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秘書打電話的禮儀

時間:2023-03-21 00:36:57 辦公文秘 我要投稿
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秘書打電話的禮儀

  電話作為現(xiàn)代通訊聯(lián)絡(luò)的手段,在企業(yè)運作中起著十分重要的作用,當(dāng)客戶第一次打電話到某公司時,秘書明朗的聲音、清晰的吐字、禮貌的語言和適度的措辭會給對方留下深刻又美好的印象,同時也會使對方對該公司產(chǎn)生深刻而美好的印象。

秘書打電話的禮儀

  記準電話,以免打錯

  如果撥錯號碼,應(yīng)禮貌地向?qū)Ψ降狼福豢呻S手掛機,然后向?qū)Ψ秸f:對不起。選擇恰當(dāng)?shù)膿艽驎r間如無緊急情況,一般白天應(yīng)在8點以后(假日在9點以后),夜間則在22點之前,以免打擾他人休息。有午睡的季節(jié),不應(yīng)在中午打電話,一般通話時間以3~5分鐘為宜,伎倆提高通話效率,減少占用時間。撥打電話前應(yīng)做好充分的準備通話以前,應(yīng)對談話內(nèi)容與目的做到胸有成竹,有的放矢,避免詞不達意,結(jié)結(jié)巴巴的通話。發(fā)傳真時的禮節(jié)如發(fā)傳真,而對方使用的又是電話/傳真兩用機,也就是兩種機器使用同一個電話號碼,你可先撥通對方號碼,通知對方:您好,請打開傳真機,我有傳真件發(fā)給您,謝謝。待耳機中聽見尖利獨特的傳真記號時,便可發(fā)送傳真件。

  代撥電話的禮節(jié)

  如果是為上司或同事代撥電話,接通電話后先確認對方身份,然后客氣地請對方稍后,告訴對方誰要和其通話,然后把電話轉(zhuǎn)給有關(guān)人員或用手捂住話筒請委托者來接電話。在辦公室內(nèi)避免打私人電話不可占用公司電話談個人私事,更不允許在工作時間通過電話與親朋好友聊天。

  秘書手機禮儀

  手機作為日益普遍的通訊工具,其使用禮儀的不完善已經(jīng)成為禮儀的最大威脅之一,秘書在社交場所或工作場合放肆地使用手機,嚴重影響他人,也影響到其本身的形象。關(guān)于手機禮儀,秘書們應(yīng)該注意一下幾點。

  公共場合不要旁若無人的使用手機。尤其是在電梯,樓梯,路口,人行道這樣的地方,在會議中或是與人洽談時,最好把手機關(guān)掉,特殊情況下可以調(diào)成靜音或震動狀態(tài)。在與人一起用餐的時候,也有必要把手機關(guān)掉或是調(diào)成震動狀態(tài),不要出現(xiàn)當(dāng)人們正吃到興頭上時被煩人的鈴聲打斷。在所有公共場合,都要在手機沒有使用時,把它放在合乎禮儀的常規(guī)位置,放手機最正規(guī)的位置是隨身攜帶的公文包里,無論如何都不要拿在手里,安全其間不要放在桌子上,公共場合使用手機,應(yīng)盡量壓低自己的音量,而絕不能大聲說話。手機短信因其快捷又類似書面信函的優(yōu)勢,被大眾尤其是年輕人廣泛地使用,因此我們很有必要關(guān)注一下手機短信的使用禮儀,在公共場合和社交承和不時響起的手機短信聲音,和這些場合響起的手機鈴聲一樣失禮。秘書們應(yīng)杜絕一邊和別人交談,一邊低頭查看短信的舉止,這是對對方的極大不尊重。同時在短信的內(nèi)容選擇和編輯上,應(yīng)該和同行文明一樣重視。秘書的電話禮儀,從秘書接聽電話,撥打電話,使用手機通話等禮儀方面進行詳細的介紹。希望在公共場合或是上班場合或是社交場合,都不會因為電話的禮儀問題而有損公司的形象。

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