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公司采購流程管理制度
在社會發(fā)展不斷提速的今天,制度的使用頻率逐漸增多,制度是國家法律、法令、政策的具體化,是人們行動的準(zhǔn)則和依據(jù)。那么擬定制度真的很難嗎?下面是小編為大家收集的公司采購流程管理制度,希望對大家有所幫助。
公司采購流程管理制度1
為了提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本,滿足公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求,進(jìn)一步規(guī)范物資采購流程,加強(qiáng)與各部門間的配合,特制定本制度。
一、請購及其規(guī)定
1、請購的定義
請購是指某人或者某部門根據(jù)生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料,并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個(gè)過程。
2、請購單的要素
完整的請購單應(yīng)包括以下要素:
⑴請購的部門;
⑵請購物品所屬項(xiàng)目;
⑶請購的用途;
⑷請購的物品名;
⑸請購的物品數(shù)量;
⑹請購的物品規(guī)格;
⑺請購物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等;
⑻請購的物品的要求時(shí)間;
⑼請購如有特殊需要請備注;
⑽請購單填寫人;
⑾請購部門主管;
⑿請購單審核人;
⒀采購副總審核;
⒁財(cái)務(wù)審核人;
⒂公司總經(jīng)理。
3、請購單及其提報(bào)規(guī)定
⑴請購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰,由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報(bào)采購部門;
⑵固定資產(chǎn)申購按照附表一(固定資產(chǎn)購置申請表)的格式進(jìn)行填寫提報(bào);
⑶其他材料設(shè)備及工程項(xiàng)目申購按照附表二(物資采購申請表)的格式填寫提報(bào);
⑷日常零星采購按照公司印制的按照附表三(物資采購審批單)的格式填寫提報(bào);⑸請購部門在提報(bào)請購單是應(yīng)要求采購部簽字接收人請購部門備份;
⑹涉及到請購數(shù)量過多時(shí)可以附件清單的形式進(jìn)行提交,為提高效率該清單的單子文檔也需一并提交;
⑺遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資,公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況,可以電話或其他形式請示,征得同意后提報(bào)采購部門,簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)。
⑻如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品,請購部門必須作出書面說明。
⑼請購單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)采購部。
4、公司物資請購單的提報(bào)部門
⑴公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項(xiàng)目由生產(chǎn)部門提報(bào);
⑵公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項(xiàng)目由辦公室提報(bào);
⑶公司各部門專用的物資由各部門自行提報(bào)。
二、請購單的接收及分發(fā)規(guī)定
1、請購的接收要點(diǎn)
⑴采購部在接收請購單時(shí)應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰,檢查請購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批;
⑵接收請購單時(shí)應(yīng)遵循無計(jì)劃不采購,名稱規(guī)格等不完整清晰不采購,圖紙及技術(shù)資料不全不采購,庫存已超儲積壓的物資不采購的原則;
⑶通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存;
⑷對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)及時(shí)通知請購部門。
2、請購單的分發(fā)規(guī)定
⑴對于請購單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理;
⑵對于緊急請購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理;
⑶無法于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門;
⑷重要的項(xiàng)目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。
3、采購周期的規(guī)定
⑴單次采購金額預(yù)算在1萬元以下的零星采購項(xiàng)目或預(yù)算在1萬元以下可市區(qū)采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應(yīng)超過5天;
⑵單次采購金額預(yù)算在1萬元以上的`項(xiàng)目比價(jià)采購,采購周期不應(yīng)超過15天;
⑶請購部門應(yīng)按照以上規(guī)定的時(shí)間提前提報(bào)請購單采購部如未能按時(shí)完成采購任時(shí)應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)說明原因;
⑷遇到緊急采購應(yīng)匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略。
三、詢價(jià)及其規(guī)定
1、詢價(jià)前應(yīng)認(rèn)真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱,了解圖紙及其技術(shù)要求,遇到問題應(yīng)及時(shí)的與請購部門溝通;
2、屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購;
3、對于緊急請購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理;
4、所有采購項(xiàng)目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價(jià),原則能不通過其代理或各種中介結(jié)構(gòu)詢價(jià);
5、對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品;
6、詢價(jià)時(shí)對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進(jìn)行詢價(jià);
7、在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)書面報(bào)請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。
四、比價(jià)、議價(jià)
1、對廠商的供應(yīng)能力,交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn);
2、對于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場分析,是否其他廠商的價(jià)格最低,所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出;
3、收到供應(yīng)單位第一次報(bào)價(jià)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況,設(shè)定議價(jià)目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格。
4、重要項(xiàng)目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實(shí)力,資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查,如通過進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等;
5、參考目標(biāo)價(jià)格與擬合作單位進(jìn)行價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判。
五、比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總
1、比價(jià)、議價(jià)匯總前應(yīng)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),征得同意后方可匯總;
2、比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總應(yīng)按照附表六(比價(jià)/招標(biāo)匯總表)的格式完整列出報(bào)價(jià)、工期、付款方式及其他價(jià)格條件、列出擬選用單位及選用理由,按照一定順序逐一審核;
3、如比價(jià)、議價(jià)結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。
六、合同的簽訂及其規(guī)定
1、合同:是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同,受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。
(一)合同正文應(yīng)包含的要素
(1)合同名稱、編號、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn);
