商務郵件禮儀英語

時間：2020-11-16 20:30:50 禮儀英語我要投稿

商務郵件禮儀英語

　　以下職業電子郵件中禮儀問題，希望能給您的工作帶來幫助!

商務郵件禮儀英語

　　一、關于郵件主題主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內容并判斷其重要性。

　　1.一定不要空白標題，這是最失禮的;

　　2.標題要簡短，不宜冗長，不要讓 outlook 用，才能顯示完你的標題;

　　3. 標題要能反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如“王先生收”;

　　4.一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便于日后整理;

　　5.可適當用使用大寫字母或特殊字符(如“* !”等)來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼;

　　6. 回復對方郵件時，可以根據回復內容需要更改標題，不要 RE、一大串。 RE

　　二、關于稱呼與問候

　　1.恰當地稱呼收件者，拿捏尺度

　　1.1 郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應;在多個收件人的情況下可以稱呼大家、 ALL。

　　1.2 如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x 經理”;如果不清楚職務，則應按通常的“x 先生”、 “x 小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

　　1.3 不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dear xxx”，顯得很熟絡。

　　2.Email 開頭結尾最好要有問候語最簡單的開頭寫一個“HI”，中文的寫個“你好”;結尾常見的寫個 Bes t Regards，中文的寫個“祝您順利”之類的也就可以了。俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。

　　三、職場的電子郵件禮儀

　　1. Email 正文要簡明扼要，行文通順 Email 正文應簡明扼要的說清楚事情;如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語句。

　　2. 注意 Email 的論述語氣根據收件人與自己的熟絡程度、等級關系;郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適。尊重對方，請、謝謝之類的語句要經常出現。電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。郵 “ 件門”就是深刻的教訓!

　　3. Email 正文多用 1234 之類的列表，以清晰明確。如果事情復雜，最好 1、2、3、4 的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。

　　4. 一次郵件交待完整信息最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚、說準確。不要過兩分鐘之后再發一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。

　　5. 盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查這是對別人的尊重，也是自己態度的體現。如果是英文 Email，最好把拼寫檢查功能打開。在郵件發送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

　　6. 合理提示重要信息不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱讀。

　　7. 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述對于很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。

　　8. 不要動不動使用¤之類的笑臉字符，在商務信函里面這樣顯得比較輕佻 Business Email 不是你的情書，所以¤之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調出一定的輕松氣氛的場合。

　　四、夾帶附件

　　1. 如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件;

　　2. 附件文件應按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名;

　　3. 正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時;

　　4. 附件數目不宜超過 4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件;

　　5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用;

　　6. 如果附件過大(不宜超過 2MB)，應分割成幾個小文件分別發送;

　　7. 尊重對方的習慣，不主動發起英文郵件; 如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發送英文郵件給他;如果對方發英文郵件給你，也不要老土的用中文回復。

　　8. 選擇便于閱讀的字號和字體。選擇便于閱讀的字號和字體。中文老實點用宋體或新宋體，英文就用 Verdana 或 Arial 字型，字號用五號或 10 號字即可。這是經研究證明最適合在線閱讀的字號和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務郵件。

　　五、結尾簽名每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發件人信息。雖然你的朋友可能從發件人中認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工作。

　　1.簽名信息不宜過多電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多，一般不超過 4 行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯系。引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。

　　2.不要只用一個簽名檔對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓對方顯得疏遠。你可以在 OUTLOOK 中設置多個簽名檔，靈活調用。

　　3.簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免出現亂碼。字號一般應選擇比正文字體小一些。六、郵件回復

　　1. 及時回復 Email 收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下，往往還是不可少的，這是對他人的尊重，理想的回復時間是 2 小時內，特別是對一些緊急重要的郵件。對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優先級低的郵件可集中在特定時間處理，但一般不要超過 24 小時。如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復說“收到了”，我們正在處理，一旦有結果就會及時回復。不要讓對方苦苦等待，記住：及時做出響應，哪怕只是確認一下收到了。如果你正在出差或休假，應該設定自動回復功能，提示發件人，以免影響工作。

