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OA系統如何選型才能少走彎路

時間:2022-12-26 07:42:07 辦公自動化 我要投稿
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OA系統如何選型才能少走彎路

  OA系統的使用關系到企業全員的使用體驗,好的OA選擇能夠事半功倍,那么又該如何正確的進行OA選型呢?小編綜合了許多OA選型企業的經驗,梳理了一些必備的OA選型“套路”,以免企業未來少走彎路。

  1. 品牌為先,綜合考量選型

  OA行業經歷二十年的發展,品牌格局已經基本穩定。品牌影響力可以反應出產品質量、功能應用成熟度、售后服務等方便能力的強弱,企業用戶通過品牌可以更便捷的對OA做出綜合評價。有數據顯示,品牌影響力已經是采購OA的首要考量因素。

  除了品牌之外,影響OA選型因素的還有OA的技術架構,OA產品的開放性、易用性等;產品使用體驗、OA的價格等等;總之,OA選型是一個以品牌為先,各方面因素綜合考慮的過程。

  2. 理清需求,時刻做好溝通

  企業要用好OA系統,首先要確定自己的需要,包括當前的核心需求以及未來幾年的潛在需求。需求確定要具體、集中,不要泛泛,比如我就想提高工作效率。這些需求不清楚是無法選擇適合自己的OA的。

  OA系統實施之后經常會遇到的一些典型問題如流程梳理、管理對接、系統設置、需求變更乃至二次開發等。其中最困難的兩個問題恐怕還是管理對接和需求變更,前者是如何將OA系統與企業的管理實踐完美融合,通過OA系統實現管理制度的落地和保障執行。后者是如何對需求變更進行有效的管理,既確保項目的順利實施和按期交付,又滿足用戶合理的個性化需求。

  OA系統的應用應該循序漸進、堅持不懈。它要完全融入企業需要一個過程,不是一蹴而就的。只有按照既定的目標,一步一步去實現,才能夠達到預期效果。另外,OA系統只是一個工具,首先需要企業有正確的組織文化和管理制度,指望OA系統來變革企業管理是不現實的。它只能是協助企業管理,完善企業管理,提升企業管理。它需要企業至上而下持續的支持和堅持。

  不管是什么問題,解決之道都在于溝通,包括廠商實施人員和企業項目主管間的溝通,以及企業內部各相關人員的溝通。溝通建立在坦誠和理解的基礎上,只要溝通順暢了、到位了,那么問題就容易解決。

  3. 充分試用,把握OA核心功能

  不要完全相信方案,那么相信什么呢?產品。只有認真的研究、測試產品,才是了解一個產品最有效、最直接的辦法。

  在OA軟件行業,有遠見的廠商一直在大力提倡和鼓勵用戶試用產品。企業不妨結合這種試用手段,將自己的核心需求,將代表性的流程、表單、報表等功能試用一下,再看看操作是否容易上手。如果感覺差不多,就可以和廠商進一步溝通,如果差距太大,那么就可以放棄了。

  當然也有一些選型者在試用的過程中更加搖擺不定,總覺得哪種功能都好。這個時候就需要把握自己的核心需求了。選型者必須帶著目的和問題去試用,這樣才有針對性,才能和自己的需求相匹配。可能有的系統看起來不錯,卻并不適合自己。

  4. 正確估算成本,不做一錘子買賣

  很多客戶的CIO或者信息化負責人,在評估OA軟件的成本是,只是簡單的考慮到公司在OA軟件項目上的預算和供應商的報價,而忽視了OA軟件部署的軟硬件環境成本、軟件實施過程中參與人員的時間成本、培訓成本、將來的維護難度和服務成本、將來數據集成的開發成本、升級成本和數據遷移成本等等,因此往往陷入“撿了芝麻、丟了西瓜”的尷尬境地。

  OA辦公系統不是一次性投資,而是一個持續的投資過程,除非你采購系統后,對系統不做任何的改動,也不需要任何服務。對某些企業來說,系統使用的后期成本都可能會超過采購成本,這都是正常現象。

  會有哪些后期成本呢?主要是實施的成本、二次開發的成本、增加用戶賬號的成本,以及正常服務的成本。中國企業交納服務費的意識非常淡薄,因此主要成本還是集中在前幾項。對選型者來說,必須清楚的了解這幾項成本的構成,以及收費方式,提前做好預案和準備,否則當后期廠商提出收費的時候,就會非常被動。

  關于OA軟件選型過程中的采購成本,行業內的潛規則是:去掉最便宜的,去掉最貴的,選擇綜合成本受控的廠商。選擇產品競爭力強的產品,是最有效的成本控制措施,盲目追求低成本而選擇低價產品,和盲目追求高價格以尋求心理保障,都是不可取的。

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