(2)采購物品/項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)及合同總額,清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是不可分割的部分;
(3)包裝要求;
(4)合同總額應(yīng)含稅,特殊情況應(yīng)注明;
(5)付款方式;
(6)工期;
(7)質(zhì)量保證期;
(8)質(zhì)量要求及規(guī)范;
(9)違約責(zé)任和解決糾紛的辦法;
(10)雙方的公司信息;
(11)其他約定。
(二)合同簽訂及其規(guī)定
(1)如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的,注意保密責(zé)任;
(2)擬定合同條款時(shí)一定要將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到最低;
(3)為防止合同工程量追加或追加無依據(jù),打包采購時(shí)要求供貨方提供分項(xiàng)報(bào)價(jià)清單;
(4)遇貨物訂購數(shù)量較大且價(jià)格較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助清點(diǎn);
(5)質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品保質(zhì)期;
(6)詳細(xì)約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求;
(7)與初次合作的單位合作時(shí),應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款;
(8)違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體;
(9)比價(jià)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作;
(10)合同簽訂應(yīng)按照附表七(合同審查批準(zhǔn)單)的格式對合同初稿進(jìn)行巡簽審查;
(11)合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字,加蓋公司合同章方可生效;
(12)簽訂的所有合同應(yīng)及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門。
七、付款及合同執(zhí)行
1、付款規(guī)定
⑴按照進(jìn)度付款的采購項(xiàng)目必須確保質(zhì)檢合格方可付款;
⑵按照貴公司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時(shí)應(yīng)填寫附表八(資金支出審批單),該審批單巡簽我那比后提交財(cái)務(wù)部付款;
⑶財(cái)務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款,以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期,遇特殊情況狂延期付款的應(yīng)及時(shí)通知采購部并匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。
2、合同執(zhí)行
⑴已簽訂合同由采購部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn),由采購部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督,如出現(xiàn)問題,采購部應(yīng)及時(shí)提出建議或補(bǔ)救措施,并及時(shí)通知請購部門及公司領(lǐng)導(dǎo);
⑵已簽訂的合同在執(zhí)行期間,應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況,跟蹤并督促其保質(zhì)保量,按時(shí)履約;
⑶合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同,遇未盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同。
八、報(bào)驗(yàn)與入庫
1、報(bào)驗(yàn)
⑴供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同,采購部應(yīng)及時(shí)的通知質(zhì)檢部門進(jìn)行驗(yàn)收;
⑵對于不同類型的合同的標(biāo)的物的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行;
⑶達(dá)到質(zhì)檢和報(bào)驗(yàn)條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時(shí)間報(bào)請質(zhì)檢部門進(jìn)行質(zhì)檢、驗(yàn)收;
⑷質(zhì)檢部門在接到采購部報(bào)驗(yàn)通知后應(yīng)及時(shí)報(bào)驗(yàn),并出具報(bào)驗(yàn)結(jié)果證明書,對于質(zhì)檢不及時(shí)延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質(zhì)檢部門應(yīng)負(fù)主要責(zé)任;
⑸用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。
2、入庫
⑴公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備及外協(xié)加工件入庫前均應(yīng)通過質(zhì)檢部門的檢驗(yàn)或驗(yàn)收;
⑵合同標(biāo)的物在運(yùn)達(dá)公司后采購部應(yīng)及時(shí)通知請購部門,由請購部門及時(shí)安排卸貨與搬運(yùn);
⑶質(zhì)檢部門未及時(shí)驗(yàn)收的合同標(biāo)的物,倉庫在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存物資接受;
⑷質(zhì)檢部門已經(jīng)驗(yàn)收的產(chǎn)品倉庫應(yīng)及時(shí)的入庫,并及時(shí)出具入庫清單;
⑸質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司財(cái)務(wù)規(guī)定入庫。
公司采購流程管理制度2
為了提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本,滿足工公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求,進(jìn)一步規(guī)范物資采購流程,加強(qiáng)與各部門間的配合,采購流程管理制度。
一、請購及其規(guī)定
1.請購的定義
請購是指某人或者某部門根據(jù)生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料,并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個(gè)過程。
2.請購單的要素
完整的請購單應(yīng)包括一下要素:
(1)請購的部門;
(2)請購物品所屬項(xiàng)目;
(3)請購的用途;
(4)請購的物品名;
(5)請購的物品數(shù)量;
(6)請購的物品規(guī)格;
(7)請購物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等;
(8)請購的物品的需求時(shí)間;
(9)請購如有特殊需要請備注;
(10)請購單填寫人;
(11)請購部門主管;
(12)請購單審核人;
(13)采購副總審核;
(14)財(cái)務(wù)審核人;
(15)公司總經(jīng)理。
3.請購單及其提報(bào)規(guī)定
(1)請購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰,由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報(bào)采購部門;
(2)固定資產(chǎn)申購按照附表一(固定資產(chǎn)購置申請表)的格式進(jìn)行填寫提報(bào);
(3)其他材料設(shè)備及工程項(xiàng)目申購按照附表二(物資采購申請表)的格式填寫提報(bào);
(4)日常零星采購按照公司印制的按照附表三(物資采購審批單)的格式填寫提報(bào);
(5)請購部門在提報(bào)請購單是應(yīng)要求采購部簽字接收人請購部門備份;
(6)涉及的請購數(shù)量過多時(shí)可以附件清單的形式進(jìn)行提交,為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交;
(7)遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資,公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況,可以電話或其他形式請示,征得同意后提報(bào)采購部門,簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)。
(8)如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品,請購部門必須作出書面說明。
(9)請購單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)采購部。
4.公司物資請購單的提報(bào)部門
(1)公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項(xiàng)目由生產(chǎn)部門提報(bào);
(2)公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項(xiàng)目由辦公室提報(bào);
(3)公司各部門專用的物資由各部門自行提報(bào)。
二、請購單的接收及分發(fā)規(guī)定
1、請購的接收要點(diǎn)
