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采購的常見問題
面對眾多供應(yīng)商，如何對其進行全面而有效的評估，以最終選定最佳供應(yīng)商?在采購過程中，如何保證采購與生產(chǎn)信息渠道暢通，以解決生產(chǎn)部門和采購部門因信息溝通不及時造成的影響?這都是采購過程中常會遇到的一些問題，本文就采購常見問題及解決辦法，為大家分享一些業(yè)內(nèi)專業(yè)認識給出的解析建議。
采購常見問題：
1) 面對眾多的供應(yīng)商，如何進行合理有效的評估?能否對發(fā)生交易的供應(yīng)商從交期、價格、交貨準時率、供貨質(zhì)量、信用、服務(wù)水平等進行全面的考核評估?
2) 如何保證采購與生產(chǎn)的信息渠道暢通?解決生產(chǎn)計劃部門由于無法及時獲得采購部門的采購單下單時間、單據(jù)執(zhí)行狀態(tài)、物料到貨信息等信息，而造成物料不能全部保證及時供應(yīng)，對生產(chǎn)排產(chǎn)造成影響?
3)如何滿足財務(wù)應(yīng)付款需要沖銷到每一筆采購的核銷需求，而不是粗獷式的只根據(jù)供應(yīng)商傳過來的發(fā)票形成應(yīng)付款?
4)由于無法及時掌握全部產(chǎn)品采購，外協(xié)件的的近期缺料信息(包括缺什么?何時需要?)，缺乏對未來供貨市場供貨趨勢與走向的預(yù)測，造成臨時采購，外協(xié)現(xiàn)象較多，同時由于不少材料采購供應(yīng)周期長，采購部經(jīng)常處于措手不及的境地，忙于趕任務(wù)，缺乏良好的計劃性。并且容易遺漏小件，影響正常生產(chǎn)進程。
5)采購成本難控制。由于供應(yīng)商數(shù)量太多，采購價格體系較為混亂，無法真正形成多家比價管理，也不能進行最高限價控制。導(dǎo)致采購成本偏高，資金占用大，影響利潤水平。
6)采購部的日常大量時間忙于了解各種信息和催貨，重“跟催”輕“計劃”。采購部門只能把工作重心放在到貨跟催上面，疲于奔命，結(jié)果還往往并不如意，供應(yīng)缺貨常常造成生產(chǎn)停工待料。對于確實能直接產(chǎn)生效益的供應(yīng)商選擇、比價控制等工作做的較少，日常工作重點主要在應(yīng)對生產(chǎn)上。
7)由于采購資金周轉(zhuǎn)上的問題，對供應(yīng)商難于形成有效的監(jiān)控，無法有效把握好最佳供貨期，控制供貨質(zhì)量，犧牲企業(yè)長期利益。
方法
變被動為主動
通過與MRP運算需求結(jié)果直接相連，解決物料采購中多采購、少采購、重復(fù)采購、漏采購等現(xiàn)象的發(fā)生，實時的采購進度查詢與數(shù)據(jù)分析使采購人員可輕松掌握生產(chǎn)缺什么料?缺多少料?且明細到班組與機臺的日生產(chǎn)計劃需求。從被動式的以其他部門的跟催來決定工作計劃到主動的有計劃、有目的的跟進。使生產(chǎn)與采購井井有條。
多維比價策略
大多數(shù)企業(yè)的物料采購都具有多供應(yīng)商、多規(guī)格、多等級、多產(chǎn)地等不同屬性的選擇，如何面對不同的服務(wù)、品質(zhì)、交期、信譽等對供應(yīng)商實現(xiàn)全維的考核評估，來實現(xiàn)對供應(yīng)商的細化管理，進而獲得更合理的價格?通過應(yīng)用中軟ERP的多維采購價格策略，來達到對同一產(chǎn)品，不同物料屬性，不同品質(zhì)與供應(yīng)商的價格管控。將采購人員的工作重心從繁瑣的價格跟蹤中轉(zhuǎn)移到如何去挑選更有競爭力的供應(yīng)商，來提升品質(zhì)與交期，以達到為企業(yè)創(chuàng)造更多的利潤。
多訂單合并采購
