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申論常用公文寫作格式與技巧
申論常用公文寫作格式與技巧
(一)上行文種的寫法
1、請(qǐng)示
(二)請(qǐng)示是向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)時(shí)使用的一種上行文種。
請(qǐng)示要堅(jiān)持一文一事。
即一份請(qǐng)示只能向上級(jí)請(qǐng)示批準(zhǔn)一個(gè)問題，以便上級(jí)及時(shí)、專一地進(jìn)行處理;請(qǐng)示的主送機(jī)關(guān)也只能是一個(gè)，不能多頭請(qǐng)示。
請(qǐng)示的內(nèi)容由三部分構(gòu)成：
(1)開頭部分寫請(qǐng)示的緣由或背景，要求寫得充分而又簡(jiǎn)明;
(2)主體部分寫請(qǐng)求的事項(xiàng)，要求寫得實(shí)際、合理、明確、簡(jiǎn)要;
(3)結(jié)尾部分寫希望、要求，可以使用以下慣用語(yǔ)，如：“妥否，請(qǐng)批示”或“當(dāng)否，請(qǐng)批示”或“以上請(qǐng)示，望予審批”或“以上意見，如無(wú)不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)XXX執(zhí)行”等。
2、報(bào)告 報(bào)告是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問或要求時(shí)使用的一種文種。
報(bào)告與請(qǐng)示雖同屬于上行文，但兩者有著嚴(yán)格的區(qū)別：
(1)對(duì)上級(jí)要求不同。
“報(bào)告”不要求上級(jí)批復(fù);“請(qǐng)示”則要求上級(jí)批復(fù)。
(2)行文時(shí)間不同。
“報(bào)告”是事中或事后行文;“請(qǐng)示”是事前行文。
(3)文種性質(zhì)不同。
“報(bào)告”是陳述性的上行公文;“請(qǐng)示”是請(qǐng)求性的上行公文。
(4)結(jié)尾用語(yǔ)不同。
“報(bào)告”的結(jié)尾一般用“專此報(bào)告”、“特此報(bào)告”等詞語(yǔ)，有的干脆不用，報(bào)告事項(xiàng)完了，全文就結(jié)束;“請(qǐng)示”則一般用“可否(或妥否)，請(qǐng)批示”，對(duì)上級(jí)要求十分肯定。
報(bào)告的內(nèi)涵決定了它在寫作上的通用規(guī)則，就是人們通常所講的“三段式”。
“三段式”不是一成不變的模式，它必然由于不同的內(nèi)容表現(xiàn)為多變狀態(tài)：
(1)情況——做法——問題(意見);
(2)情況(做法)——問題——今后意見;
(3)情況——原因(責(zé)任)——下步做法;
(4)情況——原因——責(zé)任及處理意見;
(5)情況——問題——建議等。
(二)下行文種的寫法
1、通知 通知是黨政公文下行文中適應(yīng)性最廣、使用頻率最高的一個(gè)文種。
通知適用于轉(zhuǎn)批下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。
通知的結(jié)構(gòu)由標(biāo)題、正文、落款和附件四部分構(gòu)成。
通知的標(biāo)題有三種形式：
(1)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱+事由+文種，如蘇州大學(xué)關(guān)于召開XXX會(huì)議的通知。
(2)事由+文種，如，關(guān)于放暑假的通知。
(3)特殊情況下形成的通知，標(biāo)題要注明性質(zhì)，在文種前加上“緊急”、“補(bǔ)充”、“聯(lián)合”、“轉(zhuǎn)發(fā)”、“批轉(zhuǎn)”、“印發(fā)”等字樣。
通知的正文由開頭、主體和結(jié)尾三部分構(gòu)成：
(1)開頭用一自然段簡(jiǎn)明交待通知形成的緣由和根據(jù)。
(2)主體簡(jiǎn)要敘述通知的事項(xiàng)。
(3)結(jié)尾另起段寫明通知執(zhí)行要求，常用“以上通知，望認(rèn)真執(zhí)行”、“特此通知。
”“本通知自發(fā)布之日起實(shí)行”等習(xí)慣用語(yǔ)表示。
