學校會計檔案管理制度

時間：2023-02-20 14:08:10 制度我要投稿

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學校會計檔案管理制度

　　在現在社會，越來越多地方需要用到制度，制度是指一定的規格或法令禮俗。什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編幫大家整理的學校會計檔案管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

學校會計檔案管理制度

學校會計檔案管理制度1

　　第一條會計檔案的范圍

　　會計檔案的范圍一般指會計憑證、會計數據、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等五個部分。

　　1、會計憑證

　　包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表、銀行存款（借款）對賬單、銀行存款余額調節表等。

　　2、會計數據

　　主要指電算化中的會計數據，包括以光盤存儲的記賬憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）；會計軟件系統運行中編制的各種文檔和其他會計資料。

　　3、會計賬簿

　　包括按會計科目設置的總分類賬、各類明細分類賬、現金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿。

　　4、會計報表

　　指按要求由財務部門上報的各種會計報表、統計報表、勞資報表等。包括月報、季報、年報及其他臨時報表。

　　5、其他會計核算資料

　　其他會計核算資料屬于經濟業務范疇，與會計核算、會計監督緊密相關的'，由會計部門負責辦理的有關數據資料。如：經濟合同、財務數據統計資料、財務清查匯總資料、核定資金定額的數據資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。

　　第二條主要會計檔案的生成

　　1、記賬憑證

　　根據原始憑證在計算機上直接編制記賬憑證，由計算機打印輸出。

　　2、會計賬簿

　　現金、銀行存款日記賬由出納員根據已經辦理完畢的收付款憑證，逐筆順序登記。各賬戶的明細賬由計算機按月打印輸出。總賬由計算機按月打印出科目余額表替代。

　　3、會計報表

　　會計報表由計算機按報表填報的要求打印輸出。

　　第三條會計檔案的裝訂

　　會計憑證的裝訂

　　會計憑證每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年分月歸檔。

　　裝訂前的準備工作：

　　①分類整理，按順序排列，檢查日期、編號是否齊全；

　　②摘除憑證內的金屬物，對的張頁或附件要折疊成同記賬憑證小，且要避開裝訂線，以便翻閱時保持數字完整；

　　③整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列。發現缺號要查明原因。再檢查附件是否漏缺；

　　④記賬憑證上有關人員的印章是否齊全。

　　裝訂時的要求：

　　①用“三針中引線”法裝訂；

　　③憑證外面要加封面；

　　③裝訂憑證厚度一般為1.5厘米。

　　裝訂后的注意事項：

　　①每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章；

　　②在封面上編好卷號，按編號順序入柜，并在顯露處標明憑證種類編號。

　　2、會計帳簿及報表的裝訂

　　各種會計賬簿由計算機打印輸出后，按月裝訂成冊。各類報表在報送后將留存的報表按月裝訂成冊。

　　第四條會計檔案的保管

　　1、存儲在計算機中的會計數據要每日進行機內數據庫備份，每半月進行光盤刻錄。

　　2、賬表打印和日常核算同步進行，記賬憑證、刻有數據的光盤、打印出的各種賬表（經會計主管和系統管理員簽章后）按《會計檔案管理辦法》的規定進行保管。

　　3、會計檔案保管人員依據會計崗位工作職責的規定，對所保管的檔案內容及范圍負相應的責任。

　　4、各種會計資料包括打印出來的會計資料以及存儲會計資料的光盤等，未經單位領導同意，不得外借和拿出單位。

學校會計檔案管理制度2

　　學校財務會計檔案和學校校舍財產檔案是學校檔案管理的重要組成部分，為使學校資產管理工作規范化、制度化制定本管理辦法。

　　1、學校檔案資料包括建筑、場地、綠地、消防等能映校舍現狀的有關資料及相關文件。

　　2、校舍資料應隨學校建設的`發展而變化，做到資料與實際情況相符合。凡是新建改擴建的項目必須對原資料進行補充或更改，如建筑平面圖、水電圖等。

　　3、建筑檔案必須有專人負責收集，做到內容齊全、不遺漏，并及時歸檔。

　　4、校舍資料屬學校永久性保存資料，應按制度借閱，不得隨意銷毀。

　　5、按照《會計檔案管理辦法》規定，會計人員應對當月的會計憑證進行全面整理，記賬憑證按編號順序排列齊全，裝訂成冊，并填寫封面及背脊，說明年度、月份起訖日期，憑證種類，起訖號碼，并由裝訂人在裝訂線封簽處蓋章。對會計憑證類，會計賬簿類，會計報表類和其他會計資料類等，按時分類立卷歸檔。

