企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)功能詳解
辦公自動化(OA)系統(tǒng)的推廣，是規(guī)范企業(yè)辦公自動化軟件，推動企業(yè)走向規(guī)范化;使企業(yè)在經(jīng)營過程中不斷的增收節(jié)支;在提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，增強(qiáng)企業(yè)競爭能力等方面起到了不可估量的作用。
系統(tǒng)主要包括收文管理、發(fā)文管理、檔案管理、情況報(bào)告管理等四個(gè)主要功能模塊。其操作界面采取統(tǒng)一入口，分項(xiàng)設(shè)置的模式。
1、界面功能
⑴我的工作
用戶在每日開機(jī)進(jìn)入辦公自動化子系統(tǒng)時(shí)，系統(tǒng)自動將與用戶有關(guān)的事務(wù)給予列出。對于需要辦理的具體事務(wù)，用戶可以在該模塊的待辦工作下簽收進(jìn)行辦理，也可以擊點(diǎn)啟動新任務(wù)錄入相應(yīng)的`信息，如對文書可以進(jìn)行收文登錄，對普通用戶可以進(jìn)行發(fā)文擬稿或情況報(bào)告擬稿。用戶還可以通過查詢檢索用戶本人經(jīng)手處理的文件或權(quán)限范圍內(nèi)的文件，包括：收發(fā)文、情況報(bào)告等。同時(shí)，對于檢索的結(jié)果可跟蹤文件的辦理過程，必要時(shí)可對相應(yīng)步驟進(jìn)行催辦，對文件辦理人發(fā)送催辦信息。
⑵待辦工作
需要當(dāng)前用戶辦理但未簽收的工作。
⑶在辦工作
指正在辦理但還未辦畢的工作。
⑷辦畢工作
顯示當(dāng)前用戶已經(jīng)辦畢，而下一下接收人還未簽收的工作信息。此信息主要用于文件的取退回。
⑸催辦信息
對當(dāng)前用戶正在辦理的工作進(jìn)行催辦，以督促相關(guān)人員抓緊辦理。
⑹啟動新工作
對新的工作任務(wù)的辦理，如：收文登錄、發(fā)文擬稿等。
⑺查詢
可通過各種條件及其組合對經(jīng)手過的文件進(jìn)行查閱、辦理和打印。
2、模塊功能
⑴發(fā)文管理
該模塊根據(jù)機(jī)構(gòu)的不同可以設(shè)置相應(yīng)的發(fā)文流程，具有方便、靈活的特點(diǎn)。并且在各個(gè)辦理環(huán)節(jié)具有流程跟蹤、痕跡保留的功能。每一個(gè)辦理人員都可以對經(jīng)手文稿的辦理狀態(tài)進(jìn)行追蹤，有效利用word的修訂顯示功能對辦理過程中的修改審核信息進(jìn)行保留記錄。正式文件生成后將不能再被編輯，只能被查詢，打印。同時(shí)，系統(tǒng)還將該數(shù)據(jù)庫中的文件按照文件的相關(guān)屬性分類列出。作為收發(fā)總文書可以通過發(fā)文管理的系統(tǒng)設(shè)置以及發(fā)文號管理、發(fā)文格式進(jìn)行發(fā)文相應(yīng)的設(shè)置，并通過該數(shù)據(jù)庫的存取控制表給領(lǐng)導(dǎo)設(shè)置成可以查閱全部的公文。該功能實(shí)現(xiàn)是由以下角色：擬稿、審稿、會簽、核稿、簽發(fā)、封發(fā)、傳閱、歸檔通過組合定義完成的。
⑵收文管理
收文辦理的工作流程設(shè)置同樣靈活，不同機(jī)構(gòu)可以任意設(shè)置本單位的流程。各個(gè)辦理環(huán)節(jié)都可以追蹤文件辦理情況，方便快捷查閱文件及其辦理意見。文件批轉(zhuǎn)具備多級機(jī)制。對于逾期未辦理的文件具有催辦功能。其功能實(shí)現(xiàn)是由以下角色：登錄、擬辦、運(yùn)轉(zhuǎn)、閱辦、歸檔組合定義完成的。
⑶情況報(bào)告管理
用戶可以通過該功能模塊草擬、審核、運(yùn)轉(zhuǎn)、辦理內(nèi)部的情況報(bào)告。總文書可以通過情況報(bào)告的系統(tǒng)設(shè)置以及文號管理、模板管理、編號格式等功能進(jìn)行情況報(bào)告的相應(yīng)設(shè)置，并通過該數(shù)據(jù)庫的存取控制表給領(lǐng)導(dǎo)設(shè)置成可以查閱相關(guān)范圍的簽報(bào)。
⑷檔案管理
檔案管理是按省公司的要求重新開發(fā)設(shè)計(jì)的功能模塊，該模塊采用了全新的系統(tǒng)設(shè)計(jì)新概念，淡化了檔案類型的管理模式，強(qiáng)化了檔案的文件歸卷、檔案利用的管理形式，檔案管理員利用該功能模塊可以實(shí)現(xiàn)檔案的登錄、組卷、合卷、分卷、檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱、專題管理、打印各種檢索工具、銷毀等管理。同時(shí)對于單個(gè)文件也可以迅速實(shí)現(xiàn)歸卷、查閱、屬性修改等文檔管理，最終實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。同時(shí)，根據(jù)檔案類型又分文書檔案、科技檔案、財(cái)會檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案、照片檔案等模塊,并且可根據(jù)需要用戶可自行設(shè)計(jì)檔案類型、錄入表單內(nèi)容以及報(bào)表打印內(nèi)容等。
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