文獻
[1]劉燕.提升企業辦公室管理工作成效的路徑探索[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2018,（11）:5-6.
[2]周密.企業提升辦公室綜合管理效率的策略[J].企業改革與管理，2018,（22）:49,57.
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