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什么是人事檔案
對(duì)于什么是人事檔案，有很多人都不怎么清楚，下面就什么是人事檔案這個(gè)問題來詳細(xì)說明一下，供大家參考，參考。
1.什么是人事檔案：該檔案是記錄一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，在個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)等相關(guān)證明時(shí)，都需要使用檔案。
相關(guān)要求：是中國人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。高校學(xué)生檔案則是國家人事檔案的組成部分，是大學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，是大學(xué)生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。事業(yè)單位，人事檔案相當(dāng)重要。提供保管檔案的服務(wù)的機(jī)構(gòu)各地人才市場(chǎng)、各區(qū)、縣人才市場(chǎng)及街道辦等。按照我國檔案法、干部檔案工作條例、流動(dòng)人員檔案管理暫行規(guī)定等法規(guī)，畢業(yè)生的人事檔案屬于國家法定、強(qiáng)制執(zhí)行、歸口管理的公共信息，個(gè)人不得截留和銷毀。 檔案丟失需進(jìn)行補(bǔ)檔，也就是說，持有者需回到小學(xué)、初中、高中、大學(xué)及原工作單位，補(bǔ)齊相關(guān)證明材料，因?yàn)闄n案未歸檔會(huì)影響到入黨、升學(xué)等，影響自己評(píng)定職稱、考研政審、勞動(dòng)保險(xiǎn)及日后的離退休手續(xù)辦理，也會(huì)影響到自己出國留學(xué)。如果有考公務(wù)員的意向，檔案必須保管好。
2.人事檔案存檔方式：采取以下的管理方法。人事檔案?jìng)湓谏吹胤秶鷥?nèi)就業(yè)的畢業(yè)生和暫時(shí)不想就業(yè)的畢業(yè)生，優(yōu)點(diǎn)是在生源地就業(yè)后辦理手續(xù)簡單方便，而缺點(diǎn)是兩年內(nèi)如離開生源地就業(yè)，需重新辦理改派手續(xù)�；蛘呤前褭n案留在學(xué)校，待落實(shí)工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地，申請(qǐng)檔案留校超過兩年仍未落實(shí)工作的，學(xué)校將其檔案和戶口遷回生源地，學(xué)校不再為其發(fā)放就業(yè)報(bào)到證。這種方式適合有就業(yè)愿望但尚未就業(yè)的畢業(yè)生，優(yōu)點(diǎn)是學(xué)校誠信度較高，代為保管戶口關(guān)系和檔案不收取額外費(fèi)用，其缺點(diǎn)是畢業(yè)生檔案留校只是延長了擇業(yè)期，與學(xué)校沒有人事隸屬關(guān)系，涉及人事關(guān)系的證明都不能出具。也可以把檔案轉(zhuǎn)至就業(yè)代理或人才交流中心。這種方式比較適合準(zhǔn)備考研、創(chuàng)業(yè)、靈活就業(yè)的畢業(yè)生，優(yōu)點(diǎn)是易于畢業(yè)生解決一些實(shí)際問題，缺點(diǎn)是如果畢業(yè)生與指導(dǎo)中心交流相對(duì)少，則容易造成信息不暢。
3.功能的介紹：
一、保留個(gè)人原有干部身份;
二、辦理工作調(diào)動(dòng)時(shí)需要個(gè)人檔案;
三、參加公務(wù)人員招聘考試，需檔案確定身份;
四、辦理個(gè)人退休手續(xù)時(shí)，要查看檔案記錄;
五、專業(yè)職稱晉升的參考依據(jù);
六、出國政審和公證時(shí)，需要查閱個(gè)人檔案。
同時(shí)畢業(yè)生中有一種比較普遍的現(xiàn)象是對(duì)檔案不了解，也不關(guān)心，甚至已經(jīng)畢業(yè)幾年，但檔案還放在學(xué)校，還有的將檔案放在家里，更甚者檔案早已丟失。其實(shí)不然，在國家公務(wù)員的選拔,國有企事業(yè)單位的招聘，成熟的民企在招聘時(shí)都要審查相關(guān)人員的檔案，并以其記載的相關(guān)資訊作為甄選人才的重要證據(jù)，另外，如辦理社會(huì)保險(xiǎn)、職稱評(píng)定、出具各種相關(guān)證明等也都需要本人的人事檔案�？傊�，現(xiàn)實(shí)生活中，人事檔案具有不可替代的作用，應(yīng)給予足夠的重視，在參加工作以后，真正發(fā)揮作用的恰恰就是人事檔案，如轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱評(píng)定等相關(guān)事宜。所以在高校畢業(yè)生在畢業(yè)的當(dāng)年一定要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)到各地人力資源和社會(huì)保障局人事檔案管理科去存放檔案或者有人事檔案管理權(quán)的單位落下檔案，這種情況集中在國有企業(yè)，國有事業(yè)單位，公務(wù)員單位，學(xué)�；臼前褜W(xué)生檔案直接寄送到這些部門，存放之后學(xué)籍檔案就轉(zhuǎn)化成了人事檔案!人事檔案在當(dāng)年沒有落下的話會(huì)在以后的工作中存在很大的問題，例如有的評(píng)定是需要把人事檔案落在工作單位所在地幾年才可以!真正能證明學(xué)生學(xué)習(xí)經(jīng)歷的就是該學(xué)生的學(xué)籍檔案，而工作經(jīng)歷的證明就是該檔案袋里面的工作檔案!學(xué)籍檔案里面有本人在各個(gè)時(shí)期的學(xué)籍卡、成績單、各方面的評(píng)語、獲獎(jiǎng)證明、還有本人的黨團(tuán)材料，全部屬于原始材料，不可復(fù)制。學(xué)籍檔案一般是從高中算起，也就是從你的高考檔案開始計(jì)算，黨團(tuán)關(guān)系的一般是由有黨組織部門來接收，有的學(xué)校是把學(xué)籍檔案和黨員關(guān)系檔案一起轉(zhuǎn)檔，有的學(xué)校是分開轉(zhuǎn)檔，即學(xué)籍檔案一個(gè)袋交由自己遞交于各地的人事檔案管理科或者由關(guān)部門遞交于各地的人事檔案管理科，黨員關(guān)系則是由自己轉(zhuǎn)交在戶籍所在地或者工作所在地的黨委組織。工作檔案就是工作之后的評(píng)級(jí)、獲獎(jiǎng)、晉升等這些材料!所以，保存好自己的檔案是一項(xiàng)重中之重的工作。根據(jù)有關(guān)規(guī)定，是要把檔案轉(zhuǎn)遞給各地人力資源和社會(huì)保障局人事檔案管理科和有人事檔案管理權(quán)的單位。
