秘書必備的基礎知識和能力
隨著社會的發展，企業和個人對秘書的需求越來越旺盛，人才市場對秘書素質及技能的要求有別于傳統，適應現代企業需求的高級秘書，已成為搶手的職業新寵。下面是小編為大家整理的秘書必備的基礎知識和能力，歡迎參考~
秘書職業的現狀
(一)社會對秘書人員的需求狀況。當今社會對秘書人員的需求情況，據近幾年來人才市場的信息統計分析，社會對秘書的需求大致可以分為以下4類人員：
1.服務類秘書：如公司辦公室，基層行政事業單位辦公室的服務人員、生活類秘書。指在生活方面為領導提供服務和幫助的秘書人員，通常是專為較高級的領導人配備的。
2.事務類秘書：如企業、基層行政事業單位的辦公室文員，公關文員，檔案管理人員等，在辦公室主任領導下做好辦公室日常行政事務及文秘工作。及時處理上級文件的簽收、傳遞、催辦;做好文件的回收、清退、銷毀工作;做好文秘檔案收集管理及保密工作。做好各種會議的記錄及會務工作。
3.文書類秘書：如在企業，基層行政事業單位負責文字起草，文字處理的專業文字秘書。撰擬、處理文稿為主要工作的秘書人員，即人們通常所說的一個機關或單位的“筆桿子”“秀才”。負責各種文件的起草、裝訂及傳遞工作。
4.管理類秘書：如企事業單位的總經理助理、辦公室主任、部門經理等具有管理能力的秘書人員。辦理本單位人員的招聘錄用、培訓教育、績效考核、晉級晉職、薪資福利、各類保險、統計報表等事項的具體事宜并進行管理。
目前，我國企事業單位尤為需要高層次的滿足國際化要求的高級秘書。打造高素質的秘書已成為市場的迫切要求，也將為秘書專業人才提供較好的就業前景。
(二)秘書人員自身素質狀況分析。
1.業務水平欠缺，專業技能薄弱。這是目前秘書表現最弱的一點。伴隨信息技術的高速發展和辦公自動化的趨勢，秘書人員的很多工作，比如傳統的文書寫作、文檔管理、文字處理等，逐漸被自動辦公系統所取代，現代辦公效率同時大為提高。雖然絕大部分秘書的文化層次不低，但是由于沒有經過專門的行業業務知識培訓，在初入職的時候，工作效率低，不能及時保質保量地完成領導交辦的工作任務，也不能適應市場經濟的快節奏。
2.創新能力及意識低下。創新能力及意識是對秘書素質的考驗，當今很多秘書缺乏創新意識和能力，主要表現在以下兩方面：首先，墨守成規的傳統觀念難以打破。任何事情和工作都按照領導說得做，依葫蘆畫瓢，沒有自己獨立的風格和個性。慣性順向思維及依賴性過強。其次，工作缺乏主動性。日常工作中采取被動的工作方式，滿足于跟著領導的指揮棒行事，沒有主動積極、樂于開拓的創新精神，而目前企事業單位強調的是秘書要具有時代感和創新意識，能有效地提出新見解、新看法，具有預見性、前瞻性，積極主動展開工作，充分發揮出主觀能動性。
3.知識老化過時，知識儲備不足。
隨著信息時代的到來，傳統的知識儲備已不能滿足時代的發展及需求，知識更新迫在眉睫。部分秘書目前還局限于傳統知識結構，不善于接受和學習新知識，不善于對已學知識進行整合。一些秘書人員天天雜事纏身，疲于奔命，自學也難抽出時間，知識得不到更新，只能啃老本。還有部分秘書依靠老秘書傳幫帶的方式，知識、經驗難免有局限性，缺乏現代管理方面的綜合性知識和能力。
4.缺乏“通才”及“全才”。當今對秘書綜合素質要求越來越高，除了專業知識和技能之外，還要有行業知識和社會知識，更需要具備高情商和高智商，通才和全才真的是一將難求。
秘書應具備的能力和知識
(一)秘書應具備的能力。
1.普通能力。主要指人的智商，包括人的洞察力、注意力、記憶力、思維力、理解辨別力、交際溝通力。上述能力是其他能力的基礎。現代秘書工作人員要具有敏銳的洞察力和靈敏的應變能力，要善于觀察事務，發現問題，這樣才能加強輔佐領導的主動性，真正發揮參謀助手作用。思維力是人們智力活動的核心，一個人如果失去了思維能力，其他能力也就失去了意義。
