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試論人力資源管理系統(tǒng)應(yīng)用中遇到的問題及對策
論文關(guān)鍵詞：人力資源 管理系統(tǒng) 問題 對策
論文摘要：人力資源管理系統(tǒng)是集成化、現(xiàn)代化的人力資源開發(fā)和信息管理系統(tǒng)，應(yīng)用好系統(tǒng)不僅可以提高工作效率，還可以支持企業(yè)高層決策。本文結(jié)合人力資源管理系統(tǒng)在基層應(yīng)用中遇到的問題，分析了系統(tǒng)應(yīng)用中常見問題產(chǎn)生的原因，提出了相應(yīng)的對策。
人力資源管理系統(tǒng)是一個(gè)立足于以人為主導(dǎo)，利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備和手段進(jìn)行人力資源信息的收集、傳輸、加工、存儲、更新和維護(hù)，以企業(yè)戰(zhàn)略競優(yōu)、提高效益和效率為目的，支持企業(yè)高層決策、中層控制、基層運(yùn)作的集成化的人力資源開發(fā)和信息管理系統(tǒng)，是現(xiàn)代企業(yè)進(jìn)行人力資源管理的業(yè)務(wù)工作平臺和有利幫手。
人力資源管理系統(tǒng)最主要的特點(diǎn)是人事信息的儲存采用切片式管理。這種管理模式信息項(xiàng)多，數(shù)據(jù)量大、頁面多，導(dǎo)致數(shù)據(jù)之間及其衍生數(shù)據(jù)之間取值的邏輯關(guān)系存在相互交叉，變得復(fù)雜，在短時(shí)間內(nèi)不容易被用戶理解和掌握，使得系統(tǒng)在應(yīng)用中容易出現(xiàn)誤操作，影響系統(tǒng)功能的正常發(fā)揮和部分用戶應(yīng)用的積極性。因此正確應(yīng)用好系統(tǒng)已經(jīng)成為所有用戶面對的重要問題。
一、人力資源管理系統(tǒng)應(yīng)用的必要性
用戶應(yīng)用好人力資源管理系統(tǒng)的前提是必須要有一個(gè)積極的心態(tài)和正確的認(rèn)識。建立這種良好的心態(tài)和正確的認(rèn)識，一定要認(rèn)識到為什么應(yīng)用人力資源管理系統(tǒng)。從工作實(shí)際來講，應(yīng)用人力資源管理系統(tǒng)確實(shí)存在著必要性，這種必要性主要體現(xiàn)在應(yīng)用人力資源管理系統(tǒng)的迫切性和重要性上。
1.應(yīng)用人力資源管理系統(tǒng)系統(tǒng)的迫切性。認(rèn)清人事系統(tǒng)信息化建設(shè)的需要和原有工作平臺的局限性，有助于用戶認(rèn)識到應(yīng)用人力資源管理系統(tǒng)的迫切性。從油田企業(yè)目前的情況來看，隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，對人力資源管理系統(tǒng)的要求變得越來越細(xì)化、集成化、精確化。搭建現(xiàn)代化人力資源管理系統(tǒng)平臺、完善信息系統(tǒng)建設(shè)和集成整合的需求迫在眉睫。
應(yīng)用人力資源管理系統(tǒng)前，油田企業(yè)沒有統(tǒng)一的人事業(yè)務(wù)管理平臺，人事系統(tǒng)各科室只是單一系統(tǒng)運(yùn)行，不能實(shí)現(xiàn)信息共享，查詢?nèi)耸滦畔⒑徒y(tǒng)計(jì)人數(shù)數(shù)據(jù)非常困難，不僅給工作帶來不便，也給基層工作者帶來重復(fù)性工作，增加工作量，效率也不高。這種環(huán)境下，油田企業(yè)迫切需要一個(gè)先進(jìn)的綜合性工作平臺來滿足人事系統(tǒng)不同業(yè)務(wù)人員的工作需要。
2.應(yīng)用人力資源管理系統(tǒng)的重要性。認(rèn)清人力資源管理系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)有助于用戶認(rèn)識到應(yīng)用系統(tǒng)的重要性。其一、幫助用戶運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，快速處理復(fù)雜的人事數(shù)據(jù)和事務(wù)；其二、實(shí)現(xiàn)人事信息的及時(shí)、準(zhǔn)確、標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)到管理的規(guī)范統(tǒng)一、高效快捷；其三、減輕用戶的工作量，使用一個(gè)操作平臺可以完成多方面的業(yè)務(wù)。人力資源管理系統(tǒng)也是一種適合全部人員應(yīng)用的綜合性工作平臺，可以滿足不同人員對人力資源系統(tǒng)的應(yīng)用需求，推動人力資源管理的進(jìn)步和發(fā)展，并最終推動人力資源管理邁向新的高度。
