辦公自動化的現狀及其發展趨勢

　　辦公自動化已經成為目前機構和組織辦公的主要手段，在機構的運轉和發展中扮演重要的角色，同樣也成為管理者們關注的重點目標。下面是YJBYS小編搜索整理的關于辦公自動化的現狀及其發展趨勢，歡迎參考閱讀，希望對大家有所幫助!想了解更多相關信息請持續關注我們應屆畢業生培訓網!

　　一、辦公自動化的概念

　　辦公自動化(OA)(以下簡稱“OA”)就其起源、產生的背景來講，伴隨電子產品和設備的發展和在辦公實踐中的應用，使辦公室的工作能夠自動化進行，最開始時候主要是以解決政府機關和大公司單位的檔案、文件，通過辦公自動化應用更加輕松和短時間的進行大量文件、檔案的處理。辦公自動化OA作為―個術語是由DS哈特于1936年首先提出來的。我國的辦公自動化發展和應用于1985年首次辦公自動化規劃討論會上提出的。辦公自動化的開展和應用實際意義上為通訊設備(電話、傳真機)，計算機技術、信息技術與行為科學、管理科學等先進科學技術及電子設備應用在辦公室的各種工作和各種活動，幫助整理、統計和提高工作效率、質量等。最主要的目的是為提高工作效率、工作質量;減輕工作負擔，改善工作環境和提高工作者的工作積極性。

　　二、OA的發展

　　辦公自動化最早是起源的國外，伴隨我國的辦公水平和科學技術的提高，20世紀70-80年代我國才逐漸提出辦公自動化概念和開始實施辦公自動化管理，辦公自動化主要是通過計算機、打印機、復印機進行相關信息的管理、傳送、儲存等，重點是進行文件管理和編輯。但伴隨計算機技術的不斷發展和進步， 90年代后期互聯網逐漸廣泛應用于機構的辦公，從而能夠更加有效快速的獲得相關資料和進行管理，同時對不必要的文件和資料不必進行打印，減少儲存空間的同時減少辦公耗材的浪費。利用互聯網進行各個機構和部門的監督和管理還能夠有效的提高監管力度和效果，減少信息傳遞過程的時間和過程，從而提高辦公人員的工作效率，減輕工作人員的辦公負擔。

　　伴隨近些年人們對環保的重視和關注，如今辦公室內提倡低碳無紙化辦公，主要是減少辦公室內文件的打印、降低紙張的浪費，節約辦公用紙等，能夠不進行打印的文件盡量應用單子版通知和進行相關信息的轉達。上報相關信息盡量以電子版的形式進行傳送，降低辦公紙張的使用。

　　三、OA存在問題

　　各個機構辦公人員的文化水平不一，導致在進行辦公自動化的實施中存在一定的障礙。部分年齡較大的工作人員由于生活在傳統辦公的時間較長，因此對辦公自動化和無紙化辦公缺少認識和學習，對應用辦公自動化存在抵抗情緒和消極態度，在計算機和互聯網的應用中存在一定的障礙。僅能夠進行計算機的單機操作、還繼續傳統的辦公方式，不能進行電子版文件和相關信息的上報操作。

　　四、OA發展趨勢

　　伴隨互聯網的廣泛應用，辦公自動化的計算機應用已經得到普及，同時應用互聯網進行辦公也逐漸成為趨勢化發展。面對越來越多的電視會議、電話會議、視頻會議的開展，辦公自動化互聯網辦公已經成為工作中必不可少的。以后辦公自動化發展的趨勢應逐漸趨于數字化、網絡化發展逐漸替代傳統的辦公模式。同時伴隨越來越多互聯網和計算機的應用，互聯網安全逐漸得到管理者們的關注，對于上傳和下載信息的安全問題，管理者們尤為重要，尤其是涉及到機構內秘密文件和信息的處理和保管。安全系統的建立主要為：

　　(一)相關信息的保密和安全性，在實際工作中應保證相關文件的'上傳和下載過程中安全可靠，具備相關的可查詢的記錄，在出現相關信息的安全問題時可進行記錄的查詢，保證操作人員不能夠進行行為的抵賴。確保在辦公過程中的保密性，無授權不能隨意進行相關資料和文件的獲取，降低保密文件和信息的共享，防止重要文件和信息被篡改。

　　(二)安全系統的完善和建立，在計算機和互聯網的應用中應注意本系統和部門計算機，安全系統的完善和修復，應定期對本機構計算機和互聯網安全進行維護，保證計算機和互聯網使用中的安全和保密性，防止不法分子或是黑客進行攻擊導致系統癱瘓，重要信息和文件丟失導致嚴重損失。我國目前主要的互聯網安全措施主要是依據計算機情況建立防火墻，阻擋惡意木馬、病毒的攻擊和竊取相關的信息和文件。同時對在文件夾的傳輸和下載中，存在安全隱患的文件等，阻擋其進行收發和使用，更高層的監管為公安部門的監管，對管轄區域內不安全網絡和數據管理系統進行監管，控制違法網站和不良信息的傳播。能夠有效的保證在應用網絡中所有信息和相關文件的安全性和保密性，減少不發分子竊取機密文件進行違法活動。