2.通用能力。現代的秘書人員要掌握表達、調研、管理、辦事4種通用能力。秘書的首要職能就是運用語言載體進行信息溝通，輔助領導的活動，因此，表達能力是最關鍵的。表達能力包括口頭表達能力和文字表達能力兩個方面。現代秘書要既擅長寫，又長于說，無論寫說，都要做到準確簡潔、適用合理。秘書人員的調研能力包括調查能力及研究能力兩方面，秘書調研能力的強弱直接影響著秘書參謀助手作用的發揮。秘書的管理能力包括3個方面:輔助計劃能力、組織實施能力和溝通協調能力。現代秘書必須具備較強的管理能力以輔助領導的管理活動，為領導活動提供全局性和超前性的智能服務。范圍廣，內容多，頭緒多的事務性工作要求秘書人員要有較強的應變品質和變通能力;要熟悉辦事渠道、掌握辦事程序，及時準確、妥善地處理事務.同時，還要有較強的人際交往能力，能善于通過建立良好的人際關系，創造良好的人際環境，提高辦事的效率。
3.專業技能。作為現代秘書，必須具備較強的專業技能，如語言溝通表達能力、外語聽說讀寫能力、計算機操作能力、速記能力。秘書人員工作一個重要的任務就是辦文，從事大量文稿的草擬與修改，這都要求現代秘書具備扎實的文字功底，要精通語法、修辭、格式及邏輯知識，要掌握一定的寫作規律，要做到內容與形式的統一，既要有好的表現形式，又要有充實的內容。因此秘書一定要加強寫作訓練，熟練掌握各類應用文的特點、寫作要求和語言表達技巧，平時隨時注意積累資料，不斷提高寫作水平，培養精確的文字表達能力。加入WTO后的中國，外貿出口已經在許多企業的貿易總額中占據了相當大的比重，對外貿易中多多少少都會用到外語，因此這也客觀地要求現代秘書必須具備較強的外語能力。計算機操作能力是現代秘書應具備的又一個基本能力要求，秘書要熟悉辦公軟件的使用并熟悉計算機網絡，還要對辦公室常用設備的使用達到熟練程度。速記是近年來被提到日程上來的一種錄入能力，領導在口頭表述的時候，秘書要以最快的速度記錄到工作筆記中，或者錄入電腦中，從而大大減少工作時間，提高工作效率。
4.創新能力。秘書還應具備一定的創新能力。秘書的創新能力，是指秘書人員能夠領悟領導的意圖，發揮主觀能動性，創造性地為領導提供最佳服務的能力。在知識經濟時代，各種信息瞬息萬變的情況下，要求秘書在實際工作中勇于探索、改革創新。所謂創新，就是無論從工作內容還是從工作方式上都有新意、新內容、新辦法。
要做到這些，秘書人員必須注重自身的繼續教育和綜合能力的培養，激勵自己盡快增長理論知識和實踐才干，在思想觀念、行為傾向、知識結構、知識存量、應用能力等方面作較大努力，以適應知識經濟時代對人才的要求。
(二)秘書應具備的知識。
1.基本知識。基本知識是秘書工作者知識結構的關鍵。一切其它知識離不開基本基礎知識的鋪墊，否則就是“無源之水，無本之木”。秘書應具有的基本知識可分為兩類：一方面是社會科學知識，相當于高中水平的語文、政治、歷史、地理等知識;另一方面是自然科學知識，即物理、化學、數學、生物知識，除此之外還應懂得一點經濟知識，法律知識和科技常識，并且熟練一門外語。
2.專業知識。秘書人員的專業知識可分為兩大部分，第一部分是秘書專業的基礎知識，第二部分是秘書所在行業的行業知識。行業知識是指秘書專業知識的另一部分，是秘書所在行業的行業知識。這是秘書知識結構中的核心部分。總體來說，行業知識是指秘書在單位所從事的行業要求秘書必須具備的行業知識，這對于秘書來說是“第二專業知識”。在秘書學研究中，人們愈來愈重視到第二專業知識的重要性。在國外，對秘書職業早按第二專業進行分類，如法律秘書、商務秘書、外事秘書、技術秘書、醫務秘書等。
3.拓展知識。秘書人員不僅要了解并熟知專業知識和生活當中的一些基礎知識，還應該掌握一些相關的邊緣知識來拓展自己更好的工作。比如心理學、禮儀學、公關關系學、企業管理學等。拓展自己的知識面，才能使自己在工作中更加揮灑自如、得心應手。現代秘書人員不僅應該是一個專才，還應該是通才、全才。