制發(fā)各類通知是為了解決實(shí)際問題，這就要求在通知的寫作上要主題明白顯露、文字簡(jiǎn)明扼要、結(jié)構(gòu)先總后分，使人一目了然。
2、通報(bào) 通報(bào)是“表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或情況”時(shí)使用的文種。
通報(bào)的類型有四種：
(1)用于表?yè)P(yáng)好人好事的，稱“表彰性通報(bào)”;
(2)用于批評(píng)錯(cuò)誤的，稱“批評(píng)性通報(bào)”;
(3)用于傳達(dá)情況的，稱“情況性通報(bào)”;
(4)用于傳達(dá)上級(jí)指示精神的，稱“指導(dǎo)性通報(bào)”。
通報(bào)是用典型事實(shí)教育干部群眾的，因此通報(bào)的事情應(yīng)當(dāng)是具有先進(jìn)的代表性或具有反面代表性的人和事以及能給人以啟迪和警省作用的典型事件。
只有選這樣的材料進(jìn)行通報(bào)，才能起到教育大家、鼓舞一片、警戒八方的作用。
通報(bào)中的議說，必須是通報(bào)中典型事實(shí)的延伸，褒貶的尺度、結(jié)論的分寸、今后的工作意見都是典型事實(shí)的引發(fā)，不能牽強(qiáng)附會(huì)。
3、會(huì)議紀(jì)要 會(huì)議紀(jì)要是用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。
會(huì)議紀(jì)要按內(nèi)容可分為三類：第一類是日常辦公會(huì)議紀(jì)要;第二類是指示性會(huì)議紀(jì)要，即對(duì)某一重要方面的工作綜合整理的會(huì)議紀(jì)要;第三類是討論型會(huì)議紀(jì)要，主要是對(duì)某一重大理論、實(shí)踐課題進(jìn)行研討的會(huì)議所使用的一種紀(jì)要，它具有參考性，不具有指揮性。
一次工作會(huì)議，涉及問題很多，在寫會(huì)議紀(jì)要時(shí)，必須抓住會(huì)議所集中討論的幾個(gè)主要問題，形成紀(jì)要的中心，切不可面面俱到。
一次工作會(huì)議在具體討論中必然會(huì)產(chǎn)生幾種不同意見，不能把這些意見都納入會(huì)議紀(jì)要，而應(yīng)該根據(jù)會(huì)議的宗旨，分析綜合各種意見，集中反映符合會(huì)議中心要求的多數(shù)人一致意見，同時(shí)，也要注意吸收少數(shù)人正確的意見。
對(duì)反映會(huì)議中心議題的正確意見，可采用“會(huì)議聽取了”、“會(huì)議討論了”、“會(huì)議研究了”“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議決定”等提法，加以集中概括，簡(jiǎn)明扼要地反映出來。
(三)公布性文種的寫法
1、公告和通告 公告是黨和國(guó)家機(jī)關(guān)向國(guó)內(nèi)外先部重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)時(shí)使用的文種。
通告是在一定范圍內(nèi)、公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知事項(xiàng)時(shí)使用的文種。
兩者的不同點(diǎn)主要有三條：
一是從所宣布告知的事項(xiàng)看，公告重于通告;
二是從宣布告知事項(xiàng)的范圍看，公告大于通告。
公告是面向國(guó)內(nèi)外的，通告是面向國(guó)內(nèi)或國(guó)內(nèi)局部范圍的;
三是從發(fā)布兩告的機(jī)關(guān)看，公告發(fā)布的機(jī)關(guān)級(jí)別高，是黨和國(guó)家的高級(jí)機(jī)關(guān);通告，上至中央，下至基層機(jī)關(guān)及國(guó)有企事業(yè)單位均可使用;
四是從所發(fā)布的方式看，公告是采用新聞手段，通過電臺(tái)、電視臺(tái)以及報(bào)紙等形式予以發(fā)布;通告既可采用公告的手段公開發(fā)布，也可在內(nèi)部行文。
兩告都是短篇公文，撰寫時(shí)必須文字簡(jiǎn)要、層次清晰。
一是要直陳其事，不繞彎、不兜圈;二是可說可不說的不說，可少說的不多說。
文字簡(jiǎn)要，才便于人們牢記、遵守。
(四)信函性文種的寫法