(1)采購部在接收請購單時(shí)應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰,檢查請購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批;
(2)接收請購單時(shí)應(yīng)遵循無計(jì)劃不采購,名稱規(guī)格等不完整清晰不采購,圖紙及技術(shù)資料不全不采購,庫存已超儲積壓的物資不采購的原則;
(3)通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存;
(4)對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)及時(shí)通知請購部門。
2、請購單的分發(fā)規(guī)定
(1)對于請購單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理;
(2)對于緊急請購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理;
(3)無法于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門;
(4)重要的項(xiàng)目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。
3、采購周期的規(guī)定
(1)單次采購金額預(yù)算在1萬元以下的零星采購項(xiàng)目或預(yù)算在1萬元以下可市區(qū)采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應(yīng)超過5天;
(2)單次采購金額預(yù)算在1萬元以上的項(xiàng)目比價(jià)采購,采購周期不應(yīng)超過15天
(3)單次采購金額預(yù)算在20萬元以上的項(xiàng)目采購部自行招標(biāo)采購,采購周期不應(yīng)超過40天;
(4)單次采購金額預(yù)算在100萬元以上的項(xiàng)目可委托代理招標(biāo)公司代理招標(biāo),采購周期不應(yīng)超過60天;
(5)請購部門應(yīng)按照以上(1)—(4)條中規(guī)定的時(shí)間提前提包請購單采購部如未能按時(shí)完成采購任務(wù)時(shí)應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說明原因;
(6)遇到緊急采購應(yīng)匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略;
三、詢價(jià)及其規(guī)定
1.詢價(jià)請應(yīng)認(rèn)真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱,了解圖紙及其技術(shù)要求,遇到問題應(yīng)及時(shí)的與請購部門溝通;
2.屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購;
3.對于緊急請購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理;
4.所有采購項(xiàng)目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價(jià),原則能不通過其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價(jià);
5.對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品;
6.遇到重要的物資、項(xiàng)目或預(yù)估單次采購金額大于10萬的采購情況,詢價(jià)前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)擬邀請報(bào)價(jià)或投標(biāo)單位的基本情況,按照附表四(擬報(bào)價(jià)/招標(biāo)單位名單)的格式提報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價(jià)或發(fā)放標(biāo)書;
7.詢價(jià)時(shí)對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進(jìn)行詢價(jià);
8.除固定資產(chǎn)外單次采購金額在1萬元以下項(xiàng)目可以自行采購;單次采購金額預(yù)算金額在1萬元以上的所有項(xiàng)目都應(yīng)要求至少三家上的供應(yīng)商參與比價(jià)或招標(biāo)采購,比價(jià)或招標(biāo)項(xiàng)目應(yīng)至少邀請四家以上單位參與;單次采購金額預(yù)算價(jià)格在20萬元以上的項(xiàng)目應(yīng)由采購部組織招標(biāo),公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督;單次采購金額預(yù)算價(jià)格在100萬元以上的項(xiàng)目由公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否委托第三方機(jī)構(gòu)代理招標(biāo);
9.比價(jià)采購或招標(biāo)采購所邀請的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實(shí)力,具有提供或完成我公司所需物資和項(xiàng)目的能力;
10.比價(jià)采購或招標(biāo)采購應(yīng)按照附表五(材料或設(shè)備詢價(jià)表)的`格式或擬定完整的招標(biāo)文件格式進(jìn)行詢價(jià);
11.在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)書面報(bào)請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。
四、比價(jià)、議價(jià)
1.對廠商的供應(yīng)能力,交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn);
2.對于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場分析,是否其他廠商的價(jià)格最低,所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出;
3.收到供應(yīng)單位第一次報(bào)價(jià)或進(jìn)行開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況,設(shè)定議價(jià)目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格;
4.重要項(xiàng)目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實(shí)力,資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查,如通過進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等;
5.參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進(jìn)行價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判。
五、比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總
1.比價(jià)比價(jià)、議價(jià)匯總前應(yīng)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),征得同意后方可匯總;
2.比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總應(yīng)按照附表六(比價(jià)/招標(biāo)匯總表)的格式完整列出報(bào)價(jià)、工期、付款方式及其他價(jià)格條件、列出擬選用單位及選用理由,按照一定順序逐一審核;
3.如比價(jià)、議價(jià)結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。
六、合同的簽訂及其規(guī)定。
1.合同
合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同,受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。目前我們的采購工作主要涉及工礦產(chǎn)品買賣合同。
(1)合同正文應(yīng)包含的要素
1)合同名稱、編號、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn);
2)采購物品/項(xiàng)目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價(jià)、總價(jià)及合同總額,清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不可分割的部分;
3)包裝要求;
4)合同總額應(yīng)含稅,含運(yùn)達(dá)公司的總價(jià),特殊情況應(yīng)注明;
5)付款方式;
6)工期;
7)質(zhì)量保證期;
8)質(zhì)量要求及規(guī)范;
9)違約責(zé)任和解決糾紛的辦法;
10)雙方的公司信息;
11)其他約定。
(2)合同簽訂及其規(guī)定
1)如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的,注意保密責(zé)任;
2)擬定合同條款時(shí)一定要將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到最低;
3)為防止合同工程量追加或追加無依據(jù),打包采購時(shí)要求供貨方提供分項(xiàng)報(bào)價(jià)清單;
4)遇貨物訂購數(shù)量較多且價(jià)值較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助清點(diǎn);
5)質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期;