　　綜上所述，今后辦公自動化的發展主要為數字化、安全信息管理化發展，實現完全辦公自動化和無紙化辦公，在對辦公自動化優化的同時應注意對工作人員計算機和網絡知識管理方面的培養，提高安全意識、增加對網絡安全的重視。在降低辦公成本、增加辦公效益、改善辦公環境、減輕辦公負擔的情況下，使辦公室工作者們能夠有個更加輕松、愉快、安全、穩定的辦公環境。因此，辦公自動化發展是目前辦公管理必然發展的趨勢，讓辦公更加人性化獲得更高的辦公效率，付出最小的辦公成本。

　　擴展：辦公自動化管理辦法

　　為加快我局辦公自動化建設的深入開展，各部門要充分運用高科技手段，為科研、行政及后勤管理服務，提高辦公效率，優化辦公質量。現對我局辦公自動化管理作如下規定（試行）：

　　一、總則

　　辦公自動化是以電腦為核心的復雜的“人與機”信息處理系統，它集管理、控制、服務等功能于一體，是一門受時代科技支持的綜合性的應用技術學科，加強和加快辦公自動化建設，是促進辦公業務迅速向前發展的物質基礎。加大辦公自動化建設的力度，擴大其應用的覆蓋面和應用能力，是提高辦公效率，優化服務質量的有效措施。

　　加快全局辦公自動化建設是當前的一件大事，是十分重要和非常必要的。加快辦公自動化建設，首先要進行管理思想的變革，特別是領導干部更要轉變觀念，力求達到管理的科學性和有效性。

　　各級領導要高度重視，加強領導，將此項工作列入工作日程，立足于現代化辦公管理，從自身做起，從身邊做起，發揮局內網功能，實現辦公自動化、標準化管理。

　　各部門主要領導負總責，針對辦公自動化管理人員技能、素質欠缺的實際，配合局信息中心采取多種形式，加強對辦公自動化管理人才的培養、提高，使他們掌握辦公自動化的基本知識和技能，成為本部門辦公自動化建設的技術骨干，并帶動全部門人員掌握辦公自動化技術，努力促進全局辦公自動化人才培養的現代化，使辦公自動化系統應有的效率得到高效發揮。

　　二、辦公自動化范圍

　　㈠、日常辦公

　　1、能迅速處理各種文書、資料，包括輸入、翻譯、編輯、拍板、修改、打印、儲存等功能的文字信息處理；

　　2、能收集、生成報表統計、賬目計算、日常事務管理的數據信息處理；

　　3、能高效率、大容量地登記、分類、儲存、檢索各種信息資料的信息查詢；

　　4、能在網上下載資料、發布信息、傳遞文件，運用電子信箱進行網絡通信等處理。實現公文、檔案、秘書、信息宣傳、辦公等日常工作全程網絡化、無紙化。

　　㈡、環境管理、科研

　　1、制作多媒體（cAI）課件及數據庫的開發與利用；

　　2、合理使用局內網作為寬帶高速的網絡平臺，開發和利用具有辦公自動化功能的應用軟件，將辦公自動化系統引入機關領導及有關行政、科研、管理部門的辦公桌面；

　　3、充分利用信息技術和發揮局內網的作用，實現全局的資源共享，為全局辦公自動化系統服務；

　　4、通過Tnterent實現局內網與各個部門、上級部門的互連，實現政務信息和科研成果資源共享。

　　三、安全保密要求

　　安全是辦公自動化正常運行的基本要求，它既是一個技術目標，又是管理目標。保密是電訊、文字儲存、傳輸系統必須保證的工作前提，作為辦公自動化主體技術的計算機技術本身包含著不安全因素，這些不安全既有系統自身的，也有人為地，因此全局在辦公自動化建設過程中，必須做到：

　　1、堅持安全保密原則，建立辦公自動化系統安全保密原則，建立辦公自動化系統安全保密工作的科學管理體系。

　　2、局成立計算機安全保密工作領導小組，加強對計算機、磁盤秘密載體的規范管理，杜絕設備技術故障，消除環境不安全因素。

　　3、完善保密配套設備和保密工作督察制度，改變傳統辦公方式，實現標準化、規范化管理，建立起新的科學的工作秩序。

　　要以加快辦公自動化建設為契機，帶動全局信息化建設，在工作中，做到運行—提高—再運行—再提高，使各項系統發揮實效，根據局機關管理系統設置、信息流量、人員素質、工作環境等方面的條件，堅持實事求是，科學規范，合理簡化，分工協作，職責落實，使之能夠方便地利用交互式多媒體系統，及時了解第一手資料，完成有關辦公事務和程序，并為局領導做出科學決策提供依據的辦公自動化系統，從根本上推進全局管理思想和管理方法的科學化，提高管理水平和工作效率。

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