1、函 函是不相隸屬的機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題或向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)使用的平行公文。
函的結(jié)構(gòu)由標(biāo)題、受文機(jī)關(guān)、正文和落款四部分構(gòu)成：
(1)標(biāo)題
函的標(biāo)題有兩種形式：發(fā)文機(jī)關(guān)名稱+事由+文種，如，蘇州大學(xué)關(guān)于XXX的復(fù)函;事由+文種，如“關(guān)于懇求XXX的函”或“關(guān)于申請(qǐng)XXX的函”;“關(guān)于請(qǐng)求批準(zhǔn)XXX的函”。
(2)受文機(jī)關(guān)：頂格加冒號(hào)寫受文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范性簡(jiǎn)稱。
(3)正文：
開頭概括交代發(fā)函的原因和目的，常用“現(xiàn)將有關(guān)問題說明如下：”、“現(xiàn)將有關(guān)問題復(fù)函如下：”等習(xí)慣用語(yǔ)過渡轉(zhuǎn)入主體。
主體部分要簡(jiǎn)潔得體，問題、意見要寫得明確。
結(jié)語(yǔ)。
根據(jù)不同類型的函件事項(xiàng)，選擇“特此函告”、“特此復(fù)函”等習(xí)慣用語(yǔ)結(jié)束正文。
便函也可使用“此致.敬禮”等敬語(yǔ)。
落款。
在右下方署明發(fā)文單位名稱，加蓋公章并在下面寫明年、月、日期。
(五)其他常用應(yīng)用文的寫法
1、介紹信 介紹信是用以介紹被介紹人員的姓名、身份、人數(shù)、接洽事項(xiàng)等情況的專用書信。
介紹信具有介紹和證明的作用。
介紹信通常有兩種形式：
普通介紹信。
用公文紙書寫：
(1)在公文紙正中的地方寫“介紹信”三個(gè)字，字要比正文大些。
(2)聯(lián)系單位或個(gè)人的稱呼。
(3)被介紹人的姓名、身份、人數(shù)(派出人數(shù)較多，可寫成“×××等×人”)。
(4)接洽事項(xiàng)和向接洽單位或個(gè)人提出的希望。
最后可寫上“請(qǐng)接洽”、“請(qǐng)予協(xié)助”、“此致敬禮”等語(yǔ)。
(5)本單位名稱和寫信日期，加蓋公章。
帶存根的印刷介紹信有規(guī)定格式，使用只須填上有關(guān)內(nèi)容。
(1)存根部分簡(jiǎn)填，以便日后查考。
(2)本文部分要填寫詳細(xì)些。
(3)派人聯(lián)系辦理重要或保密事情，要注明被派人員的政治面貌、職務(wù)。
(4)重要的介紹信要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)過目或在存根上簽字，有的還要限制有效期。
(5)除本文部分需加蓋公章外，存根與本文的虛線正中亦要加蓋公章。
2、申請(qǐng)書 申請(qǐng)書是個(gè)人或集體向組織表達(dá)愿望，向機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位領(lǐng)導(dǎo)提出請(qǐng)求時(shí)的一種書信。
申請(qǐng)書應(yīng)把該寫的問題寫清楚，但也要注意精煉。
申請(qǐng)書一般是一事一書。
(1)在申請(qǐng)書的第一行正中寫申請(qǐng)書的名稱。
如：“入黨(團(tuán))申請(qǐng)書”、“開業(yè)申請(qǐng)書”等，字體較正文稍大。
(2)寫接受申請(qǐng)書的單位或有關(guān)負(fù)責(zé)同志的名稱。
(3)寫申請(qǐng)書的具體內(nèi)容：
申請(qǐng)的事情或理由最好分段寫，以便接受申請(qǐng)的一方把握要領(lǐng)。
申請(qǐng)的理由比較多，可以從幾個(gè)方面、幾個(gè)階段談?wù)J識(shí)。
(4)結(jié)尾寫表示敬意的話，如“此致敬禮”、“請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)”等語(yǔ)，也可以不寫。
(5)最后寫申請(qǐng)人姓名或申請(qǐng)單位名稱(加蓋公章)和寫申請(qǐng)書的日期。
3、工作計(jì)劃 工作計(jì)劃是一個(gè)單位或團(tuán)體在一定時(shí)期內(nèi)的工作打算。