6)詳細(xì)約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求;
7)針對不同的合同約定不同的付款方式,如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗(yàn)收款,調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時(shí)間和付款條件等。
8)與初次合作的單位合作時(shí),應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款;
9)違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體;
10)比價(jià)/招標(biāo)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作;
11)合同簽定簽應(yīng)按照附表七(合同審查批準(zhǔn)單)的格式對合同初稿進(jìn)行巡簽審查;
12)合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字,加蓋公司合同章方可生效;
13)簽訂的所有合同應(yīng)及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門。
七、付款及合同執(zhí)行
1.付款規(guī)定
(1)所有已簽訂合同付款時(shí)應(yīng)參照公司《修造船公司材料采購付款及報(bào)銷流程V1修改版》及《修造船公司資金支出審批及報(bào)銷簽字權(quán)限及管理制》中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行;
(2)按照進(jìn)度付款的采購項(xiàng)目必須確保質(zhì)檢合格方可付款;
(3)按照貴司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時(shí)應(yīng)填寫附表八(資金支出審批單)或附表九(付款審批單),該審批單巡簽完畢后提交財(cái)務(wù)部付款;
(4)財(cái)務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款,以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期,遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時(shí)的通知采購部并匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。
2.合同執(zhí)行
(1)已簽訂合同由采購部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn),由采購部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督,如出現(xiàn)問題,采購部應(yīng)及時(shí)提出建議或補(bǔ)救措施,并及時(shí)通知請購部門及公司領(lǐng)導(dǎo);
(2)已簽訂的合同在執(zhí)行期間,應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況,跟蹤并督促其保質(zhì)保量,按時(shí)履約;
(3)合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同,遇未盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同;
七、報(bào)驗(yàn)與入庫
1.報(bào)驗(yàn)
(1)供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同,采購部應(yīng)及時(shí)的通知質(zhì)檢部門進(jìn)行驗(yàn)收;
(2)對于不同類型的合同的標(biāo)的物的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行;
(3)達(dá)到質(zhì)檢和報(bào)驗(yàn)條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時(shí)間報(bào)請質(zhì)檢部門進(jìn)行質(zhì)檢、驗(yàn)收;
(4)質(zhì)檢部門在接到采購部報(bào)驗(yàn)通知后應(yīng)及時(shí)報(bào)驗(yàn),并出具報(bào)驗(yàn)結(jié)果證明書,對于質(zhì)檢不及時(shí)延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質(zhì)檢部門應(yīng)負(fù)主要責(zé)任;
(5)用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。
2.入庫
(1)公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備及外協(xié)加工件入庫前均應(yīng)通過質(zhì)檢部門的檢驗(yàn)或驗(yàn)收;
(2)合同標(biāo)的物在運(yùn)達(dá)公司后采購部應(yīng)及時(shí)通知請購部門,由請購部門及時(shí)安排卸貨與搬運(yùn);
(3)質(zhì)檢部門未及時(shí)驗(yàn)收的合同標(biāo)的物,倉庫在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存物資接受;
(4)質(zhì)檢部門已經(jīng)驗(yàn)收的產(chǎn)品倉庫應(yīng)及時(shí)的入庫,并及時(shí)出具入庫清單;
(5)外協(xié)加工件應(yīng)按照原材料入庫;
(6)質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司財(cái)務(wù)規(guī)定不入庫。
公司采購流程管理制度3
一、確定采購產(chǎn)品
前期市場業(yè)務(wù)部人員和客戶溝通洽談后,將客戶的需求反饋給市場策劃部人員,市場策劃部人員提交策劃方案給業(yè)務(wù)人員。業(yè)務(wù)人員根據(jù)策劃方案和客戶最終確定采購產(chǎn)品及價(jià)位范圍。把采購產(chǎn)品要求給到商貿(mào)部主任。商貿(mào)部主任根據(jù)要求安排采購人員制作產(chǎn)品推薦表(PPT)。商貿(mào)部主任審核產(chǎn)品推薦表后發(fā)送給市場業(yè)務(wù)部人員。市場業(yè)務(wù)部人員將產(chǎn)品推薦表發(fā)送給客戶確認(rèn),客戶根據(jù)產(chǎn)品推薦表選擇將采購的產(chǎn)品。產(chǎn)品確定后,業(yè)務(wù)人員告知商貿(mào)部主任安排提供樣品,商貿(mào)部將要采購的產(chǎn)品樣品提供給業(yè)務(wù)人員以便和客戶進(jìn)行最終確認(rèn)。
二、請購單
業(yè)務(wù)人員根據(jù)客戶最終確定采購產(chǎn)品的種類、規(guī)格尺寸、數(shù)量、單位、單價(jià)、金額、預(yù)定交期、包裝等其他詳細(xì)信息填寫無整,清淅的申請表給到各相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)申批,格式(附表!)申批完畢后交商貿(mào)部主任處安排下達(dá)采購計(jì)劃。
三、比價(jià),議價(jià)
1·對廠商的供應(yīng)能力,交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn);
2·對于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場分析,是否其他廠商的價(jià)格最低,所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出;
3·收到供應(yīng)單位第一次報(bào)價(jià)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況,設(shè)定議價(jià)目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格;
4·重要項(xiàng)目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實(shí)力,資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查,如通過進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等;
5·每個(gè)產(chǎn)品的需找多家廠商(至少10家以上)進(jìn)行詢價(jià),并做一份比價(jià)表(特殊或客人指定廠家/品牌除外);
6·生產(chǎn)前或有現(xiàn)貨的發(fā)貨前需提供樣品,是否與客人所需的一致;
7·最終選擇1~2家符合條件的廠家列入合格供應(yīng)商名冊。
四、簽訂采購合同
確定采購產(chǎn)品的供應(yīng)商后與之簽訂采購合同。采購合同按照公司統(tǒng)一格式簽訂。采購合同需要雙方經(jīng)理簽字并蓋公章方有效,并要求廠商回簽(以傳真或掃描件形式)采購留底一份,并提供一份給到財(cái)務(wù)安排請款。做好相關(guān)采購記錄,以便跟進(jìn)。
五、交期跟進(jìn)
1·采購下單后24小時(shí)內(nèi)需回復(fù)給相關(guān)部門一個(gè)準(zhǔn)確交貨期(生產(chǎn)周期+物流/快遞時(shí)間),并及時(shí)跟進(jìn),生產(chǎn)期間確認(rèn)一次,發(fā)貨前2天再確認(rèn)一次,以至達(dá)到產(chǎn)品能按期交回。
2·產(chǎn)品生產(chǎn)完畢并經(jīng)過我司采購人員驗(yàn)收合格后,安排供應(yīng)商發(fā)貨并提供發(fā)貨照片。發(fā)貨后需要告知我司詳細(xì)的物流公司和運(yùn)單號。發(fā)貨前需要支付款項(xiàng)的',需要提前向財(cái)務(wù)申請付款。發(fā)貨后客服人員需要隨時(shí)跟蹤貨物的運(yùn)輸情況,如有逾期,提前告知采購人員。歡迎掃碼關(guān)注:采購師研習(xí)社,更多好文章與您分享!
