辦公文秘如何適應信息時代的發展

　　對于辦公室文秘人員來說，在信息時代，應具備較高的辦公自動化知識，提高自身的競爭能力，才能在社會上有更好的發展空間和不敗的立足之地。 下面是小編搜索整理的關于辦公文秘如何適應信息時代的發展，歡迎參考閱讀，希望對大家有所幫助!

　　辦公文秘如何適應信息時代的發展

　　在當今這個發展迅速的信息時代，從市場需求來看秘書人員并不是只具備傳統的文字能力和事務能力，而更要有較高的辦公自動化能力。秘書只有提高素養，提升能力，將所需要的各種能力融合到現代的信息時代中才是其成才的必經之路。

　　一、秘書人員需在時代中成長

　　社會中的秘書是在實踐與研究和探索中成長的。在文秘專業頂崗實習中，經常會出現不能勝任崗位工作的問題，在無從適應中需要重新認識學習，重新適應。在不同的企業中對文秘人員的要求會有不同的要求，當前社會文秘人才的需求狀況是正在發生改變。現在，文秘人員的就業渠道由行政事業單位轉向企業單位，尤其是各類發展的中小企業。這類企業規模小，秘書的工作分工范圍大，對文秘人員的綜合素質有更高的要求。在這里文秘人員身兼數職，集文秘工作、財務、統計、人事、檔案管理等工作于一身，要求做到高標準的能力和較強的社會活動能力。

　　①掌握文秘專業知識、能力和其他非文秘專業的基礎知識

　　②具備辦文辦事、熟悉掌握現代辦公設備的能力，

　　③熟悉駕馭語言、有較強的自我意識、超前意識、公關意識、智商高、情商高、熟悉各種計算機軟件。

　　二、利用網絡做好辦公室日常工作

　　隨著信息論的興起，現代社會進入了一個全新的“信息時代”。網絡為我們提供了許多各種各樣的信息。我們足不出戶便可以充分的了解世界各地的經濟發展狀況。對于只是利用網絡單純的發發郵件，制作一下表格或者幻燈片，以及統計各類數據已不能滿足企業的需要。因此我們應該學會利用網上傳播的各種知識用它們為我們的管理和企業服務。

　　1.提高秘書的信息能力。秘書的信息能力是指秘書人員在從事秘書工作中所應具備的對于秘書工作信息的搜集、理解、分析、處理的能力。信息的能力包括：

　　第一、獲取信息的能力。學會建立的內部信息網絡和建立并掌握自己所熟悉的常規信息渠道，探索新的秘書工作信息資源，獲取所需的信息。例如，秘書人員要收集網絡上有關秘書工作方面的網頁、站點、欄目，尋找能快速查找與瀏覽信息的渠道和方法;下載和保存搜集到的信息及靈活并運用。

　　第二、信息選擇的能力。每天在接收信息和處理信息這個問題上，信息垃圾、信息干擾和信息焦慮這些問題在所難免。經驗和實踐證明選擇信息的方法有：

　　①學會篩選信息。對信息進行去粗取精、去偽存真、靈活運用;

　　②學會理解、識別信息的含義。對收集到的信息進行判斷，全面掌握所收集到的信息資料對領導決策和秘書工作產生的影響。

　　③預測信息的能力。預測信息的能力屬于高層次的能力。它是指秘書人員對現有的信息進行預見及推斷。信息預測能力是對理解信息的能動反映，是在所獲取的信息上，對事物的理性判斷，它對秘書在輔助領導科學決策是非常重要的。

　　④信息處理的能力。信息處理的程序：加工、開發、傳輸、存貯、調閱和吸收。處理信息一是對信息進行綜合性的分析、整理排序及歸類處理，來充實數據庫;二是對認識信息，有針對性的給領導提出建議和對策提供有參考價值的方法。

　　⑤信息運用的能力。信息運用能力是其他信息能力的綜合，是指秘書人員在的同時把自己的思想與見解充分融入到獲取和處理的信息中，用正當的手段將信息傳遞、分享、給他人，并交流的能力。對于信息的運用能力來說，秘書集中表現在及時、準確、完整、有連續、有針對性的為領導決策提供有效的信息。