拓展閱讀：秘書職業能力的培養
一、職業能力結構的概念
在勞動與社會保障部的研究課題《國家技能振興戰略》中，按職業分類規律把人的能力分成三個層次：職業特定能力、行業通用能力和核心能力。職業特定能力是指每一個職業獨特的、在工作過程中直接運用的、只適用于這個職業的崗位職業能力;行業通用能力是在一個大類行業中，職業工作者在一般職業活動中所需具備的、在技術和專業上支持特定能力的可通用的基本能力，適用于大類行業內的不同職業或崗位;核心能力是從事所有行業職業職業活動的一種最基本的能力，核心能力具有普適性的特點。
職業核心能力作為具有普適性的適用于各行業、各職業崗位的基本能力，可以分為三個部分：基礎核心能力、拓展核心能力和延伸核心能力。基礎核心能力大致可以包括：職業溝通能力、團隊合作能力和自我管理能力;拓展核心能力包括：解決問題能力、信息處理能力、創新創業能力等;延伸核心能力的具體內容包括：領導力、執行力、個人與團隊管理能力、禮儀素質、五常管理能力、心理平衡等。
二、秘書職業能力的結構性要求
秘書職業能力應該包含哪些方面，這是文秘專業教育工作者和相關專家、學者一直在探討的問題。比較常見的是將秘書職業能力分為專業能力、方法能力、社會能力三個層面。也有學者將秘書職業能力分為基本能力和綜合能力兩個層面。也有一些學者將秘書職業能力整體概括為五個方面：多元化才能、組織能力、溝通能力、獲取新知識的能力、團隊合作能力。或者從秘書崗位對能力的需求出發，認為秘書應具備六方面的能力：理解與判斷能力、溝通與交際能力、組織與協調能力、收集與選擇信息能力、口頭與書面表達能力、操作與辦事能力。
如果從秘書職業教育的角度來看，為了將秘書職業能力的培養落實在具體的秘書專業課程體系設計上，有層次地對秘書職業能力進行結構性劃分具有重要的意義——能力結構劃分對課程體系結構具有的對應性指導價值。從這個角度出發，可以按照《國家技能振興戰略》的研究課題中職業特定能力、行業通用能力和核心能力三個層次。
(一)秘書職業核心能力。秘書職業核心能力不是針對秘書職業自身，是涵蓋所有職業的能力要求，包括：溝通與交際能力、團隊合作能力、學習能力、理解與判斷能力、外語應用、信息處理能力、組織與協調能力、決策能力。
(二)秘書職業通用能力。秘書職業不同于其他職業，缺少明確的行業背景，或者說是跨行業的普適性崗位，在不同的行業中，秘書工作都要涉及該行業的通用能力。但就秘書職業教育來說，無法兼顧所有的行業，雖然可以選擇相關行業作為秘書職業教育的行業背景方向，但在行業通用能力培養方面很難真正實現。因此，秘書職業通用能力應該圍繞秘書類崗位在不同行業中通用的能力來展開，包括幾個方面：調研能力、時間管理能力、操作與辦事能力、服務能力、企業管理能力。
(三)秘書職業特定能力。對于秘書職業特有有的能力來說，職業特定能力包括以下幾個方面：文書擬寫能力、會議組織與管理能力、活動策劃與執行能力、辦公室事務處理能力、文件與檔案管理能力、辦公軟件操作能力。
三、秘書職業能力培養的結構性問題
當前，秘書職業教育的現狀是偏重于專業技能的學習，強調對職業特定能力培養，職業核心能力也開始得到重視，但對行業通用能力的研究和實踐還比較薄弱，存在秘書職業能力培養的結構性失衡的現象。
(一)秘書職業能力培養偏重于職業特定能力。當前職業教育普遍實行雙證制，職業院校的秘書專業在進行課程體系構建和教學實施過程中，一般都會參照勞動和社會保障部制定了秘書國家職業標準和中國高教學會秘書學專業委員會制定了中國秘書崗位職業標準。從前文秘書國家職業標準和職業鑒定考核內容可以看出，盡管標準中體現了核心能力和通用能力，但在考核中基本處于次要的地位。