寫工作計(jì)劃要求簡(jiǎn)明扼要、具體明確，用詞造句必須準(zhǔn)確，不能含糊。
工作計(jì)劃的格式：
(1)計(jì)劃的名稱。
包括訂立計(jì)劃單位或團(tuán)體的名稱和計(jì)劃期限兩個(gè)要素，如“××團(tuán)委2006年工作計(jì)劃”。
(2)計(jì)劃的具體要求。
一般包括工作的目的和要求，工作的項(xiàng)目和指標(biāo)，實(shí)施的步驟和措施等，也就是為什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。
(3)最后寫訂立計(jì)劃的日期。
工作計(jì)劃的內(nèi)容。
一般地講，包括：
(1)情況分析(制定計(jì)劃的根據(jù))。
制定計(jì)劃前，要分析研究工作現(xiàn)狀，充分了解下一步工作是在什么基礎(chǔ)上進(jìn)行的，是依據(jù)什么來制定這個(gè)計(jì)劃的。
(2)工作任務(wù)和要求(做什么)。
根據(jù)需要與可能，規(guī)定出一定時(shí)期內(nèi)所應(yīng)完成的任務(wù)和應(yīng)達(dá)到的工作指標(biāo)。
(3)工作的方法、步驟和措施(怎樣做)。
在明確了工作任務(wù)以后，還需要根據(jù)主客觀條件，確定工作的方法和步驟，采取必要的措施，以保證工作任務(wù)的完成。
4、工作總結(jié) 總結(jié)，就是把某一時(shí)期已經(jīng)做過的工作，進(jìn)行一次全面系統(tǒng)的總檢查、總評(píng)價(jià)，進(jìn)行一次具體的總分析、總研究;也就是看看取得了哪些成績(jī)，存在哪些缺點(diǎn)和不足，有什么經(jīng)驗(yàn)等。
基本情況。
(1)總結(jié)必須有情況的概述和敘述，有的比較簡(jiǎn)單，有的比較詳細(xì)。
這部分內(nèi)容主要是對(duì)工作的主客觀條件、有利和不利條件以及工作的環(huán)境和基礎(chǔ)等進(jìn)行分析。
(2)成績(jī)和缺點(diǎn)。
這是總結(jié)的中心。
總結(jié)的目的就是要肯定成績(jī)，找出缺點(diǎn)。
成績(jī)有哪些，有多大，表現(xiàn)在哪些方面，是怎樣取得的;缺點(diǎn)有多少，表現(xiàn)在哪些方面，是什么性質(zhì)的，怎樣產(chǎn)生的，都應(yīng)講清楚。
(3)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。
做過一件事，總會(huì)有經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。
為便于今后的工作，須對(duì)以往工作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)進(jìn)行分析、研究、概括、集中，并上升到理論的高度來認(rèn)識(shí)。
(4)今后的打算。
根據(jù)今后的工作任務(wù)和要求，吸取前一時(shí)期工作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，明確努力方向，提出改進(jìn)措施等。
寫好總結(jié)需要注意的問題
(1)總結(jié)前要充分占有材料。
最好通過不同的形式，聽取各方面的意見，了解有關(guān)情況，或者把總結(jié)的想法、意圖提出來，同各方面的干部、群眾商量。
一定要避免領(lǐng)導(dǎo)出觀點(diǎn)，到群眾中找事實(shí)的寫法。
(2)一定要實(shí)事求是，成績(jī)不夸大，缺點(diǎn)不縮小，更不能弄虛作假。
這是分析、得出教訓(xùn)的基礎(chǔ)。
(3)條理要清楚。
總結(jié)是寫給人看的，條理不清，人們就看不下去，即使看了也不知其所以然，這樣就達(dá)不到總結(jié)的目的。
(4)要剪裁得體，詳略適宜。
材料有本質(zhì)的，有現(xiàn)象的;有重要的，有次要的，寫作時(shí)要去蕪存精。
總結(jié)中的問題要有主次、詳略之分，該詳?shù)囊敚撀缘囊浴?/p>
(5)總結(jié)的具體寫作，可先議論，然后由專人寫出初稿，再行討論、修改。
最好由主要負(fù)責(zé)人執(zhí)筆，或親自主持討論、起草、修改。
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