六、驗(yàn)收產(chǎn)品和轉(zhuǎn)運(yùn)
供應(yīng)商將產(chǎn)品發(fā)至我司后,采購人員根據(jù)之前提從的樣品進(jìn)行檢驗(yàn)核對,根據(jù)不同產(chǎn)品及不數(shù)量按比例進(jìn)行抽查,合格填寫入庫單。如有缺貨或者破損等其它問題及時(shí)和供應(yīng)商反饋解決并做好檢驗(yàn)記錄。需要調(diào)換或者退貨的產(chǎn)品及時(shí)處理,客服人員需要填寫退換貨單。退換貨申請單需要提交財(cái)務(wù)和商務(wù)部主任各一份,商務(wù)部主任安排采購人員聯(lián)系供應(yīng)商退換貨。
如果貨物需要轉(zhuǎn)運(yùn)至其他轉(zhuǎn)運(yùn)地點(diǎn),客服人員需要填寫出庫單。轉(zhuǎn)運(yùn)需要選擇相對正規(guī)的物流公司,例如:申通快遞、圓通快遞等。轉(zhuǎn)出后需要將快遞單號登記后將留底單交至財(cái)務(wù),快遞單的信息務(wù)必填寫完善無誤。發(fā)貨時(shí)需要隨貨附有發(fā)貨單,貨物到達(dá)各轉(zhuǎn)運(yùn)地后,客服人員需要將客戶簽收的發(fā)貨單交給采購人員一份。同時(shí),轉(zhuǎn)出貨物后需要及時(shí)通知各地市負(fù)責(zé)人,轉(zhuǎn)運(yùn)期間需要跟蹤貨物的運(yùn)輸情況。
七、售后服務(wù)
客戶接收貨物后,如果有丟失或者破損的情況,需要及時(shí)告知采購人員。如果客戶需要補(bǔ)貨,客服告知商貿(mào)部主任,商貿(mào)部主任安排采購人員和供應(yīng)商簽訂補(bǔ)貨合同,繼續(xù)發(fā)貨。如果客戶需要退貨,客服和客戶落實(shí)退貨產(chǎn)品和數(shù)量后,填寫退貨申請單交商貿(mào)部主任,經(jīng)商貿(mào)部主任和財(cái)務(wù)審批后安排采購人員和供應(yīng)商退貨、退款。如果客戶需要換貨,客服人員填寫申請單后交至商貿(mào)部主任,商貿(mào)部主任安排采購人員和供應(yīng)商換貨。
客服每星期做至少一次回訪,內(nèi)容包括需要禮品的數(shù)量、使用情況和投訴情況,將統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)交給采購人員。
公司采購流程管理制度4
一、制定目的及范圍
為進(jìn)一步加強(qiáng)公司制度管理,健全企業(yè)采購制度,提高采購效率,明確崗位職責(zé),降低采購成本,減少不必要的開支,保證采購工作的正常化、規(guī)范化,特制定本制度。
本制度涉及的采購類別包括:項(xiàng)目采購(材料采購、工程采購)、采購、零星采購、應(yīng)急采購。
本制度涉及的采購物品包括:單價(jià)x萬元以下的工程設(shè)備、工程原料、實(shí)驗(yàn)器材、實(shí)驗(yàn)藥劑、化學(xué)藥劑、勞保用品、辦公用品以及應(yīng)急事件、突發(fā)事件中需要采購的物品。
本制度中有權(quán)申購的部門包括:工程部、研發(fā)部、咨詢部、市場部、辦公室、財(cái)務(wù)部。
二、采購原則
1、采購公司經(jīng)營中一項(xiàng)重要的工作,各級管理人員和采購經(jīng)辦人必須高度重視。
2、采購必須堅(jiān)持“秉公辦事、維護(hù)公司利益”的原則,并綜合考慮質(zhì)量、價(jià)格因素,擇優(yōu)選取。
3、各類物資均應(yīng)向正規(guī)商家采購,原則上要求所有采購物資均應(yīng)開具發(fā)票。
4、物資采購由需求部門負(fù)責(zé)采購、詢價(jià)及后期談判。
5、各部門應(yīng)有專人負(fù)責(zé)采購事務(wù),申購人與采購人不得為同一人。
三、采購流程
1一般采購流程采購申請
采購之前,申購人應(yīng)向倉庫詢問所需物資是否有庫存,以免重復(fù)采購。
采購之前,申購人依據(jù)所需物資的品名、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項(xiàng)填寫“申購單”。其中工程項(xiàng)目采購應(yīng)提交工程預(yù)算,按采購原則進(jìn)行采購。
緊急采購時(shí),由申購人在“申購單”上勾選“緊急”選項(xiàng),以便各部門加快流轉(zhuǎn),及時(shí)處理。
若撤銷采購,應(yīng)立即通知采購人,以免造成浪費(fèi)。申購:工程項(xiàng)目采購提交工程預(yù)算并經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后由申購人填寫“采購物資流轉(zhuǎn)單”,其他采購經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,由申購人填寫“采購物資流轉(zhuǎn)單”。詢價(jià)
各部門負(fù)責(zé)采購的人員分別詢價(jià),提供三家以上供應(yīng)商及價(jià)格,財(cái)務(wù)部提供歷史價(jià)格加以比對。
采購人詢價(jià)時(shí)應(yīng)注意審查供應(yīng)商的主體資格(經(jīng)營狀態(tài)、是否按時(shí)年檢、有無失信記錄、是否涉及重大訴訟等),要求供應(yīng)商提供聯(lián)系方式以便相關(guān)負(fù)責(zé)人核價(jià)。確定供應(yīng)商后,應(yīng)要求供應(yīng)商提供證明主體資格的材料(企業(yè)提供營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、個(gè)人提供身份證復(fù)印件)。同時(shí),采購人應(yīng)在“采購物資流轉(zhuǎn)單”上注明所采購物資的商品名稱、規(guī)格、型號等基本信息。
核價(jià):采購人或相關(guān)負(fù)責(zé)人參考?xì)v史價(jià)格對擬采購物資進(jìn)行核價(jià),填寫“采購物資流轉(zhuǎn)單”中的“核價(jià)結(jié)果、核價(jià)意見”。
審批:采購人將“采購物資流轉(zhuǎn)單”經(jīng)逐級審批,報(bào)公司各級負(fù)責(zé)人審批后,方能進(jìn)行采購。
采購實(shí)施與驗(yàn)收入庫
“采購物資流轉(zhuǎn)單”經(jīng)各級負(fù)責(zé)人審批簽字且經(jīng)財(cái)務(wù)部備案后,由采購人辦理借支采購金額或通知財(cái)務(wù)辦進(jìn)貨款手續(xù)。
采購人按照核準(zhǔn)的“采購物資流轉(zhuǎn)單”向供應(yīng)商訂貨,并以電話、傳真等方式確定交貨日期或到市場采購。對于需要訂立買賣合同進(jìn)行采購的物資,應(yīng)同時(shí)按公司合同審批程序進(jìn)行流轉(zhuǎn)。
所有采購物資到貨后,由采購人、申購人、入庫人協(xié)同,按照預(yù)定的采購質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)量進(jìn)行驗(yàn)收,并辦理入庫手續(xù)。如因需立即使用不能及時(shí)入庫,應(yīng)先由申購人、采購人驗(yàn)收,在緊急情況解除后,及時(shí)辦理入庫手續(xù)。如采購物資質(zhì)量、數(shù)量不符合要求,應(yīng)及時(shí)保存證據(jù),與供應(yīng)商協(xié)調(diào)退換貨事宜。采購人、入庫人驗(yàn)收完畢后,應(yīng)出具證明驗(yàn)收合格的單據(jù),交予財(cái)務(wù)部備案。