　　2.信息技術的發展對人學習知識、掌握知識、運用知識提出了新的挑戰。由于計算機技術和網絡技術的廣泛應用，人們的學習速度慢慢變快，同事說明了從數字處理時代到微機時代，再到現在的網絡化時代，學習速度急速的改變，這就更加要求我們在日常工作中要適應新的模式和新的特點。因此，我們要更好的利用網絡進行工作和學習。

　　三、對文秘專業實踐教學體系的探索

　　只有在學生在校之間進行更好更獨特的教育，才能科學的在學校內培養適應社會需要的文秘人員。文秘專業教學應實行三個階梯：初級階梯—課堂模擬訓練;中級階段—實訓操作訓練以及秘書國家職業資格考證培訓;高級階段—依托校企合作的秘書專業與實踐。

　　1.初級階梯—課堂模擬訓練

　　此階段在各專業課程的教學過程中建立，通過互動進行實踐讓學生在潛移默化的訓練中將理論與生活中的實踐結合起來，期具體形式有情景模擬訓練和紙上模擬訓練，訓練學生對日常事務的應變能力與處理能力，使其更加熟悉并且適應秘書的角色

　　2. 中級階段—實訓操作訓練以及秘書國家職業資格考證培訓

　　為了讓文秘專業的學生較為系統的學習綜合的職業技能需通過連續的、有固定場所設施及時間保證的操作訓練下進行。例如，設有專門的實訓中心：辦公自動化實訓室，接待模擬室儀訓練室、文檔整理實訓室、模擬會議室、專業的機房，讓文秘專業的學生進行相關的實訓內容。相關的實訓項目包括：秘書實務實訓、辦公自動化實訓、檔案計算機輔助管理知識實訓、專業知識實訓。此外，在專業機房讓學生進行常用的辦公軟件和檔案管理的操作、使用及測試。對于秘書專業的學生而言職業資格是進入行業的重要依據，參加秘書資格考證，并安排學生進行考試培訓，采用秘書工作情況分析、重點知識與技能點的講解與回顧性練習等對學生進行強化培訓，在離校期間可以讓同學們多一個獲得職位、獲得成功的優勢條件。

　　3. 高級階段—依托校企合作的秘書專業與實踐

　　所謂的高級階段就是在社會這樣一個大課堂中，從分利用外界的資源促進自身的成長。培養學生對專業的認同感;有目的有計劃的進行實崗鍛煉進行專業實習階段在秘書崗位上探索出屬于自己的真諦，從而不斷更新知識、不斷進步，進而形成對企業有用的高級秘書人才，為企業做出自己的貢獻。

　　近年來，隨著社會的信息時代潮流，秘書人員有了進一步的提升，在個人思想上成熟而有能力地輔助領導讓企業更有利的向著繁榮富強的方向發展。而對于以上文秘人員對信息時代適應性的研究與探索提供一定的借鑒作用，具體的實施過程還需要根據企業的秘書人員的實際情況具體情況具體分析，再進行進一步的完善和改進，從而一層一層的向成功邁進。

　　辦公文秘職能

　　工作管理

　　能依工作的輕重緩急排定優先級，妥善運用自己的時間與資源，有效管理工作流程及進度。

　　認真負責

　　確實達成工作職責及要求，能勇于承擔自己的錯誤或失敗，不歸咎他人并努力改善。

　　主動積極

　　不需他人指示或要求能自動自發做事，面臨問題立即采取行動加以解決，且為達目標愿意主動承擔額外責任。

　　顧客服務

　　對顧客展現服務熱忱，有效滿足顧客需求、解決顧客問題，進而提高顧客滿意度。

　　誠信正直

　　為人坦誠，確實遵守組織規定與社會規范，信守承諾且言行一致。

　　適變能力

　　對工作內容或環境的改變能夠保持鎮定，嘗試了解改變的原因并以開放態度面對，有效調整行為且維持應有的工作表現。

　　問題解決

　　能夠掌握問題核心，精確解讀訊息做出結論，尋求適當解決方案 ，衡量利弊得失并采取實際行動以排除障礙。

　　壓力承受

　　面臨工作壓力能夠使用適當方法加以紓解，并維持應有的工作表現與人際關系。

　　溝通協調

　　能視談話對象有條理地清楚表達想法，除確保對方專注聆聽及充分了 解，并可正確解讀、響應、厘清他人所傳達的訊息以取得共識。

　　辦公文秘就業前景

　　(1)客戶服務與管理方向

　　本就業方向需要具有較強客戶服務理念，較強客戶管理與開發能力，較強營銷活動組織策劃、人際溝通與現代信息管理能力，能為所在組織系統創造服務附加值的高等技能型專門人才。