(二)職業核心能力培養需要加強。在秘書職業核心能力中，溝通與交際能力的培養在一般的職業教育中都受到重視，除了開設溝通類課程以外，在公共課和專業課的教學過程中，通過小組活動、總結和匯報等形式得到了體現;信息處理能力、團隊合作能力的培養雖然可以在課堂教學環節、小組實訓任務等教學設計中得以體現，但因為缺乏真實的工作情境，往往流于形式，達不到預想的效果;在學習能力培養方面，往往受職業教育學校學習環境和學習氣氛的影響，以及教師對學習能力培養方法的缺乏，很難落到實處;組織與協調能力、決策能力的培養大多處于一種放任自流的狀態，完全依賴學生社團和學生活動支撐，只有小部分積極主動的學生能夠得到鍛煉，有目的的教育和培養缺失;外語應用能力的培養盡管有教學課時的保證，但更多為了考試的目的，偏離了應用的功能;至于理解與判斷能力，則完全沒有針對性的培養。
(三)秘書職業通用能力培養薄弱。由于當前職業教育還處于一種半封閉式教育，學生的社會參與度不高，調研能力、時間管理能力、操作與辦事能力、服務能力、企業管理能力等能力的培養缺少必要的施行條件，盡管職業院校一直致力于校企合作，但合作質量和合作深度、廣度參差不齊，尤其對于秘書類專業難度更大，這些都使得秘書職業通用能力培養處于一種空白狀態。
四、秘書職業能力培養的對策
針對秘書職業能力結構培養存在的問題，職業教育院校在秘書職業能力培養方面應從課程體系構建、教學模式設計、測評體系改革和實訓實習條件建設等幾個方面進行改革和實踐，實現秘書職業能力的平衡培養。
(一)職業能力結構模塊課程體系構建
1、培養目標：根據秘書人員的社會需求情況以及不同層級秘書職業崗位能力需求的變化，結合職業特定能力、通用能力和核心能力三個層面的職業能力要求，分析并制定高職文秘專業人才培養目標和規格。
2、課程結構：將行業標準和企業標準與國家職業資格標準融合，以秘書職業能力結構分析為基礎，優化課程結構，構建涵蓋職業特定能力、通用能力和核心能力的結構完整、層次分明的課程體系。
3、課程開發：根據行業標準和企業標準，參考秘書職業資格標準，將三個層次的職業能力要求分解為若干職業能力模塊，以能力模塊為依據，開發針對性的能力培養課程。
(二)工作過程導向教學模式設計。
在課程教學方面，圍繞秘書職業能力模塊培養的目標，以秘書崗位工作過程中能力需求為核心，以學生主動性學習方式為主體，設計課程教學模式。
1、教學內容選取：根據秘書職業能力模塊劃分，在秘書職業特定能力、通用能力、核心能力三個層面，確定課程職業能力培養目標，圍繞培養目標，選取教學內容。
2、教學方法設計：結合秘書工作過程中的典型工作任務，規劃項目任務，以項目為中心，采取案例教學法、項目教學法、模擬教學法、引導文法或者角色扮演法等多種行為導向教學方法，設計教學環節，讓學生在自主學習中掌握秘書職業工作過程中的能力培養。
(三)職業能力測評體系構建。
在評價體系方面，可借鑒秘書職業資格證書的考評機制和方法，建立多層次的職業能力測評體系。
1、職業能力模塊測評體系：以課程的職業能力培養目標位核心，進行單項職業能力測評，考查學生職業能力結構中相應模塊的能力。這個測評可作為學生相應課程的學習結果考核。
2、職業能力綜合測評體系：根據三個層面的職業能力結構培養要求，設計綜合的職業能力測評。可以分為兩個層次：一是年度職業能力培養綜合測評;二是畢業生職業能力綜合測評。二者均可以選擇抽考的方式，前者可在每年進行，后者在畢業年進行。
通過職業能力培養測評體系的建設，可以使職業能力培養目標具體化、明確化。通過測評結果的分析，可以準確了解學生職業能力培養的質量，并促進教學內容和方法的改革。
(四)實訓和實習環節設置。
實訓和實習環節，是學生從學習狀態到工作狀態的能力轉化階段。實訓和實習的效果，既是學生職業能力培養的一個階段，也是專業教學效果的檢討。