面對大量的訂單物料需求，如何做到快速、準確、高效的完成訂購需求，且能通過匯總合并采購來獲得更優(yōu)的議價空間?通過應(yīng)用多訂單合并采購管理模式來建立全新的采購流程，達到采購與生產(chǎn)及倉庫相互連通，并能進行成本歸集來核算出每張訂單的采購需求與實際需求，使企業(yè)的管理更為精細化。
入庫允收管控
供應(yīng)商送多少收多少?財務(wù)見單就付款?事后無法核查?企業(yè)需要建立一個事前的管控機制，通過按需采購、按單入庫、按單核銷來形成多個部門的環(huán)環(huán)相扣運行模式。在倉庫收貨時，可按類型、名稱、供應(yīng)商、對應(yīng)訂單號來設(shè)置不同的允收上下限，減少由于企業(yè)流程的脫節(jié)而帶來的采購成本提升問題。
靈活的流程配置
提供申購單、采購計劃單、詢價單、采購訂單、采購入庫單、采購掛帳單、付款單、采購報表、分析等業(yè)務(wù)管理功能，并可以根據(jù)企業(yè)要求定義流程;
豐富的價格策略
管理供應(yīng)商價格，通過系統(tǒng)設(shè)置，對供應(yīng)商的供貨價格進行最高價格控管;
供應(yīng)商自動挑選機制
通過設(shè)置供應(yīng)商配額資料，在根據(jù)采購申請做采購訂單時進行多供應(yīng)商的訂貨數(shù)量分配;
嚴謹?shù)氖肇浫霂鞕C制
在物料設(shè)置入庫允差上下%限制，通過參數(shù)對供應(yīng)商的入庫數(shù)量進行嚴格控制;
標準的品質(zhì)檢驗
結(jié)合質(zhì)量管理系統(tǒng)，在物料設(shè)置采購檢驗方式，通過參數(shù)控制要求檢驗物料必須檢驗合格或不良品通過讓步接受才能采購入庫;
跨部門的查詢平臺
提供生產(chǎn)、倉庫、銷售、質(zhì)量、成本等信息的查詢功能，提高采購部門與計劃、倉庫管理、生產(chǎn)部門間的溝通效率及協(xié)作能力。
多維度的計量方式
提供多單位管理方案，例如：采購單位、庫存單位、輔助單位等。
應(yīng)用價值
1)提高采購業(yè)務(wù)處理速度40%以上，內(nèi)部運作效率提高;
2)采購業(yè)務(wù)準確性提高到99%以上;
3)提高采購部、物控、倉管、生產(chǎn)部門間的溝通效率及協(xié)作能力;
4)加強供應(yīng)商管理，提高供應(yīng)鏈協(xié)作，保證產(chǎn)品質(zhì)量;
5)有效管理價格，增強采購?fù)该鞫龋档筒少彸杀尽?/p>
采購的常見問題和解決方法
1. 誤購重復(fù)或多余的物品
據(jù)研究調(diào)查，企業(yè)收到的發(fā)票中高達8.5%是重復(fù)的。
如果沒有一個有效的采購審批工作流程，員工可能會為已經(jīng)購買的產(chǎn)品或服務(wù)付款，或者他們可能會訂購超過他們需要的東西。當這種情況發(fā)生時，為了追回這筆錢，會浪費大量的時間和精力。
如何解決：
為了避免這些錯誤，請采用一種需要多人審批的采購協(xié)議。
你還應(yīng)該在你的電子采購軟件中設(shè)置審批順序，以便更好地了解和洞察采購流程。先進的采購管理軟件8Manage SRM支持按部門、費用等級等設(shè)置審批流程，自動校驗采購預(yù)算并審核。你可以跟蹤現(xiàn)有的支出或預(yù)算使用，更明智地采購，減少浪費。
如果你已經(jīng)進行了一次重復(fù)采購，你可以通過立即聯(lián)系供應(yīng)商來糾正這一錯誤。如果你與相關(guān)的供應(yīng)商有良好的關(guān)系，這通常會更有效。
2. 員工不從首選或認可的供應(yīng)商處采購
這在大型和快速發(fā)展的企業(yè)中很常見，因為它們沒有一個集中的供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫。
