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如何提高你的工作效率
在學(xué)習(xí)、工作或生活中，大家都有工作的經(jīng)歷吧，下面是小編為大家收集的如何提高你的工作效率，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
1、搞清楚工作的目標(biāo)與要求，可避免重復(fù)作業(yè)，減少錯誤的機(jī)會
你必須理清的問題包括：我現(xiàn)在的工作必須做出哪些改變？可否建議我，要從哪個地方開始?我應(yīng)該注意哪些事情，避免影響目標(biāo)的達(dá)成?有哪些可用的工具與資源？
2、懂得拒絕別人，不讓額外的要求擾亂自己的工作進(jìn)度
對于許多人來說，拒絕別人的要求似乎是一件難上加難的事情。拒絕的技巧是非常重要的職場溝通能力。
在決定你該不該答應(yīng)對方的要求時，應(yīng)該先問問自己：“我想要做什么？或是不想要做什么？什么對我才是最好的？”你必須考慮，如果答應(yīng)了對方的要求是否會影響既有的工作進(jìn)度，而且會因?yàn)槟愕耐涎佣绊懙狡渌?而如果你答應(yīng)了，是否真的可以達(dá)到對方要求的目標(biāo)？
3、主動提醒老板排定優(yōu)先級，可大幅減輕工作負(fù)擔(dān)
“手邊的工作都已經(jīng)做不完了，又丟給我一堆工作，實(shí)在是沒道理。”但是有沒有可能問題是出在你自己身上？你有沒有適當(dāng)?shù)胤从痴鎸?shí)情況?如果你不說出來，老板就會以為你有時間做這么多的事情。況且，他可能早就不記得之前已經(jīng)交待給你太多的工作。老板其實(shí)是需要被提醒的。
你當(dāng)然不可能同時完成這么多的工作，為什么不主動地幫助老板排定工作的優(yōu)先級？你不是不做，但是凡事有先有后。提醒一點(diǎn)，討論的過程中必須時時站在主管的立場思考，體諒他所面臨的壓力。你該做的是協(xié)助主管解決問題，而不是把問題推給主管。當(dāng)然，更不應(yīng)該自己承受問題。
4、報(bào)告時要有自己的觀點(diǎn)，只需少量的信息即可讓老板感到滿意
多數(shù)人在向主管或是老板報(bào)告時，總是擔(dān)心信息不夠多，“萬一老板問起來，答不出來，該怎么辦?”根據(jù)商業(yè)心理顧問公司的心理學(xué)家約翰維佛所進(jìn)行的研究，有10%到15%的人在面對老板時會有恐懼的心理，而且如果向老板報(bào)告時手中的數(shù)據(jù)不夠多，感到恐懼的人數(shù)比例又會更多。
其實(shí)，這種擔(dān)憂是多余的。太多的信息會變得沒有重點(diǎn)，如果又缺乏解釋，對于老板一點(diǎn)幫助也沒有。“內(nèi)容精簡，切中要點(diǎn)，最重要的是能夠幫助我快速地做決策。”這是約翰遜詢問多位資深主管對于簡報(bào)內(nèi)容的要求時，所得出的普遍性結(jié)論。
你要做的是利用重要的信息或是數(shù)據(jù)提出解釋，一定要有自己的觀點(diǎn)，而不是模棱兩可的描述。向老板報(bào)告時，要能精準(zhǔn)地掌控時間。
5、簡報(bào)時增加互動的機(jī)會，可縮短簡報(bào)的內(nèi)容與報(bào)告的時間
真正成功的簡報(bào)在于清楚而正確地傳達(dá)信息，創(chuàng)造溝通與對話的機(jī)會，進(jìn)而讓對方因?yàn)槟愕暮唸?bào)內(nèi)容而改變思維、決策或是行動。因此，重點(diǎn)不在于簡報(bào)，而是溝通的質(zhì)量。你不只是“報(bào)告”，而是要引發(fā)雙向的對話，試圖影響對方。
在做任何的簡報(bào)之前，你必須思考以下三點(diǎn)原則：希望聽眾聽完簡報(bào)之后記得哪些重點(diǎn)?聽眾會有什么樣的感受?你希望他們聽完簡報(bào)之后有什么樣的決定?