1、實訓環節：實訓環節可以分為校內實訓和校外實訓。校內實訓主要依托于校內的實訓室，側重于完成相應專業技能的訓練;校外實訓，側重于校外質詢基地的建設，重在企業狀態下文秘專業的觀察、學習、訓練以及秘書崗位的認識，保障學生在真實環境中鍛煉自身的職業技能。
2、實習環節：實習環節也可以分成校內實習和企業實習兩個部分。校內實習可依托秘書專業創辦秘書事務所，或者學校相關的行政部門，采取靈活的方式。秘書事務所可以模仿國外的學生公司或者模擬公司的形式，對外是經濟實體，提供秘書服務，對內則是課堂教學的延伸，是秘書實訓場所，這在個別職業院校已有成果的嘗試;企業實習目前各院校均有明確的規定，在此不作論述。
實訓和實習環節的設計，目的是在校內、外為學生創造較多的模擬和實際工作環境，使學生掌握企業的生產、管理規律和方法，感受企業文化，彌補在校學習的不足，完成職業特定能力，尤其是職業通用能力和核心能力的培養，以適應以后實際工作的需要和未來職業的發展。
總之，秘書職業能力培養，必須改變知識和技能混合培養的模式，明確秘書職業能力的結構要求，并針對結構性的職業能力要求，在培養目標、教學模式、考核體系等方面進行改革和建設，以職業能力綜合培養為秘書職業教育和教學的核心，以職業能力模塊式培養為基礎，以實訓和實習為拓展，將職業特定能力、職業通用能力、職業核心能力培養融合，形成完整的秘書人才培養模式，保證秘書人才培養質量滿足經濟、社會發展的需求。
拓展閱讀：行政秘書崗位職責
1.負責一般的行政公文、行政活動、會議等相關文件的撰寫校對工作，行政領導發言文件的起草;
2.協助上級領導進行會議事務的.準備，行政工作會議的會議記錄以及會議紀要的起草工作;
3.負責督促各項行政工作的落實情況，并將情況及時反映給上級領導;
4.負責來訪客人或者單位的接待工作;
5.負責行政相關文件的整理與歸檔;
6.負責進行各部門之間的溝通協調工作。
行政秘書應具備的能力
1.具備良好的文字功底，可以起草各類行政文件;
2.具備企業行政管理、文件管理方面的知識和經驗;
3.具備公關禮儀知識，可以協助領導合理安排會議以及客人接待工作;
4.具備較強的溝通協調力;
5.具備良好的計劃和執行能力;
6.工作認真、積極主動。
行政秘書任職條件
1.文秘、中文相關專業大專以上學歷;
2.具備1年以上相關工作經驗，參加過相關檔案管理、文書寫作方面的工作經驗;
3.具備行政管理、文秘工作的相關知識以及能力;
4.具備良好的溝通協調能力;
5.具有高度的工作熱情，工作認真負責。
行政秘書職業發展
行政秘書屬于文秘和內勤的角色，可以朝著行政助理、行政經理的方向發展。具備專業的行政和文秘工作知識，具備一定的管理經驗，秘書與領導的接觸比較頻繁，工作優秀可以得到領導的賞識，對于行政秘書的發展很有利。
行政秘書收入
行政秘書的收入一般不算高，月收入水平在2000-6000元之間，工作經驗少，新入行的行政秘書收入一般在3000元以下，想提高收入，需要不斷提高自身的工作能力、積累經驗，朝著行政助理、行政經理的方向發展。對此崗位有意向的可以到好獵頭網求職，對于職位的提升和收入的增長非常有幫助。
提升辦公室秘書公文寫作能力的途徑
第一步接受擬稿任務
這是公文寫作的起點。在這一步中必須明確幾個問題，領導交待任務的實質是什么？公文行文的目的何在？行文要求如何？公文重點放在哪里？這一步的關鍵是要善于揣摩領導的意圖。因為公文寫作是一種提令性寫作，只要把領導的意圖吃透并充分表達出來，材料就是基本成功的。揣摩領導意圖的方法是聽、記、消化。聽就是在接受任務時集中精力聽領導講意圖；記就是把領導講的東西盡可能原原本本地記下來，以備寫作時查閱；消化就是在聽和記的基礎上，充分理解領導提出的問題和觀點。既要站在全局上去理解，因為領導交付的任務不可能講得很細致、很全面，大都是要點式的；又要參照領導平時的一貫思想去理解，一般情況下，領導提出的問題都是經過長時間的實踐和思考得出的結論。