沒有集中的數(shù)據(jù)庫，員工會從任意供應(yīng)商那里購買，這樣可能會花費更多，并可能危及與現(xiàn)有的已審批供應(yīng)商的關(guān)系。
從已審批的供應(yīng)商處采購可以通過多種方式幫助企業(yè)。企業(yè)可以與他們的供應(yīng)商建立關(guān)系，因此可以向長期合作的供應(yīng)商提出更多要求。已審批的供應(yīng)商更有可能滿足企業(yè)的需求，提供更好的條款和價格，并在長期內(nèi)成為重要的合作伙伴。
如何解決：
為了防止這種情況，使用一個集中的、易于訪問的供應(yīng)商管理目錄。8Manage SRM的供應(yīng)商目錄可見且易于訪問，允許統(tǒng)一采購，幫助你節(jié)省時間和談判能力。
3. 采購超出預(yù)算（沒有人意識到這一點）
如果你的采購交易一直超出企業(yè)的支出預(yù)算，那可能不是因為亂花錢。預(yù)算的剩余情況與員工看到的內(nèi)容之間可能存在溝通和可見性差距。
當員工看不到包含已批準（但尚未采購或支付）訂單的實時預(yù)算時，他們可能會進行不必要的采購。
如何解決：
通過使用采購管理軟件，讓你的團隊對預(yù)算有實時的可見性，并使企業(yè)的支出得到控制。這將使你的團隊能夠看到已支付的項目、已采購的、已批準的和待定的支出請求，以及這些項目將如何影響預(yù)算。
4. 欺詐性的交易
欺詐可能是由員工單獨或與外部人員聯(lián)合進行的。例如，員工可能在要采購的物品上標高價格，或制造假的發(fā)票。他們甚至可能從供應(yīng)商那里收取回扣，或?qū)⒑贤谟杩諝す尽?/p>
無論欺詐采取何種形式，你都需要迅速阻止它，以防止對企業(yè)利潤產(chǎn)生嚴重影響。
如何解決：
訓(xùn)練員工在采購過程中發(fā)現(xiàn)并指出危險信號。例如，收到同一物品的幾張發(fā)票或采購訂單中包括價格高于市場價格的物品，可能表明有問題。
使用三方匹配來驗證付款并確保發(fā)票有效。在支付任何款項之前，確保供應(yīng)商的發(fā)票與采購訂單和交易的收據(jù)相符。
使用集中的8Manage SRM采購管理系統(tǒng)實現(xiàn)采購自動化。有了各個層面的檢查，員工會發(fā)現(xiàn)更難利用漏洞謀取私利。 在欺詐行為確實發(fā)生的情況下，可以幫助你追蹤欺詐性交易并采取行動。
5. 供應(yīng)商表現(xiàn)不佳
即使價格合適，供應(yīng)商也可能無法按時交付或交付不合標準的庫存。幾次延遲發(fā)貨可能意味著生產(chǎn)暫停，這將使你的客戶感到不滿意。使用劣質(zhì)商品會降低你制造的產(chǎn)品或提供的服務(wù)的質(zhì)量。無論哪種方式，與表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商合作對企業(yè)來說都不是好事。
如何解決：
使用該采購管理軟件的供應(yīng)商管理功能定期審查供應(yīng)商的績效指標，如及時性、完整性、質(zhì)量等。如果供應(yīng)商不符合你的標準，可能是時候考慮更換新的供應(yīng)商了。
使用8Manage SRM解決采購問題
無論多么小心，采購問題都會出現(xiàn)。做好應(yīng)對意外的準備，盡可能地減輕與采購問題相關(guān)的風(fēng)險。
想要更主動、更能預(yù)測采購，其中一種有效方法是使用采購管理軟件。它可定制的審批能幫助你防止重復(fù)采購、檢測欺詐并防止異常支出。借助采購管理軟件的供應(yīng)商和目錄管理功能，你可以通過單一視圖查看供應(yīng)商績效并存儲重要的供應(yīng)商信息。實時可定制的預(yù)算可確保你隨時跟蹤支出，在需要時調(diào)整預(yù)測。
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