所有采購物資原則上要求貨票同行,采購人應(yīng)在貨到后1個(gè)月內(nèi)辦理報(bào)銷手續(xù),因超過報(bào)銷時(shí)間財(cái)務(wù)部門不受理報(bào)銷的,責(zé)任由采購人承擔(dān)。
采購物資不論金額大小,一律由采購人簽字,財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核,報(bào)公司總負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)簽字后方可報(bào)銷。采購人應(yīng)將供應(yīng)商的送貨單及我公司開具的入庫單、物資采購流轉(zhuǎn)單、收款收據(jù)等單據(jù)交予財(cái)務(wù)部方可結(jié)款或開具支票。
2特殊采購流程
集中計(jì)劃采購:凡屬日常辦公用品必須集中購買的,各部門應(yīng)在每月25日前將審批通過的“采購物資流轉(zhuǎn)單”交至辦公室,由辦公室在月底統(tǒng)一購買。
零星采購
零星采購是指偶然發(fā)生的、所采購物資低于x元的采購(如因公司接待、聚會需要進(jìn)行的采購,場地調(diào)查、工程施工過程中因缺少配件、材料而臨時(shí)進(jìn)行的采購等),具有臨時(shí)性、偶發(fā)性、金額低的特點(diǎn)。
各部門人員需要進(jìn)行零星采購的,應(yīng)首先以電話的方式征求本部門負(fù)責(zé)人,征得負(fù)責(zé)人同意后,堅(jiān)持“必需、質(zhì)量、價(jià)格”的原則進(jìn)行采購。
采購人應(yīng)選擇可靠的供應(yīng)商進(jìn)行采購,采購時(shí)應(yīng)購買注有品名、商標(biāo)、制造廠商、保質(zhì)期等基本信息的合格商品。所購物資原則上要求供應(yīng)商開具發(fā)票,應(yīng)供應(yīng)商原因不能開具發(fā)票的,應(yīng)要求開具收款收據(jù)。
零星采購原則上由采購人先行墊資采購。采購人完成采購后,應(yīng)填寫“物資采購流轉(zhuǎn)單”,按照一般采購程序完成流轉(zhuǎn)后,將“物資采購流轉(zhuǎn)單”、發(fā)票或收款收據(jù)交予財(cái)務(wù),由財(cái)務(wù)進(jìn)行報(bào)銷,財(cái)務(wù)應(yīng)在所有材料提交后x日內(nèi)將采購人墊付金額退還采購人。零星采購采購人應(yīng)對所采購物資的質(zhì)量負(fù)責(zé),若所采購物資發(fā)生質(zhì)量問題,由采購人與供應(yīng)商協(xié)商退換貨事宜。
因場地調(diào)查、施工等工程需要而進(jìn)行的零星采購,應(yīng)在完成采購后納入工程預(yù)算。因其他原因發(fā)生的零星采購,需要入庫的',應(yīng)在采購?fù)瓿珊笱a(bǔ)辦入庫手續(xù),由倉庫管理人員開具入庫單,將入庫單交予財(cái)務(wù)部方可報(bào)銷。應(yīng)急采購
應(yīng)急采購是指公司因應(yīng)急處置需要,而臨時(shí)進(jìn)行的采購。應(yīng)急采購由公司應(yīng)急處置小組進(jìn)行。
在接到應(yīng)急處置任務(wù)后,應(yīng)急處置小組負(fù)責(zé)人發(fā)現(xiàn)需要緊急購買材料、設(shè)備的,應(yīng)先向倉庫管理人員詢問,確定沒有所需材料、設(shè)備后,向上一級負(fù)責(zé)人匯報(bào),得到上一級負(fù)責(zé)人同意后方可進(jìn)行采購。
應(yīng)急采購無需進(jìn)行三方詢價(jià),應(yīng)以最便捷的方式進(jìn)行采購,兼顧價(jià)格和質(zhì)量。
應(yīng)急采購結(jié)束后,應(yīng)急處置小組負(fù)責(zé)人應(yīng)編制應(yīng)補(bǔ)填“采購物資流轉(zhuǎn)單”,按照一般采購流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)。剩余物資要補(bǔ)辦入庫手續(xù),取得入庫單。若應(yīng)急采購無法開具發(fā)票或收款收據(jù)的,應(yīng)急處置小組負(fù)責(zé)人應(yīng)作書面說明,列明應(yīng)急采購物資來源、價(jià)格等信息,報(bào)上一級負(fù)責(zé)人審批、簽字。
應(yīng)急采購原則上由應(yīng)急處置小組負(fù)責(zé)人墊付。采購?fù)瓿珊螅瑧?yīng)在x日內(nèi)將“采購物資流轉(zhuǎn)單”、入庫單、發(fā)票、收款收據(jù)(說明)交予財(cái)務(wù)部審核,財(cái)務(wù)部在所有材料提交后x日內(nèi)將墊付金額退還墊資人。
采購
采購是指因部門生產(chǎn)需要,需定期進(jìn)行的采購。
需進(jìn)行采購的部門,應(yīng)編制需求預(yù)算,逐級申報(bào)審批后,交予財(cái)務(wù)部審核、備案。
需求預(yù)算批準(zhǔn)后,各部門采購人應(yīng)從優(yōu)秀供應(yīng)商名錄中選取三家進(jìn)行詢價(jià),要求供應(yīng)商提供蓋有公司公章的報(bào)價(jià)單。需要進(jìn)行招標(biāo)的,按照相關(guān)程序進(jìn)行招標(biāo)。
采購人詢價(jià)后,填寫“采購物資流轉(zhuǎn)單”,逐級審批后,交予財(cái)務(wù)部備案。
“采購物資流轉(zhuǎn)單”獲批準(zhǔn)后,采購人應(yīng)與選定的供應(yīng)商訂立合同,確定價(jià)格及付款方式。合同應(yīng)按公司合同審批程序流轉(zhuǎn)。財(cái)務(wù)部按合同的約定支付價(jià)款。
采購進(jìn)行過程中,采購人應(yīng)注意市場價(jià)格的變化,若供應(yīng)商供貨價(jià)格明顯高于市場價(jià)格,應(yīng)及時(shí)與其協(xié)商,協(xié)商不成的,終止履行合同。
應(yīng)采購需要訂立的合同,應(yīng)為不固定總價(jià)合同,按季度或按進(jìn)行結(jié)算。
三、備案
1采購結(jié)束后,采購人應(yīng)將采購單、采購物資流轉(zhuǎn)單、入庫單、發(fā)票或收款收據(jù)等材料復(fù)印兩份,原件交予財(cái)務(wù)部審核、付款,一份復(fù)印件留存本部門,一份復(fù)印件連同供應(yīng)商主體證明材料、聯(lián)系方式交予公司法務(wù)保管。
2法務(wù)人員接受采購相關(guān)材料時(shí)應(yīng)要求采購人填寫材料接受清單,按照采購所屬項(xiàng)目進(jìn)行歸檔,以便日后查詢。
四、采購紀(jì)律
1采購人職責(zé)
建立供應(yīng)商資料與價(jià)格記錄檔案。做好市場行情的經(jīng)常性調(diào)查。詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)及訂購作業(yè)。