　　6、歸檔案卷封面的各個項目均應填寫清楚，案卷標題確切簡明，卷內應有次序的編頁碼，歸檔案卷要編制案卷目錄一式數份，交接時雙方根據目錄清點核對并履行簽收手續。

　　7、認真做好校舍資料統計工作，對各種資料的改進、補充須附說明。

　　8、資料管理人員做到規范化整理立卷，由檔案部門集中統一管理，有關部門借閱須按規定辦理登記手續，發現短缺及時查找。

　　9、資料保管必須切實做好防盜、防潮、防蟲、防霉等保護工作，確保資料完好無損。

學校會計檔案管理制度3

　　1、學校總帳會計負責會計檔案的定期收集、審查核對、整理立卷、編制目錄、裝訂成冊、妥善保管等具體工作，同時對會計檔案的全面性和真實性負責。

　　2、會計憑證每月按規定整理、裝訂、立卷、歸檔。會計賬簿、會計報表每年一次按規定整理裝訂、立卷、歸檔。

　　3、各種記賬憑證，應當連同所附的原始憑證或原始憑證匯總表，按照編號順序，折疊整齊，按期裝訂成冊，并加具封面，注明單位名稱、年度、月份和起訖日期、憑證種類、起訖號碼，由裝訂人在封簽處簽名或蓋章。對于數量過多的原始憑證，可以單獨裝訂保管，在封面上注明該記賬憑證日期、編號、種類，同時在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證名稱及編號。各種經濟合同、存出保證金收據以及涉外文件等重要原始憑證，應當另編目錄，單獨登記保管，并在有關的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號。

　　4、會計檔案必須專人專室保管。當年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務科保管一年，期滿后，原則上編造清冊交檔案室保管。

　　5、檔案室接收的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，需要拆封的應會同財務科經辦人共同參加。

　　6、檔案原件原則上不得借出。如有特殊需要，須報經上級主管部門批準，但不得拆散原卷冊，并限期歸還。

　　7、本校人員調閱會計檔案要經財務科科長或單位領導人批準，并詳細登記調閱的名稱、日期、調閱人姓名、調閱理由、歸還日期。

　　8、調閱人員不得將會計檔案攜帶外出，需復制的，要經主管校長同意并由提供人員和收取人員共同簽名。

　　9、各種會計檔案的保管期限，從會計年度終了的`第一天算起，根據其特點，分為永久、定期二類。各種原始憑證和記賬憑證（包括傳票和匯總表）、總賬、明細賬、會計移交清冊應保存15年，現金、銀行日記賬、會計檔案的保管清冊和銷毀清冊要保存25年，涉及外事的會計憑證和決算作永久保存，固定資產卡片在固定資產報廢清理后保存5年，單位的會計月、季度報表保存5年。

　　10、銷毀會計檔案必須編制銷毀清冊，由財務科和檔案室共同鑒定，提出申請報告，經校長室批準后，由財務科和檔案室共同派人監銷，監銷人同時在銷毀清冊上簽字。未清債權債務的原始憑證和永久保存的資料，在銷毀時應當抽出，另行立卷。

　　11、加強會計檔案科學管理。會計檔案應當妥善保管，存放有序，查找方便，同時嚴格執行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損、散失、泄密。同時要努力做好防火、防盜、防潮、防蟲、防霉、防爛。

學校會計檔案管理制度4

　　第一章總則

　　一、為了加強會計檔案的科學管理，根據財政部、國家檔案局發布的《會計檔案管理辦法》，結合我院實際情況，制定本制度。

　　二、學校會計檔案由校檔案室和財務處共同管理。檔案室負責對會計檔案工作進行指導、監督、檢查和移交檔案室的會計檔案的存放、查閱和保管以及期滿會計檔案的銷毀等工作。財務處負責會計檔案的立卷、歸檔、保管(移交檔案館前)、查閱等項工作。

　　三、財務處內部指定專人負責會計檔案的日常管理，明確會計檔案管理崗位的職責，建立健計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。

　　第二章會計檔案的內容

　　一、會計檔案是指財務計劃、單位預算、經濟合同，以及會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算資料。

　　1、原始憑證是在經濟業務發生時，由業務經辦人員直接取得或者填制，用以表明某項經濟業務已經發生或其完成情況并明確有關經濟責任的一種憑證。原始憑證是填制記帳憑證或登記帳簿的原始依據，是重要的會計核算資料。原始憑證包括外來原始憑證和自制原始憑證兩種。

　　2、記帳憑證是對經濟業務按其性質加以歸類，確定會計分錄，并據以登記會計帳簿的憑證。學校根據會計核算的一般要求和學校的實際情況設置統一、通用的記帳憑證。

　　3、會計賬簿是指以會計憑證為依據，全面、連續地記錄一個單位的經濟業務，對量分散的數據或資料進行分類歸集整理，逐步加工成有用的會計信息的工具。會計帳簿由具有一定格式的帳頁組成。會計帳簿包括：