因此，認(rèn)識到應(yīng)用人力資源管理系統(tǒng)的迫切性和重要性，用戶才會以積極的心態(tài)應(yīng)用好人力資源管理系統(tǒng)。
二、人力資源管理系統(tǒng)應(yīng)用中存在的問題及對策
1.系統(tǒng)應(yīng)用中存在的問題。應(yīng)用好人力資源管理系統(tǒng)，必須知道阻礙用戶不能較好較快的正確操作系統(tǒng)、應(yīng)用系統(tǒng)功能的原因。從人力資源管理系統(tǒng)在大慶油田的應(yīng)用情況看，經(jīng)常出錯的問題是：
(1)用戶(業(yè)務(wù)人員)不能實(shí)時(shí)維護(hù)系統(tǒng)人事信息，造成生成的表格數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。人力資源管理系統(tǒng)有強(qiáng)大的人事信息查詢功能、信息共享功能、人事業(yè)務(wù)功能菜單，并能生成各種直觀實(shí)用的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為基層執(zhí)行者提供各種準(zhǔn)確實(shí)用的人事報(bào)表，為企業(yè)決策者提供全方面的人事信息支持。但是利用好系統(tǒng)強(qiáng)大功能的前提是系統(tǒng)信息必須準(zhǔn)確，做到準(zhǔn)確就必須實(shí)現(xiàn)人事信息的及時(shí)維護(hù)。而實(shí)際上，一是用戶還沒有養(yǎng)成及時(shí)維護(hù)信息的意識；二是不清楚怎樣正確維護(hù)某項(xiàng)信息。這些因素不同程度上影響了系統(tǒng)功能的發(fā)揮。
(2)用戶（業(yè)務(wù)人員）不能熟練掌握關(guān)鍵業(yè)務(wù)操作流程，造成關(guān)鍵業(yè)務(wù)出錯率高。很多報(bào)表（如：人力資源管理系統(tǒng)ZHRRRP181員工情況統(tǒng)計(jì)表、崗位變動審批名冊、入職定薪名冊等）的取值都和人事活動有關(guān)。這些人事活動是人員調(diào)出調(diào)入、人員減冊、崗位變動等。其中出錯最多的就是崗位變動。出錯原因是用戶對崗位變動的類型、人事活動開始時(shí)間、維護(hù)哪些關(guān)鍵項(xiàng)、保存哪些關(guān)鍵頁面不理解，業(yè)務(wù)流程不熟練，造成系統(tǒng)操作不正確，不能生成正確的名冊和報(bào)表。
2.人力資源管理系統(tǒng)應(yīng)用中遇到的問題及對策。對人力資源管理系統(tǒng)來講，人、料、法、環(huán)四個(gè)要素構(gòu)成了系統(tǒng)應(yīng)用的四方面。就是從用戶、資料、規(guī)則、配合四方面來分析系統(tǒng)應(yīng)用存在的問題，提出對策。
人：不同級別的用戶素質(zhì)參差不一，由于自身的文化及業(yè)務(wù)水平所限不能較快較好的掌握先進(jìn)的人力資源管理系統(tǒng)操作。雖然系統(tǒng)已經(jīng)上線，但后期的培訓(xùn)還是很重要。通過一段時(shí)間的實(shí)際操作，用戶對自己操作系統(tǒng)的缺陷已經(jīng)很清楚，開展有針對性的業(yè)務(wù)（如：收集日常操作中遇到的錯誤案例分類整理做成講義）提高培訓(xùn)，效果會更好，這在實(shí)踐中已經(jīng)得到證實(shí)。
對及時(shí)維護(hù)系統(tǒng)信息重要性的認(rèn)識不高，不能實(shí)現(xiàn)信息實(shí)時(shí)維護(hù)更新，造成數(shù)據(jù)和報(bào)表出錯。系統(tǒng)自身帶有的數(shù)據(jù)檢查功能，如ZHRRP191上線員工數(shù)據(jù)檢查表，有助于用戶養(yǎng)成這種意識，但是怎么加快這種意識的養(yǎng)成，并形成工作習(xí)慣，個(gè)人認(rèn)為一是需要制定系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量考核辦法；二是發(fā)揮各單位關(guān)鍵用戶及系統(tǒng)管理人員的作用。
料：系統(tǒng)操作手冊不完善，資料零散性太強(qiáng)、變化性太快。對不善于管理資料且操作流程還不熟練的大多數(shù)用戶來說，這是最重要的問題。手冊中有些關(guān)鍵業(yè)務(wù)描述過于簡單，而實(shí)際業(yè)務(wù)卻比較復(fù)雜，例如崗位變動業(yè)務(wù)。為了滿足業(yè)務(wù)的個(gè)性需求和共性需求，系統(tǒng)一直在改進(jìn)，改進(jìn)中產(chǎn)生的資料隨時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)給各級用戶，越積越多，不善管理的用戶就會丟失很多有價(jià)值的信息。一本完善實(shí)用、步驟清楚、業(yè)務(wù)流程統(tǒng)一的操作手冊就顯得越來越重要。