所購物資的品質(zhì)、數(shù)量異常的處理及交期進(jìn)度的控制。做好平時(shí)的采購記錄及對賬工作。
2采購人行為規(guī)范
采購人員應(yīng)嚴(yán)格按照本制度進(jìn)行采購作業(yè),采購?fù)瓿珊蠹皶r(shí)進(jìn)行備案并確保備案材料真實(shí)、齊全。
若采購人員違反本制度進(jìn)行采購作業(yè)或沒有及時(shí)備案導(dǎo)致采購資料丟失或損毀的,第一次由分管負(fù)責(zé)人進(jìn)行批評教育,若再發(fā)生類似事件,按嚴(yán)重程度給予采購人員降職、降薪、轉(zhuǎn)入試用期或予以辭退。
采購人員不能接受供應(yīng)商任何形式的饋贈、回扣或賄賂;若因嚴(yán)重失職或違反本制度作出不適當(dāng)行為的,給予辭退。給公司造成損失的,應(yīng)賠償公司損失,情節(jié)嚴(yán)重涉及違法犯罪的,提交司法機(jī)關(guān)處理。
公司采購流程管理制度5
一 總則
為加強(qiáng) 采購 工作的管理,提高 采購工作的效率,制定本制度。所有的 采購 人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開展工作。
二 采購 部人員職責(zé)及管理制度
1. 熱愛本職工作,勤于學(xué)習(xí)新技術(shù),了解新產(chǎn)品,注意市場信息的積累。
2. 廉潔奉公,不徇私舞弊,不違法亂紀(jì),勤儉節(jié)約,講究職業(yè)道德。
3. 負(fù)責(zé)公司生產(chǎn)所需材料的 采購 工作。
4. 負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、管理及維護(hù)工作。
5. 堅(jiān)決執(zhí)行各項(xiàng) 采購 工作制度及公司各項(xiàng)規(guī)章制度。
6. 大項(xiàng)材料必須做招標(biāo)工作,其他材料詢價(jià)必須三家供應(yīng)商以上參與。
7. 積極了解材料的短缺、發(fā)貨、驗(yàn)收等實(shí)際情況,早知道,早處理。
8. 及時(shí)協(xié)助財(cái)務(wù)部對照欠款數(shù)額或者合同要求安排對供應(yīng)商進(jìn)行付款。
9. 做到每周一小結(jié),每月一總結(jié),每年一審核。
10. 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
三 采購 工作流程
采購部作為一個(gè)職能部門,在項(xiàng)目的具體實(shí)施中擔(dān)負(fù)了不可推卸的重要責(zé)任, 采購工作的好壞,直接影響了工程的質(zhì)量、工期、成本。建立高效、實(shí)用、完善的采購 工作流程 是提高 采購效率,較低成本最有效的方法。在項(xiàng)目實(shí)施的過程中, 采購 部需要生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、質(zhì)檢等各個(gè)部門的大力支持才能順利的完成 采購工作,每個(gè)部門之間的聯(lián)系需要一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)劃,來提升工作效率,減少工作失誤,為項(xiàng)目的順利實(shí)施做出各自的貢獻(xiàn)。
1. 在項(xiàng)目的初始運(yùn)作階段, 采購部根據(jù)項(xiàng)目部、投標(biāo)部的具體要求,配合進(jìn)行投標(biāo)的材料報(bào)價(jià),以更好的達(dá)到在以后的生產(chǎn)中控制成本的目的,更要避免發(fā)生投標(biāo)價(jià)低于實(shí)際采購價(jià)的情況出現(xiàn)。
2. 項(xiàng)目正式運(yùn)作后, 采購 部應(yīng)該在第一時(shí)間開始進(jìn)行所需材料的采購準(zhǔn)備工作。生產(chǎn)計(jì)劃部門依據(jù)工程合同和對比庫存后的實(shí)際需求,對 采購 部下達(dá)《材料申購單》(附表 1 )此單由申請人填寫,生產(chǎn)或者項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字后生效,一試三份,一份申請人留存,一份發(fā)往 采購部,一份發(fā)往工廠或者生產(chǎn)基地。
3. 采購部接到《材料申購單》后,根據(jù)所需材料的規(guī)格,質(zhì)量要求,數(shù)量,生產(chǎn)地址等實(shí)際情況,向公司已經(jīng)確定的合格供應(yīng)商中的 3 家— 5 家發(fā)出《材料詢價(jià)單》(附表 2 )。供應(yīng)商根據(jù)要求確認(rèn)價(jià)格后對我司的《材料詢價(jià)單》簽字,蓋公章后回傳,簽字蓋章的《材料詢價(jià)單》會做為以后向供應(yīng)商付款的依據(jù)之一,需妥善保存。采購部根據(jù)幾家供應(yīng)商的對比研究后確定其中的一家或者幾家進(jìn)行供貨。向其發(fā)出《材料訂購單》(附表 3 ),同時(shí)向收貨的工廠或者生產(chǎn)基地發(fā)送傳真件通知其準(zhǔn)備收貨。
4. 供應(yīng)商根據(jù)《材料訂購單》安排生產(chǎn)運(yùn)輸,各項(xiàng)具體要求以與我司簽訂的供貨合同為準(zhǔn)。隨貨攜帶各種合格證和材質(zhì)證明書。
5. 工廠和生產(chǎn)基地在所需材料到場后,應(yīng)由專人負(fù)責(zé)材料的質(zhì)量、數(shù)量檢查,檢查中必須將供應(yīng)商的送貨單與我司的《材料申購單》和《材料訂購單》相對照,質(zhì)量和數(shù)量都準(zhǔn)確無誤后才能進(jìn)行收貨,然后填寫《材料到貨單》(附表 4 ),相關(guān)責(zé)任人簽字后回傳 采購 部。
6. 工廠或者生產(chǎn)基地完成生產(chǎn)任務(wù)后,及時(shí)通知采購 部,由 采購部根據(jù)貨物情況和送貨地址等安排物流公司進(jìn)行運(yùn)輸。建議物流公司相對固定,便于統(tǒng)一定價(jià),統(tǒng)一結(jié)算,節(jié)約運(yùn)輸成本。
7. 項(xiàng)目完成后, 采購 部根據(jù)與供應(yīng)商簽訂的合同條款安排付款。付款時(shí),采購部填寫統(tǒng)一的《付款申請單》或者《支票領(lǐng)用單》,同時(shí)向財(cái)務(wù)部遞交此批次材料的《材料訂購單》和《到貨確認(rèn)單》,如有需要, 采購部有義務(wù)向財(cái)務(wù)部提供《材料訂購單》以及各家供應(yīng)商簽字蓋章的《材料詢價(jià)單》。由財(cái)務(wù)部根據(jù)實(shí)際情況安排付款額度。
8. 供應(yīng)商應(yīng)于付款前開具出相符的增值稅發(fā)票或者普通發(fā)票,財(cái)務(wù)部在收到發(fā)票后即向供應(yīng)商付款。
四 采購 部發(fā)展規(guī)劃
原材料 采購在任何一個(gè)公司都是決定生產(chǎn)、銷售的關(guān)鍵環(huán)節(jié),早在幾年前,資深的管理專家就提出了:采購 成本降低 5% 企業(yè)利潤提升 10% 的戰(zhàn)略觀點(diǎn)。但是時(shí)至今日,又有多少個(gè)公司能真正的做到這點(diǎn)呢?