　　(2)商務行政助理方向

　　本就業方向需要具有嚴謹踏實、謙遜誠懇、耐心細致，掌握組織系統日常辦公事務處理技能的行政助理類高等技能型專門人才。

　　(3)公關秘書方向

　　本就業方向需要具有較強的商務活動策劃和組織能力，較強的公關與商務談判能力，熟悉公關工作事務，能為組織創造良好的公眾形象的高等技能型專門人才。

　　辦公文秘工作

　　(一)

　　1、簡單的辦公室管理

　　2、文書起草、有一定文字功底

　　3、熟悉office辦公軟件，打字速度快

　　文秘有行政文秘和企業文秘等幾種，它們之間既有相同或相似之處，又有不同之處。

　　如果做行政文秘，除具備公文寫作能力、電腦文字處理能力之外，要有較為扎實的文字功底，還要對該行政機關(政府部門)的業務以及與業務有關的法律法規有一定的了解。

　　如果做企業文秘，應具備企業合同、協議等文本的起草能力，有一定的速記能力，有一定的法律法規功底，當然更要有操作電腦、文字處理的基本能力。

　　(二)

　　1 接聽、轉接電話;接待來訪人員。

　　2 負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

　　3 負責總經理辦公室的清潔衛生。

　　4 做好會議紀要。

　　5 負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。

　　6 負責傳真件的收發工作。

　　7 負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。

　　8 做好公司宣傳專欄的組稿。

　　9 按照公司印信管理規定，保管使用公章，并對其負責。

　　10 做好公司食堂費用支出、流水帳登記，并對餐費做統計及餐費的收納、保管。

　　11 每月環保報表的郵寄及社保的打表。

　　12 管理好員工人事檔案材料,建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續。

　　13 社會保險的投保、申領。

　　14 統計每月考勤并交財務做帳，留底。

　　15 管理辦公各種財產,合理使用并提高財產的使用效率,提倡節儉。

　　16 接受其他臨時工作。

　　(三)

　　文秘是要能干且漂亮的,要寫得一手好文章,英文好.懂得與客戶溝通,必要時要應酬。

　　這一行是不太好做，什么都要做，不管是好與壞公與私，只要老板叫你做你就得做，外面太陽多么大要出門時還是得出門。

　　1.負責人事處文秘、公章管理。

　　2.開具各種信函(包括行政介紹信、證明等)和干部(工人)調動通知。

　　3.負責各種文件和通知的收發和督辦工作。

　　4.負責本部門的信訪接待和日常事務工作。

　　5.負責人事檔案和文書檔案的管理工作。

　　6.協助做好人事統計報表的統計工作。

　　7.負責人事處網頁的維護和文件、表格的錄入工作。

　　8.做好本部門計生、安全保衛、保密等工作。

　　9.完成處領導交辦的其他工作。

　　(四)

　　1.擬定、辦理公文

　　擬定公文是指根據領導者意圖和領導班子的決定精神起草公文或在領導者主持、指導之下，起草領導講話稿。

　　擬定公文是秘書工作的傳統職能。現代社會，擬定公文更成為秘書工作的一項極其重要的日常工作。因為公文具有發布政令、傳達意圖、溝通情況、憑證記載等重要功能，因此，擬定公文是一項非常嚴肅的工作，秘書人員應該以高度的責任心對待。

　　辦理公文簡稱辦文，是圍繞公文的形成、處理、管理所進行的全部工作，反映了公文在機關內部處理的全過程。

　　辦理公文是秘書工作中一項最基本的工作內容，大致可以分為發文處理和收文處理兩類。其中，發文過程包括擬制、核簽、繕印、審核、簽發、立卷、歸檔等主要環節;收文過程包括簽收、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、立卷、歸檔等主要環節。在日常工作的發文和收文過程中，秘書人員都要按照黨和政府頒布的公文處理條例、法規和標準辦理，做到分工合理、責任明確，確保公文處理過程的嚴謹、規范、優質、高效，為公文發揮應有的效能創造條件。