4.相關(guān)材料
一：履歷材料二：自傳材料;報(bào)告?zhèn)�人有關(guān)事項(xiàng)的材料三：考察、考核、鑒定材料;審計(jì)材料四：學(xué)歷學(xué)位材料;職業(yè)(任職)資格材料;評(píng)(聘)專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料;反映科研學(xué)術(shù)水平的材料;培訓(xùn)材料;轉(zhuǎn)正定級(jí)表;五：政審材料;更改或認(rèn)定姓名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團(tuán)時(shí)間、參加工作時(shí)間等材料六：黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料七：表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料八：涉法違紀(jì)材料第九類：招錄、聘用材料;任免、調(diào)動(dòng)、授銜、軍人轉(zhuǎn)業(yè)(復(fù)原)安置、退休材料;辭職、辭退，罷免材料;工資、待遇材料;出國(境)材料;黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議，人民團(tuán)體和群眾團(tuán)體代表會(huì)議，民主黨派代表會(huì)議形成的材料十：健康檢查和處理工傷事故處理材料;治喪材料;干部人事檔案報(bào)送、審核工作材料;其他材料
5.費(fèi)用
人事檔案是記錄一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，在個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)以及開具考研等相關(guān)證明時(shí)，都需要使用檔案。[1] 檔案管理費(fèi)首先是用于檔案封裝保存的裝訂、檔案盒等文具費(fèi)約30元，其次是人員經(jīng)費(fèi)、場(chǎng)地費(fèi)、日常運(yùn)營這三大支出。如果在機(jī)關(guān)或國企，一般不用自行承擔(dān)管理費(fèi)用。同時(shí)，部分企業(yè)也會(huì)為職員報(bào)銷管理費(fèi)，但有的企業(yè)為留住人才，常開出任職3年后才能報(bào)銷的規(guī)定。如果不屬于這些范圍，就要自行繳納管理費(fèi)了。從2016年元旦起，全國都將取消檔案管理費(fèi)，財(cái)政撥款解決檔案管理問題。
6.主要特點(diǎn)有如下：
全面性，人事檔案收存員工的履歷、自傳、鑒定(考評(píng))、政治歷史、入黨入團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、任免、工資等方面的有關(guān)文件材料，因此，它能記錄員工個(gè)人成長、思想發(fā)展的歷史，能展現(xiàn)員工家庭情況、專業(yè)情況、個(gè)人自然情況等各個(gè)方面的內(nèi)容，總之，人事檔案是員工個(gè)人信息的儲(chǔ)存庫，它概括地反映員工個(gè)人全貌。
現(xiàn)實(shí)性，由于員工仍在工作，其人事檔案則成為人事(勞動(dòng))部門正確使用人才、合理解決工資等問題的一個(gè)重要依據(jù)。直接為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)是人事檔案區(qū)別于其他檔案的重要標(biāo)志。
真實(shí)性，這是人事檔案現(xiàn)實(shí)性的基礎(chǔ)和前提。人事檔案必須做到整體內(nèi)容完整齊全，個(gè)體材料客觀真實(shí)，才能為用人部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
動(dòng)態(tài)性，人事檔案立卷后，其內(nèi)容不是一成不變的，隨著當(dāng)事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補(bǔ)充，力求縮短檔案與員工實(shí)際情況的“時(shí)間差”，這就要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時(shí)補(bǔ)充新材料。
流動(dòng)性，人事檔案的管理與員工的人事管理相統(tǒng)一，才便于發(fā)揮人事檔案的作用，如果人、檔脫節(jié)，保管人事檔案而不知當(dāng)事人已調(diào)往何處，即“有檔無人”，這樣的無頭檔案，保管得再好也無意義。因此，在工作中必須堅(jiān)持“檔隨人走”，在員工調(diào)走后的一周以內(nèi)，必須將其人事檔案轉(zhuǎn)往新的管理部門。
機(jī)密性，人事檔案的內(nèi)容涉及個(gè)人功過等諸多方面情況，有的從側(cè)面反映了一些重大歷史事件，有的是個(gè)人向組織匯報(bào)而不能向他人(包括家庭成員)言及的內(nèi)心隱秘等等，因此，人事檔案屬于黨和國家的機(jī)密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會(huì)無條件地提供服務(wù)。即使是處于檔案管理機(jī)構(gòu)的個(gè)人也不能查閱自己的人事檔案。
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