接下來就是實(shí)際的制作問題了。最好的開始方式，就是把聽眾想知道的重點(diǎn)轉(zhuǎn)換為問題，這樣不僅可以立即吸引聽眾的注意力，更可以大幅度地減輕你的工作負(fù)擔(dān)。簡報(bào)的過程不應(yīng)只有你一個人在說話，提出問題，可以讓你和觀眾有互動的機(jī)會。這樣一來，50分鐘的議程你只需要準(zhǔn)備30分鐘的簡報(bào)內(nèi)容，其余的時間應(yīng)該是與聽眾互動。
6、有效過濾郵件，讓自己的注意力集中在最重要的信息上
正確的過濾流程，第一步是先看信件主旨和寄件人，如果沒有讓你覺得今天非看不可的理由，就可以直接刪除。這樣至少可以刪除50%的郵件。第二步開始迅速瀏覽其余的每一封信件的內(nèi)容，除非信件內(nèi)容是有關(guān)近期內(nèi)(例如兩星期內(nèi))你必須完成的工作，否則就可以直接刪除。這樣你又可以再刪除25%的信件。
7、郵件內(nèi)容盡量精簡，節(jié)省寫信的時間并增加對方響應(yīng)的機(jī)會
“最容易閱讀、理解與回復(fù)的信件，最吸引我的注意。”這是約翰遜在實(shí)施“追求簡單”的研究計(jì)劃時，一位資深主管對于電子郵件使用習(xí)慣的回答。
你必須利用最小的空間、最少的文字，傳遞最多、最重要的信息，而且必須更容易閱讀，節(jié)省對方的時間。該怎么做呢?你必須：⒈把每一封電子郵件的內(nèi)容限制在大約在8到12句的范圍內(nèi)。2超過20個字就應(yīng)換行。3如果超過3行必須空行。
8、當(dāng)沒有溝通的可能時，不要浪費(fèi)時間想要改變
不論你提出什么樣的想法或意見，每一次都是吃了閉門羹。如果真的遇到這樣的主管，完全沒有溝通的可能時，這時候你就不必再浪費(fèi)時間或精神做無謂的溝通或是嘗試改變。這時你必須做出選擇：你是否能夠接受這樣的工作環(huán)境，凡事只依照主管的意見做事，還是你比較喜歡有自己發(fā)揮的空間。這是選擇的問題，無關(guān)乎好與壞。
9、只要取得信任，不需要反復(fù)的溝通，同樣可爭取到你要的資源
老板對你的信任來自你解決問題的能力。所以你必須從不同的角度去思考：什么是讓你的老板感到最頭痛的問題？是無法依照原定計(jì)劃完成，還是無法掌控情況，對于未來感到不確定?是希望員工能夠做得更多，以降低成本?當(dāng)你在爭取預(yù)算時，必須先想清楚老板可能擔(dān)心的問題，作為你說服老板的理由，這是最有效的。
而且，不要只強(qiáng)調(diào)你的單位或是部門的需求，你爭取預(yù)算的目的是為了幫助老板解決問題，達(dá)成目標(biāo)。所以，你的重點(diǎn)在于老板所擔(dān)心的問題，而不是預(yù)算數(shù)字。
當(dāng)你第一次提出要求時，最重要的是讓老板了解你的提案，會議時間越短越好，最好不要超過15分鐘的時間。千萬不要在第一次提案的時候就直接要求需要多少預(yù)算，這樣通常不會有太高的成功率。你的目標(biāo)應(yīng)該是有第二次討論的機(jī)會。如果老板愿意再次討論預(yù)算的問題，通常成功機(jī)會可高達(dá)八成以上。
10、專注工作本身，而不是業(yè)績評量的名目，才能真正有好的表現(xiàn)
你要做的只有以下兩件事情：
1）至少每個月詢問你的主管：“我做得如何？”盡量提出具體的問題，例如：“老板對于我所排定的進(jìn)度是否有什么意見？”“我想會議流程非常順暢，你認(rèn)為還有地方要改進(jìn)的嗎？”