　　2.辦理組織會務

　　辦理組織會務簡稱辦會，是指機關秘書部門或臨時設立的會議秘書機構辦理與會議有關的各類具體事務，目的是為領導人開好會議做會前、會中和會后的各種綜合輔助性服務。辦會過程中應主要做好以下工作：一是會議議題的協調與安排，應與各方面協調聯系，將會上討論決定的事項預先整理形成文件形式后，再將其中已經立題的成熟文件交給主管領導，決定是否提交會議討論;二是會議的統籌安排，即從整體上安排好會議的各項方面事宜，如會議時間、地點、議程、參加人員、會場布置等;三是會議文件材料的印發、傳遞、清退、立卷、歸檔等;四是會議期間的各項服務;五是會議善后工作，如整理會議記錄、編寫簡報和會議紀要、督促檢查會議決策的落實等。

　　3.調查研究工作

　　調查研究工作是指圍繞中心工作，針對當前領導關心和急需解決的有關問題，調查了解相關情況，并進行分析研究，寫出調查報告呈交給領導機關或領導人。這是發揮秘書工作的參謀、助手職能，直接為領導決策服務的一項重要工作。

　　每一項調查研究均應做好調查準備、調查實施和調查總結收尾這三個階段的工作。其中，準備階段應根據領導工作的需求確定調查題目，擬制提綱;實施階段要注意選準調查研究對象，采用多種方式，廣泛搜集、認真整理、深入研究調查得來的材料;總結收尾階段就是對調查研究工作進行整體分析，在以前階段工作的基礎上，寫出調查報告。

　　4.信息處理工作

　　秘書信息處理工作是指按照黨政領導機關工作的要求，采集與處理信息，為領導正確決策和實施決策服務的一項工作。凡是領導工作中要掌握的各種動態、情況以及實際工作領域中帶有苗頭性、傾向性的問題，都需要收集并及時反饋給領導部門。

　　開展信息處理工作首先要建立和健全信息網絡，這是搞好信息處理工作的基礎;其次要建立一支德才兼備、思路開闊、反應敏捷，具有較強的觀察和分析問題能力的信息員隊伍;最后要實現信息處理工作手段的現代化，以便快速傳遞和處理信息。開展信息處理工作應確保信息的收集、加工、存儲、輸出、反饋等基本環節的工作質量。

　　5.溝通協調工作

　　對秘書工作而言，溝通協調工作的內容極為廣泛，依據協調對象劃分，有對上的協調(即對領導者之間和領導機關之間的協調)、對下的協調、同級之間的協調、上下級雙方的協調、同屬部門的協調、業務工作的協調等，而其中最常見的是業務工作的協調，如會議協調、公文活動協調、事項協調等。總之，凡是與領導決策和指導工作有關事項的協調，均屬于秘書工作的業務范圍。開展秘書協調工作時，可以利用的方式有電話協調、送文上門協調、請人進門協調、登門拜訪協調、召開會議協調等。

　　6.信訪接待工作

　　信訪接待工作是處理群眾來信和接待群眾來訪工作的總稱，是各級黨政機關、企事業單位、社會團體的秘書工作的一項經常性的重要工作。收到群眾來信，要及時拆封，認真閱讀，做好摘記，準確交辦，按“分級負責，歸口辦理”的原則妥善處理或轉交有關部門辦理。有群眾來訪時，要熱情接待，認真聽記，恰當處理。

　　7.監督檢查工作

　　監督檢查工作的主要內容分為三個方面，即對黨的路線、方針、政策和黨政機關工作部署落實情況的督促檢查;對領導人批辦事件承辦情況的督促檢查;對文件和會議事項的督促辦理。監督檢查工作的具體做法主要包括催辦檢查、實地調研、日常查辦、綜合反饋等工作形式，其工作的最基本的方式就是向下了解情況，向上反映情況。

　　8.公務接洽工作

　　公務接洽工作是指辦理領導機關、平行單位、下級組織與本機關聯系公務事宜的接洽工作。這是黨政機關、企事業單位、社會團體均不可缺少的一項工作，是作為機關“窗口”的秘書工作經常性的重要工作內容，主要包括：承辦處理各機關單位直接派人或通過電話形式來本機關商洽或聯系的公文事宜，有協助聯絡公務，安排領導人接見，答復詢問，落實承辦單位，解決來訪者食宿、交通等事項。為確保公務接洽工作的順利進行，秘書人員應做到忠于職守、認真執行交接班制度和請示報告制度，做好值班日記和電話記錄。同時，還應熟悉領導者情況，與有關部門保持密切聯系。此外，還應善于處理人際關系。

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