　　(一)總分類帳

　　(二)收入明細帳(教育經費撥款、科研經費撥款、上級補助收入、教育事業收入、經營收入、其他收入)

　　(三)支出明細帳(事業支出、經營支出)

　　(四)往來明細帳(應收及暫付款、應付及暫存款、應付票據、應繳稅金、代管款項)

　　(五)現金日記帳

　　(六)銀行存款日記帳

　　(七)固定資產明細帳

　　(八)材料明細帳

　　(九)事業基金明細帳

　　(十)專用基金明細帳

　　(十一)固定基金明細帳

　　(十二)事業結余明細帳

　　(十三)其他對外投資明細帳

　　4、財務報告指用來映會計實體財務狀況和事業發展成果的總結性書面文件，包括會計報表、附表以及財務情況文字說明等。

　　5、其他類會計檔案包括銀行存款余額調節表，銀行對賬單，財務會計軟件使用說明，會計科目和項目編碼及使用說明，會計電算化處理授權登記或使用權限備案表，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊等。

　　6、其他應當保存的會計核算專業資料是指與會計核算有關的重要資料，包括：

　　(一)學生名冊;

　　(二)學生繳費及欠費情況;

　　(三)工資薪金發放清冊;

　　(四)住房公積金備查簿;

　　(五)其他會計核算資料。

　　7、學校財務采用電子計算機進行會計核算的，應當保存打印出的紙質會計檔案，應同時將光盤、磁盤、磁帶等作為會計檔案保存。

　　8、以下與財務會計核算相關的文件材料，應當執行文書檔案管理規定，：

　　(一)學校年度財務預算;

　　(二)學校財務預算執行情況;

　　(三)學校對外投資的文件及相關投資證明;

　　(四)學校年度收入分配的相關文件及資料;

　　(五)各類審計決定、報告及意見;

　　(六)國家及學校各項財務規章制度。

　　第三章日常管理

　　1、每年形成的會計檔案，按照歸檔的要求，進行分類整理、裝訂成冊。在下一年度一個月之內交到財務處檔案室自行保管，以便隨時查閱，保管時間一般一至二年，期滿后，編造清冊上繳學院檔案室保管。會計檔案要設專人負責保管，保管人員工作變動時應按規定要求辦理移交手續，并由單位負責人監交。

　　2、建立健計檔案的查閱、復印登記制度，既要方便查閱會計檔案，又要保證會計檔案的安全。設立會計檔案查閱登記簿，記載查閱的時間、目的、查閱的'內容及查閱人。外單位查閱財務處的會計檔案時須經財務處領導批準方可查閱。調閱查賬時，檔案原件一般不予借出，如因工作需要必須借出時須經單位領導批準，但不得拆散原卷冊，并應按期歸還。需保密的原始材料，按規定不得泄密。財務處內部人員因工作需要查閱原始憑證，查后須將資料放回原處。

　　3、會計檔案保管期限，根據國家檔案局、財政部發布的《會計檔案管理辦法》規定：各種原始憑證和記賬憑證保管期限為十五年，總賬十五年，明細賬及登記簿十五年，月、季報表保管五年，年終決算報表永久性保管。

　　4、會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由院檔案室提出銷毀意見，會同財務處及有關單位共同鑒定，嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊，報院領導批準后進行銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單抽出，另行立卷，由檔案室保管至結清債權債務時為止。

　　5、學校財務處、檔案室應提供合適的會計檔案保管條件，做好防火、防盜、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作，對電算化檔案的磁盤、光盤，還要防磁、防折。

　　第三節移交和移動

　　1、學校財會人員之間交接會計檔案，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。

　　2、移交會計檔案的部門，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管的期限、已保管的期限等內容。

　　3、財務處和檔案室之間移交會計檔案由財務處和檔案室指派人員處理;交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列的內容逐項交接。交接完畢后，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

　　第四章責任

　　1、學校財務處、檔案室應當建立健全校內各級會計檔案管理責任制，明確各單位負責人、專兼職會計檔案管理人員對會計檔案的管理責任。

　　2、會計檔案的立卷人要對會計檔案的完整性、立卷的及時性負責。

　　3、會計檔案保管人員要妥善保管好會計檔案，要做好防盜、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作，對電算化檔案的磁盤、光盤，還要防磁、防折，對由于以上原因而造成會計檔案毀損的，要追究保管人員的責任。

　　4、各會計檔案使用人和查閱人應遵守檔案查閱登記制度。不得擅自涂改、拆封、抽換會計檔案。