你應(yīng)該隨時和主管溝通自己的工作表現(xiàn)，而不是只有在每年一次的業(yè)績評量，這樣你可以事先知道自己的缺點(diǎn)在哪，及時做出改正，同時也可以了解主管的期望。
2）至少每個月詢問：“原先的工作安排有沒有必要調(diào)整?”也許你的目標(biāo)是在年初，甚至是前一年年底所定下的，然而外在的環(huán)境有所改變，先前所設(shè)定的目標(biāo)勢必做出調(diào)整，所以應(yīng)該隨時確認(rèn)最優(yōu)先的目標(biāo)是哪些。
11.做好預(yù)先準(zhǔn)備
在開始工作之前，要做好充分的準(zhǔn)備，包括想好工作思路、制定好工作計(jì)劃、準(zhǔn)備好所需的資料和素材、做好與相關(guān)人員的溝通等。這樣可以避免在工作過程中遇到困難或打斷，提高工作的連貫性和效率。就像一位名人說過的那樣：“準(zhǔn)備是成功之母。”
軟件工具推薦：Evernote，一款強(qiáng)大的筆記軟件，可以幫助你記錄靈感、整理資料、制定計(jì)劃等。它就像你的第二大腦，讓你隨時隨地都能捕捉和管理信息。
12.制定計(jì)劃并執(zhí)行
制定計(jì)劃是提升工作效率的基礎(chǔ)，要根據(jù)自己的目標(biāo)和任務(wù)，合理安排時間和優(yōu)先級，明確每一項(xiàng)工作的內(nèi)容、步驟、期限和標(biāo)準(zhǔn)。制定好計(jì)劃后，要按照計(jì)劃執(zhí)行，不要拖延或改變計(jì)劃，除非有特殊情況。計(jì)劃就像一張地圖，指引著你前進(jìn)的方向和目的地。
軟件工具推薦：Todoist，一款簡潔易用的待辦事項(xiàng)軟件，可以幫助你管理日常任務(wù)、跟蹤進(jìn)度、設(shè)置提醒等。它就像你的個人助理，讓你隨時隨地都能掌控自己的時間和事務(wù)。
13.集中精力
集中精力是提升工作效率的關(guān)鍵，要在工作時盡量避免分心或干擾，如關(guān)閉不必要的通知、遠(yuǎn)離電子產(chǎn)品、選擇安靜的環(huán)境等。同時，要學(xué)會專注于一件事情，不要同時做多件事情或頻繁切換任務(wù)，這樣會降低工作質(zhì)量和效率。專注就像一把利劍，劈開了你前進(jìn)路上的所有障礙。
軟件工具推薦：Forest，一款專注管理軟件，可以幫助你培養(yǎng)專注習(xí)慣、擺脫手機(jī)干擾、記錄專注時間等。它就像你的專注伙伴，讓你在種下一棵樹的同時，也種下了成功的種子。
14.工作流程優(yōu)化
優(yōu)化工作流程是提升工作效率的方法之一，要根據(jù)自己的實(shí)際情況，找出工作中的瓶頸和浪費(fèi)，并尋找解決方案。比如，可以簡化復(fù)雜的步驟、使用快捷鍵或模板、利用自動化或外包等方式，減少不必要的時間和精力消耗。優(yōu)化工作流程就像是給你的工作打了一針強(qiáng)心劑，讓你的工作更加輕松和高效。
軟件工具推薦：Zapier，一款自動化軟件，可以幫助你將不同的應(yīng)用程序連接起來，實(shí)現(xiàn)各種自動化任務(wù)。它就像你的工作魔法師，讓你用最少的操作，完成最多的事情。
15.學(xué)習(xí)總結(jié)
學(xué)習(xí)總結(jié)是提升工作效率的途徑之一，要在完成每一項(xiàng)工作后，及時反思和總結(jié)，找出自己的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，分析自己的工作方法和效果，學(xué)習(xí)他人的經(jīng)驗(yàn)和建議，不斷改進(jìn)和提升自己的工作能力和水平。學(xué)習(xí)總結(jié)就像是給你的工作做了一次檢查和修補(bǔ)，讓你的工作更加完美和出色。
