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秘書(shū)必須具備的能力

時(shí)間:2023-03-08 12:17:18 商務(wù)秘書(shū) 我要投稿
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秘書(shū)必須具備的能力

  一個(gè)優(yōu)秀的秘書(shū),要能根據(jù)工作中出現(xiàn)的具體情況,靈活地運(yùn)用自己所掌握的知識(shí)和技能,做出及時(shí)有效的判斷,并與各方面進(jìn)行溝通,圓滿完成上司交代的工作,因此,她還必須具備高度的理解能力、敏銳的洞察能力、廣泛的信息收集能力、優(yōu)秀的寫(xiě)作能力和出色的交流溝通能力。

秘書(shū)必須具備的能力

  一、判斷能力與執(zhí)行能力

  秘書(shū)于雪已與稅務(wù)局王局長(zhǎng)約好,今天下午2點(diǎn)陪自已的上司錢(qián)總登門(mén)拜訪他,商談明年本公司環(huán)保節(jié)能產(chǎn)品免稅的事。正準(zhǔn)備動(dòng)身,前臺(tái)來(lái)電話,說(shuō)東北地區(qū)的總代理鄭總來(lái)訪,現(xiàn)在正在會(huì)客室,F(xiàn)在已經(jīng)1點(diǎn)半了。如果按原計(jì)劃去拜訪王局長(zhǎng),那就不能接待鄭總;如果在家接待鄭總,那就得推遲或取消對(duì)王局長(zhǎng)的拜訪;不僅不好選擇是見(jiàn)王局長(zhǎng)或是鄭總,而且也不好向任何一方解釋,F(xiàn)在辦公室主任一時(shí)也聯(lián)系不上,沒(méi)法向他請(qǐng)示。于雪應(yīng)該怎么辦?

  1、能分析問(wèn)題

  盡管事情很急,但于雪仍然需要冷靜。首先應(yīng)該分析可以采取哪些補(bǔ)救措施:給王局長(zhǎng)或鄭總?cè)ル娫挘七t或者取消拜訪;盡快與辦公室主任聯(lián)系上,聽(tīng)取他的指示;如果不能按原計(jì)劃拜訪王局長(zhǎng),那么,在告訴王局長(zhǎng)不能踐約時(shí),一定要誠(chéng)實(shí),說(shuō)明真正原因,盡量注意說(shuō)話時(shí)的語(yǔ)氣;在處理好這些問(wèn)題之后,就要充分估計(jì)取消或推遲拜訪造成的各種后果;如果有消極后果,就要采取新的措施以把這種后果減輕到最小程度;另外,由于上司活動(dòng)日程的變更,要及時(shí)與有關(guān)方面(比如司機(jī))聯(lián)系,以保持各部門(mén)工作的協(xié)調(diào)。

  當(dāng)然,秘書(shū)應(yīng)當(dāng)采取的補(bǔ)救措施不止這些,但是,這些措施要求秘書(shū)一氣呵成,在兩三分鐘內(nèi)完成,因?yàn)榭偣彩O碌臅r(shí)間不到半小時(shí)了。比如說(shuō)這次不能踐約去拜訪王局長(zhǎng),并不意味今后也不去了;把原因說(shuō)明,王局長(zhǎng)不一定就會(huì)計(jì)較;而對(duì)鄭總來(lái)說(shuō),由于與錢(qián)總有很深的私交,這次沒(méi)有接待好,在知道了事情原委之后,也許會(huì)一笑了之。于雪在分析這些問(wèn)題時(shí),實(shí)際上就已經(jīng)把公司的利益擺在了首位。

  當(dāng)問(wèn)題出現(xiàn)在你面前之后,你要能分析出問(wèn)題的本質(zhì),它到底是一個(gè)什么性質(zhì)的問(wèn)題。要能做到這一點(diǎn),就要求秘書(shū)經(jīng)常保持一種“問(wèn)題意識(shí)”;只有這樣,你就不管遇到什么問(wèn)題都會(huì)不慌不忙,從容面對(duì)。

