最新商務(wù)應(yīng)酬書信禮儀
應(yīng)酬書信是商業(yè)領(lǐng)域使用頻率較高的書信。因?yàn)樵谡麄(gè)商務(wù)流通領(lǐng)域,很講究情感的聯(lián)絡(luò)和交往,以此來(lái)增進(jìn)友誼,促進(jìn)貿(mào)易。這類書信與一般書信的禮儀要領(lǐng)和格式基本相同。下面是小編為大家分享最新商務(wù)應(yīng)酬書信禮儀,歡迎大家閱讀瀏覽。
稱謂要得體。
稱謂即稱呼,要符合寄信人同受信人的特定關(guān)系。一般來(lái)說(shuō),平時(shí)對(duì)對(duì)方稱呼什么,信的開頭就寫什么。在格式上,稱呼要在信箋第一行起首的位置書寫,單獨(dú)成行,以示尊重,它有很強(qiáng)的禮儀作用。寫給非親屬關(guān)系的長(zhǎng)輩,一般在姓氏后面加職務(wù),如李經(jīng)理、張校長(zhǎng),或以某老相稱;寫給自己敬佩的長(zhǎng)者可在稱呼前加上“尊敬的”三字,盡量避免指名道姓;對(duì)平輩或小輩則可直呼其名,或稱兄道弟,或稱“小王” 、“小李” ,也可以“同志”相稱。
稱呼之后一般還要加提稱語(yǔ),即用來(lái)提高稱謂的詞語(yǔ),如對(duì)尊長(zhǎng)用“尊鑒” 、“賜鑒” 、“鈞鑒” 、“崇鑒” ;對(duì)平輩用“臺(tái)鑒” 、“大鑒” 、“惠鑒” ;對(duì)晚輩用“青鑒” 、“收覽” ;對(duì)女士用“芳鑒” 、“淑鑒” 、“懿鑒”(對(duì)年高者) ;對(duì)夫婦用“儷鑒” 、“同鑒” 、“均鑒”等。書信中的這種敬語(yǔ)使用時(shí)要注意與稱謂相配合。
問(wèn)候要熱情。
抬頭之后的承啟語(yǔ)(應(yīng)酬語(yǔ))起開場(chǎng)白的作用。無(wú)論是經(jīng)常通信的還是久未聯(lián)系的,向?qū)Ψ絾?wèn)候一聲,是必不可少的禮節(jié)。因此,信的開頭應(yīng)有問(wèn)候語(yǔ)。如“奉讀惠書,如見故人!”或“久疏問(wèn)候,不知近來(lái)可好?”問(wèn)候語(yǔ)可長(zhǎng)可短,即使短到“你好”兩字,也應(yīng)是發(fā)自內(nèi)心,體現(xiàn)出寫信人的一片真誠(chéng),而不是“應(yīng)景文章” 。問(wèn)候要切合雙方關(guān)系,交淺不宜言深,以簡(jiǎn)捷、自然為宜。
內(nèi)容要準(zhǔn)確。
正文是書信的主體,即寫信人要說(shuō)的事,要論的理,要敘的.情。
正文一般從信箋的第二行開始寫,前面空兩格。書信的內(nèi)容盡管各不相同,寫法也多種多樣,但都要以表情達(dá)意、準(zhǔn)確率直為原則。除言之有物、通情達(dá)理、文辭通暢、字跡工整以外,還要措詞得體,即根據(jù)受信人的特點(diǎn)及寫信人與受信人的特定關(guān)系進(jìn)行措詞(包括敬語(yǔ)、謙詞的選擇,語(yǔ)調(diào)的掌握等) ;一般來(lái)說(shuō),應(yīng)先談?wù)動(dòng)嘘P(guān)對(duì)方的事情,表示關(guān)切、重視或謝意、敬意,然后再寫自己要陳述的事理。正文寫好后,如發(fā)現(xiàn)內(nèi)容有遺漏,可補(bǔ)充寫在結(jié)尾后面;并在補(bǔ)述語(yǔ)前另行加上“又及” 、“又啟”加以提示。補(bǔ)述語(yǔ)不宜過(guò)長(zhǎng)。
祝頌要誠(chéng)懇。
正文后的問(wèn)候祝頌語(yǔ)雖然只幾個(gè)字,但表示寫信人對(duì)受信人的祝愿、欽敬、慰勉,也有不可忽視的禮儀作用。祝頌語(yǔ)有格式上的規(guī)范要求,一般分兩行書寫,上一行前空兩格,下一行頂格。祝頌語(yǔ)可以套用約定俗成的句式,如“此致敬禮” 、“祝您健康”之類,也可以另辟蹊徑,即景生情,以更能表示出對(duì)收信人的良好祝愿。如對(duì)尊長(zhǎng),可寫“敬請(qǐng)福安” 、“敬請(qǐng)金安” 、“敬請(qǐng)?zhí)?rdquo; 、“恭請(qǐng)平安” ;給平輩的信,則用“順頌時(shí)祺” ,春天可寫“此頌