軟件工具推薦：Notion，一款全能的筆記軟件，可以幫助你記錄反思和總結(jié)、搭建知識體系、管理個人成長等。它就像你的個人圖書館，讓你隨時隨地都能獲取和分享知識。
16.利用碎片時間
利用碎片時間是提升工作效率的技巧之一，要充分利用每一段空閑的時間，做一些有意義的事情，如閱讀、學(xué)習(xí)、思考、整理等。這樣可以提升自己的知識和能力，也可以為下一次工作做好準(zhǔn)備。利用碎片時間就像是給你的工作加了一把火，讓你的工作更加快速和順暢。
軟件工具推薦：Pocket，一款閱讀軟件，可以幫助你收藏和閱讀感興趣的文章、視頻、網(wǎng)頁等。它就像你的個人雜志，讓你隨時隨地都能享受閱讀的樂趣。
17.排除干擾
排除干擾是提升工作效率的必要條件，要在工作時盡量減少或消除一切可能影響自己專注的因素，如噪音、溫度、光線、氣味等。同時，要學(xué)會拒絕或推遲一些無關(guān)緊要或不緊急的事情，如打電話、發(fā)短信、上網(wǎng)、聊天等。排除干擾就像是給你的工作打了一個屏障，讓你在一個安靜和舒適的環(huán)境中專心工作。
軟件工具推薦：Focus，一款專注管理軟件，可以幫助你屏蔽網(wǎng)站和應(yīng)用程序的干擾、設(shè)置專注時間和休息時間等。它就像你的專注導(dǎo)師，讓你在專注的同時，也不忘休息和放松。
18.對抗拖延癥
對抗拖延癥是提升工作效率的挑戰(zhàn)之一，要克服自己的惰性和恐懼，及時開始并完成每一項(xiàng)工作。為了克服拖延癥，可以采取以下一些措施：
設(shè)定明確和具體的目標(biāo)，并分解成小步驟；
給自己設(shè)定合理的期限，并遵守承諾；
給自己設(shè)定獎勵和懲罰機(jī)制，并執(zhí)行；
找到一個合適的伙伴或?qū)煟⒒ハ啾O(jiān)督和鼓勵；
調(diào)整自己的心態(tài)和情緒，并保持積極和樂觀。
對抗拖延癥就像是給你的工作打了一針強(qiáng)心劑，讓你的工作更加有動力和效果。
軟件工具推薦：Beeminder，一款目標(biāo)管理軟件，可以幫助你設(shè)定目標(biāo)、追蹤進(jìn)度、執(zhí)行獎懲等。它就像你的目標(biāo)守護(hù)者，讓你不敢偷懶，也不愿放棄。
19.平和心態(tài)
平和心態(tài)是提升工作效率的保障之一，要在工作時保持冷靜和理智，不要過于緊張或焦慮，也不要過于激動或沮喪。同時，要注重勞逸結(jié)合，適當(dāng)休息和放松，如深呼吸、做運(yùn)動、聽音樂、冥想等。這樣可以緩解壓力和疲勞，提高工作的愉悅度和效率。
平和心態(tài)就像是給你的工作打了一針鎮(zhèn)定劑，讓你的工作更加穩(wěn)定和順利。
軟件工具推薦：Headspace，一款冥想軟件，可以幫助你放松身心、提升專注力、改善睡眠等。它就像你的冥想導(dǎo)師，讓你在忙碌的工作中，也能找到一片寧靜和平衡。
20.整潔有序的工作環(huán)境
整潔有序的工作環(huán)境是提升工作效率的基礎(chǔ)之一，要保持自己的辦公桌、電腦、文件等工作用品的清潔和整理，避免雜亂無章和找不到東西的情況。同時，要選擇一個舒適和適合自己的工作場所，如溫度、光線、氣流等都要適宜，避免影響自己的工作狀態(tài)和效率。
整潔有序的工作環(huán)境就像是給你的工作打了一針美容劑，讓你的工作更加舒適和高效。
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