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辦公室文秘人員如何做好檔案管理工作
檔案是人類發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物,是處理完畢的、具有參考價(jià)值的、集中保存的、系統(tǒng)的歷史文件,是檔案信息與檔案客體的復(fù)合體,它具有個體意識和群體意識的功能。提高檔案工作的效率與質(zhì)量,可以給我們的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。因此,檔案管理工作人員務(wù)必認(rèn)真做好檔案收集、整理、管理、利用等各個環(huán)節(jié)的工作。那么,如何做好檔案管理工作呢?一起看看吧!
一 規(guī)范公文處理,把好公文形成關(guān)
公文是檔案的前身,當(dāng)其處在傳遞、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦和執(zhí)行過程中,具有現(xiàn)行效用,不能稱其為檔案;檔案一般是完成了文書處理程序,完成了傳達(dá)和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點(diǎn),規(guī)范公文處理,把好公文形成關(guān),是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。而公文擬制則是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。不同單位的文件擬制部門各不同,有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的,有的則是由相關(guān)職能部門起草然后交由辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。我區(qū)就屬于后者,由于各職能部門寫作人員的水平、素質(zhì)各不相同,對公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異,導(dǎo)致起草的文件的質(zhì)量也就大不一樣。我們單位在公文擬制過程中存在的問題集中反映在以下幾個方面:
1.文種使用不當(dāng)。主要有請示、報(bào)告不分;一文請示多件事情;生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等。
2.附件標(biāo)識比較混亂。有的公文注有附件,但既不在規(guī)定的位置做出標(biāo)識,也不在附件名稱前標(biāo)識出具體的序號,行文程序很混亂。
3.公文印制不規(guī)范,用紙有大有小,給后來的檔案裝訂和管理帶來很大不便。
4.公文主題詞標(biāo)注不準(zhǔn)確,不利于檢索查找。
5.數(shù)字使用不規(guī)范等等。上述情況,嚴(yán)重影響了公文轉(zhuǎn)化為檔案的立卷和歸檔。因此,一名專門負(fù)責(zé)公文擬制的你人員,平時(shí)有責(zé)任也有義務(wù)對各部門呈送的公文初稿進(jìn)行規(guī)范處理,依照有關(guān)規(guī)定,全面審核,嚴(yán)格核稿,特別是對那些突出表達(dá)主題思想的關(guān)鍵的字、詞、句等要嚴(yán)格把關(guān),發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)盡快與提供初稿的職能部門進(jìn)行銜接,共同磋商,盡量將各種問題都解決在核稿階段,決不能將問題推給簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)定奪,以確保公文的高質(zhì)量、高水平,以及檔案的高質(zhì)量、高水平。
二 檔案整理工作,從公文的評估分類做起
公文形成后,經(jīng)過一段時(shí)間的歸整處理,待文件涉及的事務(wù)處理完畢,文書人員即可以對公文的保存進(jìn)行價(jià)值評估,根據(jù)公文的類別和重要程度分別進(jìn)行初步的篩選和整理:去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或隨意銷毀,而是放到別處);將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來,以備隨時(shí)查閱和調(diào)用。評估工作對文書人員是個嚴(yán)峻的挑戰(zhàn),它要求文書人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力,能夠在數(shù)量眾多、內(nèi)容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價(jià)值的文件進(jìn)行歸檔,供日后的工作查考利用。而要做好該項(xiàng)工作,可以從以下幾個方面進(jìn)行:
1.對檔案工作要有高度的認(rèn)識
要實(shí)現(xiàn)從公文到檔案的成功轉(zhuǎn)化,就必須重視公文的規(guī)范化管理,實(shí)現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融,加強(qiáng)檔案部門對文件管理的超前控制,這樣才能保證檔案的質(zhì)量,減少檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續(xù),避免重復(fù)立卷,使文書工作流程更加科學(xué)化、合理化。
2.要有高度的職業(yè)責(zé)任感。
檔案工作人員要有較強(qiáng)的職業(yè)悟性,要隨時(shí)將“檔案”裝在自己的頭腦里,要有對歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度,使檔案工作平時(shí)化、平常化。因此,務(wù)必要按照《辦法》的要求,規(guī)范地、科學(xué)地辦理好每一份文件,對每一份文件做出科學(xué)的評估。
3.要不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。
文秘工作和檔案工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性。在日常工作中,文秘人員要重視檔案知識的學(xué)習(xí),加強(qiáng)檔案意識的培養(yǎng),最好的辦法就是常備一本專業(yè)書籍,《檔案管理學(xué)》、《檔案管理基礎(chǔ)》等,以便需要時(shí)查閱,真正做到邊工作,邊學(xué)習(xí),在工作實(shí)踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中,很多檔案工作人員都兼任秘書工作,因此一定要重視對形成檔案的公文進(jìn)行科學(xué)地評估歸類。由于我區(qū)成立較早,在整理檔案過程中,已經(jīng)形成了一套較科學(xué)的歸檔方法,具有較強(qiáng)的規(guī)律性,即年度——組織機(jī)構(gòu)——內(nèi)容,但在工作中,文秘人員不應(yīng)該拘泥于傳統(tǒng)的整理歸類思路,但也不應(yīng)該隨意更改,要結(jié)合本單位的具體發(fā)展實(shí)際,嚴(yán)格依照檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)范和要求,進(jìn)行科學(xué)地創(chuàng)新,不斷提高本單位的檔案管理水平,盡量做到查找簡便、快捷。
三 完善公文材料,做好檔案收集工作
文書部門在公文最初歸檔時(shí)要認(rèn)真檢查形成公文的一系列材料,發(fā)現(xiàn)有附件而未及時(shí)歸檔的要催要,同一事項(xiàng)有外來文件未按時(shí)上交的要跟蹤收回,以避免長時(shí)間留在個人手中而遺失。具體可以從以下幾點(diǎn)著手:
1.檔案整理工作必須從平時(shí)做起。
對于上級發(fā)文,做完收文登記后,首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價(jià)值,如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成,便失去其保存的社會價(jià)值而被淘汰;而另一部分文件,退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后,卻具有儲存價(jià)值,能使后人通過其載錄進(jìn)行借鑒和利用,因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求,用不銹鋼釘子重新裝訂,后進(jìn)行傳閱,閱辦完畢后,已初步進(jìn)入歸檔程序,進(jìn)一步歸整,以備平時(shí)查閱。
2.檔案整理工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)。
對于本單位自生文件,領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,應(yīng)將形成該文件的所有資料收集齊全,按照從上到下,依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整,并統(tǒng)一裝訂成冊,初步完成“件”,由零散“頁”到集中歸整為“件”,到正式整理時(shí)裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。
四 善于交流,接受新信息,達(dá)到資源共享
隨著社會形勢的變化和發(fā)展,對檔案整理工作的規(guī)范性要求也會隨著時(shí)代發(fā)展而越來越高,文秘工作人員要不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗(yàn),對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門,不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價(jià)值,一定要結(jié)合本單位的職業(yè)特色,創(chuàng)造性地使用歸檔方法進(jìn)行歸檔。同時(shí)檔案工作人員必須強(qiáng)化責(zé)任意識,樹立精品意識,培育職業(yè)意識。不斷接受新信息,擴(kuò)大知識視野,提高自己的鑒別能力,充分利用各種媒體和機(jī)會,主動向用戶推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料,如大事記、組織嚴(yán)格、專題概要、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集、會議簡介等,從而達(dá)到資源共享的目的。
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