  2、具備解決問(wèn)題的常識(shí)和經(jīng)驗(yàn)

  把問(wèn)題分析清楚了,還要有具備解決問(wèn)題的常識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。在這種情況下,于雪還應(yīng)想好孰先孰后,是先給王局長(zhǎng)打電話還是先去見(jiàn)鄭總?是先聽(tīng)取辦公室主任的指示還是先接原計(jì)劃辦,再向辦公室主任匯報(bào)……哪些措施應(yīng)該優(yōu)先,判斷的唯一標(biāo)準(zhǔn)是怎么對(duì)上司有利就怎么做。反過(guò)來(lái)說(shuō),就是那些沒(méi)有什么實(shí)際意義的東西暫時(shí)就不要想那么多。

  遇到問(wèn)題了,就要想出解決問(wèn)題的辦法,因此,秘書(shū)必須具備豐富的常識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。只有這樣,不管遇到什么問(wèn)題,你都能找到靈活的解決辦法。

  3、能迅速采取行動(dòng)

  想好了辦法就立即付諸實(shí)施。在這種時(shí)候,秘書(shū)一定要鎮(zhèn)靜,如果你心里一著急,話就不一定說(shuō)得明白;對(duì)方在電話里半天還沒(méi)聽(tīng)清你說(shuō)的是怎么回事,那么,他可能也會(huì)跟著你著急。這樣,不僅浪費(fèi)時(shí)間,而且會(huì)把關(guān)系弄僵,亂上加錯(cuò)。

  無(wú)論你把問(wèn)題看得怎樣透徹,也無(wú)論你想出了什么高明的解決辦法,如果你不迅速采取行動(dòng)把問(wèn)題解決,那問(wèn)題仍然還是問(wèn)題。對(duì)于上司來(lái)說(shuō)他看重的是結(jié)果,所以,秘書(shū)的實(shí)際行動(dòng)是最重要的。

  二、理解能力與洞察能力

  小鋼是一家生產(chǎn)速凍蔬菜的民營(yíng)企業(yè)的總裁秘書(shū)?斓侥甑琢,老板一反常態(tài),既不是與財(cái)務(wù)經(jīng)理討論今年的決算,也沒(méi)與銷(xiāo)售部經(jīng)理多討論明年的市場(chǎng)銷(xiāo)毀問(wèn)題,與他們通電話也就三五分鐘的事;相反,他經(jīng)常帶著研發(fā)部的經(jīng)理與當(dāng)?shù)芈糜尉值娜撕染屏奶,似乎一天到晚不?wù)正業(yè)。這到底是為什么?小鋼通過(guò)琢磨,終于理解老總已經(jīng)看到了生產(chǎn)速凍蔬菜難以形成新的利潤(rùn)增長(zhǎng)點(diǎn),因?yàn)槌隹跉W盟和日本的速凍蔬菜的技術(shù)壁壘越來(lái)越高,所以,決定利用本公司的傳統(tǒng)優(yōu)勢(shì),開(kāi)發(fā)以觀光和休閑為特色的生態(tài)農(nóng)業(yè)……在了解了老板的意圖之后,于是他抓緊時(shí)間,搜集進(jìn)入生態(tài)觀光農(nóng)業(yè)的各種信息,特別是目前一些企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)及存在的問(wèn)題,趕在年初董事會(huì)召開(kāi)之前,把材料交給了老總。老總一看,大加贊賞,當(dāng)即指示負(fù)責(zé)這個(gè)項(xiàng)目的籌備工作。