法：用戶在具體操作時(shí)，對系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作規(guī)則不理解，一是用戶自身的問題；二是操作手冊關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程編寫過于簡單；三是系統(tǒng)報(bào)表取值不統(tǒng)一。這里主要談關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程和報(bào)表取值的問題。關(guān)于關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程問題。出現(xiàn)問題最多的就是崗位變動業(yè)務(wù)。手冊對崗位變動業(yè)務(wù)描述過于簡單，而實(shí)際業(yè)務(wù)卻比較復(fù)雜，崗位變動的類型可以分為兩種，一是從是否需要新建職位來區(qū)分，大致可分為兩種。二是從崗位變動原因來區(qū)分，可以分為三種，即組織單位調(diào)整，行政職務(wù)晉升和技術(shù)職稱晉升，轉(zhuǎn)崗；這些崗位變動有的需要新建職位，有的不需要新建職位，有的工資會發(fā)生變化，有的工資不變，需要具體問題具體分析，確實(shí)比較復(fù)雜。對系統(tǒng)操作業(yè)務(wù)不精通的用戶很難在短時(shí)間內(nèi)理解和掌握這些操作規(guī)則。關(guān)于報(bào)表取值的問題。崗位變動審批名冊和審批表這兩張表都有參加工作時(shí)間，但是參加工作時(shí)間的取值卻不一致，一個(gè)取的是特殊日期頁面里的Z1（首次參加工作日期),一個(gè)是Z2(最近一次加入企事業(yè)單位時(shí)間)。從系統(tǒng)中導(dǎo)出的審批名冊里有參工時(shí)間，可是導(dǎo)出的審批表里卻沒有，原因是數(shù)據(jù)上線時(shí)沒有導(dǎo)入Z2。針對以上問題，我認(rèn)為讓大多數(shù)用戶有效的應(yīng)用好系統(tǒng)應(yīng)該做到以下三點(diǎn)：一是完善操作手冊；二是繼續(xù)后期培訓(xùn)；三是公開報(bào)表取值邏輯。
環(huán)：報(bào)表不準(zhǔn)確和不及時(shí)。由于系統(tǒng)是網(wǎng)絡(luò)版的操作平臺，上一級用戶報(bào)表數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和時(shí)間性對基層用戶數(shù)據(jù)的操作依賴性非常強(qiáng)。必須強(qiáng)調(diào)不同環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)和配合。因此建立和發(fā)揮人事系統(tǒng)不同層級的團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神非常重要。
三、人力資源管理系統(tǒng)加以改進(jìn)的建議
人力資源管理系統(tǒng)投入運(yùn)行后，確實(shí)給企業(yè)人事管理帶來了新氣象，不僅拓寬了人事管理的范圍，也提高了人事業(yè)務(wù)人員的工作技能。但是系統(tǒng)在自身建設(shè)上也有需要完善的地方，因此建議：
1.盡快出臺人力資源管理系統(tǒng)系統(tǒng)操作詳細(xì)手冊。必須完善關(guān)鍵業(yè)務(wù)操作流程，做到清晰、詳細(xì)、規(guī)范，注意截圖中舉例是否恰當(dāng)、符合實(shí)際，避免因舉例不當(dāng)引起用戶理解錯誤；指明關(guān)鍵報(bào)表和審批名冊的邏輯取值，盡量做到相關(guān)報(bào)表取值口徑一致。指導(dǎo)用戶規(guī)范操作，方便用戶日常工作，提高工作效率和準(zhǔn)確性，減少錯誤，節(jié)約時(shí)間。
2.加強(qiáng)系統(tǒng)實(shí)用性。在工資核算中，工資累計(jì)報(bào)表對工資員來說，是非常重要的，尤其是工資匯總表和工資總額匯總，相當(dāng)于工資臺賬。目前還不能實(shí)現(xiàn)累計(jì)報(bào)表的準(zhǔn)確性。
摸清了人力資源管理系統(tǒng)在應(yīng)用中存在的普遍問題，提出了相應(yīng)的對策，用戶才能又快又好的掌握操作系統(tǒng)的方法和步驟，更好的應(yīng)用好人力資源管理系統(tǒng)，發(fā)揮出人力資源管理系統(tǒng)的強(qiáng)大功能，有利于促進(jìn)人力資源管理系統(tǒng)的持續(xù)化建設(shè)。
參考文獻(xiàn)：
[1] 薛華成.管理信息系統(tǒng)[M].北京:清華大學(xué)出版社,1999.
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