　　2. 進行針對性回復當回件答復問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復交流，浪費資源。

　　3. 回復不得少于 10個字對方給你發來一大段郵件，你卻只回復“是的”、 “對”、 “謝謝”、 “已知道” 等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠 10個字，顯示出你的尊重。

　　4. 不要就同一問題多次回復討論，不要蓋高樓如果收發雙方就同一問題的交流回復超過 3 次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應采用電話溝通等其它方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。對于較為復雜的問題，多個收件人頻繁回復，發表看法，把郵件越 RE 越高，這將導致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時應即是對之前討論的結果進行小結，刪減瘦身，突出有用信息。

　　5.要區分 Reply 和 Reply All(區分單獨回復和回復全體) 如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復給他一個人就行了。如果你對發件人提出的要求做出結論響應，應該 replay all，讓大家都知道;不要讓對方幫你完成這件事情。如果你對發件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發件人單獨溝通，不要當著所有人的面，不停的 RE 來 RE 去，與發件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發送沒有確定結果的郵件。點擊“回復全部”前，要三思而行!

　　6. 主動控制郵件的來往為避免無謂的回復，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復”。

　　七、正確使用發送，抄送，密送正確使用發送，抄送，要區分 To 和 CC 還有 BCC(區分收件人、抄送人、秘送人)

　　1.To 的.人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回復響應。

　　2.而 CC 的人則只是需要知道這回事，CC 的人沒有義務對郵件予以響應，當然如果

　　CC 的人有建議，當然可以回 Email。

　　3.而 BCC 是秘送，即收信人是不知道你發給了 BCC 的人了的。這個可能用在非常的場合。

　　4.TO，CC 中的各收件人的排列應遵循一定的規則。比如按部門排列;按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當的規則有助于提升你的形象!

　　5.只給需要信息的人發送郵件，不要占用他人的資源。

　　6.轉發郵件要突出信息。

　　八、注意事項

　　1.在你轉發消息之前，首先確保所有收件人需要此消息;

　　2.轉發敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內部消息轉發給外部人員，或者未經授權的接收人;

　　3.如果有需要還應對轉發郵件的內容進行修改和整理，以突出信息;

　　4.不要將 RE 了幾十層的郵件發給他人，讓人摸不著頭腦;

　　5.對外重要文件必須經高階主管認可簽字轉為 PDF 文件，或由高階主管親自發送;

　　6.所有的電子郵件應自我 Double check 后才發出。

　　【點評】

　　1、溝通的效果，面對面最好，電話次之，郵件最差;

　　2、以后發送的郵件切記不要出現無標題之類，這樣給收件人后期查詢帶來很多不便，同時也給收件人留下一個不好的印象;

　　3、如果前后發送同一個主題的郵件，但是郵件的內容有所變化，應在郵件標題中有所提示，如(更新)字樣，當然，最好的方式是一步到位;

　　4、準確把握收件人、抄送人、密送人的不同使用方法及不同;

　　5、一個郵件通常只包含一件事情;

　　6、郵件的征文應突出主題，便于收件人閱讀所要表達的重點，如果內容太多，可在郵件正文簡明扼要的概括下內容要點，并注明詳細內容請參看附件;

　　7、特殊格式的文件，需注明打開的方式，這樣給使用者會帶來更多的方便;

　　8、對財務人員來說，在報送報表、應收賬款等情況時，可注明“**年**月** 公司**報表”，在報送應收賬款時，可注明“**公司應收賬款表(截止**月* *日)”，這樣可以使人更加方便的閱讀，也便于后期查看;

　　9、日常在發送郵件時，可以在 word 里面先進行輸入，然后再復制到郵箱里，一方面在 word 里面便于編輯，另一方面 word 提供了自動保存功能，可以使我們更高效的工作，最后還可以利用 word 提供的【工具】-【拼寫和語法】來檢查是否存在語法錯誤;郵件溝通較之面對面交流的一大優勢在于，你可以借助一切力量使得你撰寫的郵件準確無誤得表達你的意圖，而不必擔心發音不標準或語法錯誤等讓人尷尬的掉鏈子情況發生。”

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