  作為秘書(shū)需要有這樣準(zhǔn)確的判斷能力,對(duì)自己上司的工作及整個(gè)公司的情況有全面而又深刻的了解。如果你能站在上司的角度看問(wèn)題,那么,你不僅能理解上司對(duì)你各項(xiàng)工作的要求,而且能主動(dòng)提前做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。當(dāng)然,作為秘書(shū)不能擅作主張甚至超越自己的權(quán)限。但是,作為秘書(shū),應(yīng)該對(duì)自己下一步的工作有個(gè)基本的把握,對(duì)自己應(yīng)該做的和能夠做的工作有個(gè)準(zhǔn)確的判斷。為了節(jié)省上司的時(shí)間,作為秘書(shū)應(yīng)預(yù)先知道上司會(huì)把什么工作交辦給自己,從而提前做好準(zhǔn)備。

  三、信息收集能力和寫(xiě)作能力

  在上面這個(gè)例子中,作為秘書(shū)應(yīng)該有高度的理解能力與敏銳的洞察能力,但是,光有這個(gè)還不行,你還要有廣泛的信息收集能力和優(yōu)秀的寫(xiě)作能力。

  對(duì)于上司來(lái)說(shuō),秘書(shū)的一項(xiàng)主要工作就是為自己調(diào)查和收集有用而又全面的決策信息,并且及時(shí)地向自己報(bào)告。因此,對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō),你首先要知道“什么是信息”,只有這樣你才能知道哪些是上司現(xiàn)在需要的信息。由于情況在不斷變化,你收集到的信息也處在變化之中,所以,為了能給上司提供準(zhǔn)確無(wú)誤的信息,秘書(shū)應(yīng)對(duì)自己所收集的信息有相當(dāng)?shù)牧私狻?/p>

  你知道了上司準(zhǔn)備進(jìn)入生態(tài)觀光農(nóng)業(yè),他需要大量這方面的信息,你在為他收集信息時(shí),當(dāng)然能從網(wǎng)上和報(bào)紙雜志上找到許多,但有些信息如開(kāi)發(fā)成本,投資回報(bào)率這些信息在網(wǎng)上找不著,只有通過(guò)朋友或熟人幫忙才能找到,所以,作為秘書(shū)必須有廣泛信息收集的能力。

  秘書(shū)收集到信息后要把它們寫(xiě)成專題報(bào)告,另外還經(jīng)常要起草一些公司內(nèi)外的商業(yè)文書(shū),比要代替上司起草講話稿等,所以,寫(xiě)作能力對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō)是不可欠缺的。比如上面那個(gè)例子,公司準(zhǔn)備進(jìn)入生態(tài)觀光農(nóng)業(yè),投資要幾千萬(wàn)甚至上億,對(duì)于這么一個(gè)重大的項(xiàng)目,秘書(shū)小鋼不可能只向上司作口頭匯報(bào)。他必須用規(guī)范的商業(yè)文書(shū)格式把它寫(xiě)出來(lái)呈交給上司,因?yàn)樗粌H只讓上司看,還有可能讓公司所有董事看,甚至還要讓當(dāng)?shù)卣嘘P(guān)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)看,所以,這份報(bào)告必須規(guī)范。

  四、交流溝通能力

  當(dāng)今社會(huì)己進(jìn)入信息時(shí)代,網(wǎng)絡(luò)己滲入到秘書(shū)工作的各個(gè)層面;不僅企業(yè)生產(chǎn)的自動(dòng)化程度越來(lái)越高,而且企業(yè)管理的自動(dòng)化程度也越來(lái)越高。企業(yè)管理的自動(dòng)化不僅沒(méi)有削弱人際關(guān)系在企業(yè)管理中的作用,相反,它要求人們更加重視人際關(guān)系,因此,處于企業(yè)管理神經(jīng)樞紐中的秘書(shū),在協(xié)助上司與各方面進(jìn)行交流溝通的作用更加重要。一般來(lái)說(shuō),上司在公司內(nèi)外都有廣泛的人際關(guān)系,作為秘書(shū)必須了解上司的這些人脈關(guān)系,并在這個(gè)基礎(chǔ)上協(xié)助上司與方方面面進(jìn)行交流溝通。


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