第二步廣泛收集材料
這是公文寫作的根據，沒有材料就好比“巧婦難為無米之炊”，公文寫作更是無從下筆。收集材料一是必須考慮表達主題的要求，圍繞主題收集真實、準確、新鮮、典型的能反映事物本質特征的資料。二是明確收集材料的途徑和方法。可以從現有的資料中收集，如單位基本情況、重點工作任務等，以了解有關情況；也可以深入工作的第一線，收集第一手“活”資料，以便反映工作中的動態信息；還可以從國家的政策法規中收集，為擬寫公文尋找更多的權威性依據。
第三步擬定寫作方案
這是公文寫作成功與否的關鍵，旨在確定一篇公文的主題思想、表達次序、各部門內容之間的銜接配合關系。
主題思想的確定是以“解決什么問題”作為主線拓展思路，以“傳遞什么信息”作為主線提煉主題，以“受眾需求心理”作為導向確立主題。具體來講包含五個方面：一是領導應該講什么？二是文件起草部門希望領導講什么？即有關部門對于這項工作希望通過領導講話傳遞出的工作信號。三是受眾希望聽到什么？受眾對領導的講話往往都有具體期盼，或是答疑解惑，或是肯定表揚，或是明確思路等。四是領導本人希望講什么？每位領導講話都有一貫的思路、風格及近期關注的重點、強調的要點等。五是上級希望領導講什么？每項工作都應照上級領導機關的部署和要求開展，講話中需要科學地傳遞上級的要求。
表達次序是公文寫作布局合理性的重要體現：一是善于提綱挈領，按照公文主題搭建提綱，擬定框架，反復基本布局結構的合理性。二是善于歸納整合，在把握公文整體結構的基礎上，按照訴求重要性科學合理劃分文章層級，使受從能通過標題基本判斷行文邏輯。
各部門內容之間的銜接配合關系通過素材的平衡、恰當的轉折和流暢的過渡來實現，確保各個層級緊密銜接，減少文章的突兀感和生硬感。
第四步正式起草文稿
這是公文寫作的核心。在起草文稿過程中要把握以下幾個環節：
深度加工。把篩選所得的過加工處理，初步構建公文文本，對照公文提綱和框架結構，通過對信息模塊的合并歸類和填充，實現公文“由骨到肉”的質變。
注重事例。公文寫作要依事而論，在寫作技巧上可借用“以事實說話”的筆法。如果全篇沒有涉及實情的“干貨”，那整篇文章就會淪為大話、空話、套話的堆砌，導致讀者無趣、聽者鬧心。寫材料既要仰望天空，更要腳踏實地，如總結性公文可以通過大量事例的直接引入增強文章說服力。這里要格外關注事例的典型性和真實性，不當的事例引用常常會造成適得其反的效果。
善用數字。恰當選取各種數據能夠增強公文的信息含量和說服務。對數字的選用要注意兩點：一是數據的權威性，要使用權威部門發布的數據，非正式渠道搜集的數據要經過權威機構核實方能使用；二是數據的準確性，重要數據要以專業部門統計口徑為準。
做好會商。當公文內容涉及其他部門職僅范圍時，應當主動協商，取得一致意見后才能對外行文；如有分歧，應加強協調直至取得共識，以防政出多門。
強調升華。一般的材料只求四平八穩，優秀材料需要推陳出新、彰顯特色。要實現從“一般”到“優秀”的飛躍，從“有形無神”到“形神兼備”，一要于常規處尋亮點，有效提煉出本單位工作的亮點和突出成就，以實實在在的內容震撼人心；二要于淺顯處見真知，發散思維、升華思想、小中見大，把真知灼見融入到材料中；三要于文字處求新穎，在遣詞造句上下功夫，注重語言的生動性和可讀性，如通過恰當使用排比對仗等句式增強文章的氣勢和韻律，或借用一些約定俗成的古典語言增強公文的典雅和美感。
【秘書必備的基礎知識和能力】相關文章：
文字秘書提高寫作能力的途徑和方法10-10
秘書處理人際關系能力和技巧08-10
秘書必須具備的能力08-25
秘書必備的素質10-05
秘書的稱謂和類別08-15
商務秘書速記基礎知識輔導08-14
商務秘書基礎知識強化習題09-30
秘書溝通的方法和技巧11-12
秘書禮儀的功能和作用11-03