春安” ,逢年可寫“即請(qǐng)年安” 、“此請(qǐng)歲安” ,平時(shí)用“敬頌時(shí)綏”之類;給晚輩的信,可只用“即頌刻好” 、“順問(wèn)近好”之類,不用“請(qǐng)” 。
此外,祝頌語(yǔ)還可根據(jù)受信人的境況、職業(yè)而有所區(qū)別,如對(duì)新婚者或夫婦,用“恭請(qǐng)喜安” 、“恭賀燕喜” 、“恭請(qǐng)儷安” 、“即頌雙祺” ,對(duì)方遠(yuǎn)行用“遙祝旅安” ,對(duì)方患病寫“即頌痊安” 。按對(duì)方職業(yè)可選用“文安” 、“撰安” 、“教安” 、“海安” 、“編安” 、“商安” 、“籌安” 、“財(cái)祺”等。
箋文的最后,要署上寫信人的名字和寫信日期,為表示禮貌,在名字之前加上相應(yīng)的自稱,即對(duì)受信人的自稱,如給老師寫信時(shí)自稱“學(xué)生” 、“弟子” 、“受業(yè)” 。名字之下,還要選用適當(dāng)?shù)亩Y告敬辭,如對(duì)尊長(zhǎng),在署名后應(yīng)加“叩上” 、“敬稟” 、“叩稟” 、“拜上” 、“敬啟” 、“肅上”等;對(duì)平輩在署名后加“敬白” 、“謹(jǐn)啟” 、“敬上” 、“拜啟”等。
封文用尊稱。
封文(信皮)的主要內(nèi)容除要清楚、準(zhǔn)確地寫明受信人地址及郵碼、受信人姓名、發(fā)信人地址、郵碼及姓名以外,還要恰當(dāng)?shù)剡x用封文中的禮貌用詞。首先,要注意受信人的稱呼。封文是寫給郵遞員看的,因此在受信人名字后面不宜用“父” 、“夫” 、“兒”之類的親屬稱謂,而應(yīng)根據(jù)受信人的職銜、年齡等,寫上“教授” 、“醫(yī)生” 、“先生” 、“同志” 、“女士”等。其次,要講究“啟封辭” 、“緘封辭”的選擇。“啟封辭”是請(qǐng)受信人拆封的禮貌語(yǔ)詞,它表示發(fā)信人對(duì)受信人的感情和態(tài)度。一般對(duì)高齡尊長(zhǎng)用“安啟” 、“福啟” ,對(duì)其余長(zhǎng)輩用“鈞啟” 、“賜啟” ;對(duì)平輩,可依照受信人的身份、性別,分別用“勛啟”(對(duì)軍人) 、“文啟”(對(duì)教師) 、“芳啟”(對(duì)女士) ;對(duì)晚輩用“手啟” ,對(duì)子女可直寫“手拆” 、“收拆” 、“收覽” 。“緘”字的用法也有講究。給長(zhǎng)輩的信宜用“謹(jǐn)緘” ,對(duì)平輩用“緘” ,對(duì)晚輩用“手緘” 。明信片、賀年片等因無(wú)封套,因而無(wú)所謂“啟”和“緘” 。
收信回復(fù)要及時(shí)。
受信人收到來(lái)信后,應(yīng)及時(shí)啟閱和回復(fù),這是最基本的通信禮節(jié)之一。在復(fù)信里,應(yīng)言明對(duì)方來(lái)信收到的時(shí)間。對(duì)于向自己求助的信和商務(wù)函件,應(yīng)及時(shí)給予明確的答復(fù);即使暫時(shí)幫不上忙或不能滿足要求,也應(yīng)告知對(duì)方,以免其惦念。對(duì)極個(gè)別不宜回復(fù)的信件,如求愛信及所謂“幸運(yùn)環(huán)”的來(lái)信,可以置之不理,但不宜將其內(nèi)容有意張揚(yáng)和曝光。
書信的宜與忌。
書信作為交際禮儀文書,也有它的禁忌:
在筆種上以毛筆、鋼筆為宜,忌用鉛筆;在墨色上,以黑藍(lán)顏色為佳,忌用彩色墨水,因?yàn)樵诓簧傥鞣絿?guó)家里,紅的表示絕交,綠的表示求愛;保護(hù)通信自由,私人信件應(yīng)秘不示人,不能私藏、私拆他人信件,即使遇見他人讀信,也不應(yīng)湊近聽、看。
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