降低 采購成本不是一個(gè)短期的目標(biāo),也不是短期內(nèi)就可以達(dá)成的目標(biāo),而是一個(gè)公司必須要規(guī)劃、重視的長遠(yuǎn)發(fā)展策略,是需要長期的工作經(jīng)驗(yàn)的積累和公司整體的采購流程, 采購 制度的規(guī)范化來支撐的。需要公司的各個(gè)部門精誠合作,來完成這一共同目標(biāo)。
我們 采購部的初步計(jì)劃如下,其中的時(shí)間和工作目標(biāo)根據(jù)實(shí)際情況會作出相應(yīng)調(diào)整,但是保證前進(jìn)的大方向永遠(yuǎn)不變
(一)在 3 個(gè)月內(nèi)完成 采購 體系的建立,包括 采購制度, 工作流程 ,供應(yīng)商管理等制度。進(jìn)行供應(yīng)商資格的初步審核,每種材料確定出 5 — 10 家候選供應(yīng)商。開始逐步實(shí)施 采購 工作流程 。
(二)在 6 個(gè)月內(nèi)完善 采購體系,修正具體工作中出現(xiàn)的`問題。進(jìn)一步完善供應(yīng)商系統(tǒng)的開發(fā)和維護(hù)。讓 采購 工作流程走入正軌,高效,準(zhǔn)確的運(yùn)行。
(三)在 1 年內(nèi)建立高效的 采購團(tuán)隊(duì),杜絕缺貨、少貨、次品、殘品、送貨不及時(shí)、報(bào)驗(yàn)不及時(shí)等工作失誤,不出現(xiàn)一起由于 采購 工作失誤造成的公司損失,建立完善的采購管理體系,能初步感受到 采購 工作流程 高效、準(zhǔn)確帶來的便利,能看到 采購 成本降低帶來的實(shí)際效果。
(四)在 2 年內(nèi)建立起相對固定的 采購團(tuán)隊(duì)和供應(yīng)商隊(duì)伍。能切實(shí)看到由于 采購 成本降低而帶來的公司利潤上漲。
(五)大膽設(shè)想: 5 — 10 年后,公司以自主設(shè)計(jì),自主研發(fā)牽頭,以符合科技進(jìn)步的產(chǎn)品、技術(shù)為主打,以完善的組織結(jié)構(gòu),人員搭配為根基,以高效、先進(jìn)的管理體系為依托,建立一個(gè)集研發(fā)、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、安裝、調(diào)試、售后服務(wù)為主線,涉及鋼結(jié)構(gòu)工程設(shè)計(jì)、施工,通信工程設(shè)計(jì)、施工,物流,工業(yè)品貿(mào)易等跨行業(yè)的集團(tuán)公司。爭取到時(shí)候每個(gè)省份和各大城市都能有我們公司的供應(yīng)商,為公司的發(fā)展提供最大限度地支持。
目前起草的《 采購 部管理制度和 工作流程 》與《供應(yīng)商管理辦法》只是依據(jù)原來在工程項(xiàng)目公司及生產(chǎn)廠家的 采購 工作中所積累的經(jīng)驗(yàn)做的一個(gè)現(xiàn)行的暫時(shí)性的文件。還需要在試行的過程中不斷的發(fā)現(xiàn)問題,修改失誤,爭取在幾個(gè)月內(nèi)修改出一套完整的,適合公司具體情況的 采購 系統(tǒng)體系。希望公司領(lǐng)導(dǎo),各個(gè)部門同事在具體實(shí)施中,多提寶貴意見,指出我們工作中的不足,促進(jìn)我們 采購 部工作的進(jìn)步,真正達(dá)到降低 采購 成本,推動公司發(fā)展的目標(biāo)
公司采購流程管理制度6
為了提高公司采購效率,明確崗位職責(zé),有效降底采購成本,滿足公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求,進(jìn)一步規(guī)范物質(zhì)采購流程,加強(qiáng)與各部門間的配合,特制訂本制度。
一:請購及其規(guī)定
1、請購的定義
請購是指某人或者某部門根據(jù)生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料,并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子整個(gè)過程,請參照公司請購單
2、請購單的要素:請申購部門、請購的用途、請購物品的品名、請購物品的數(shù)量、請購物品的規(guī)格、請購物品需求時(shí)間、申請部門主管簽字同意、采購審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),請購如有特殊需要填寫在備注一欄。
3請購單及其提報(bào)規(guī)定
(1)請購單應(yīng)按照要素填寫完整,清晰,由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報(bào)采購部門。
(2)如遇公司生產(chǎn)急需的物資,公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況下,可以電話或者其它形式請示,征得同意后提報(bào)采購部門簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)上。
(3)請購單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)采購部 4.采購流程:
采購計(jì)劃→ 采購申請→ 部門主管簽字→倉儲部(庫存核實(shí)庫存)→采購部門審核→公司領(lǐng)導(dǎo)審批→采購部門(按需采購)→ 驗(yàn)收入庫(收料單或入庫單)→發(fā)票單據(jù)齊全→ 倉儲部(清貨入庫)→采購部門(填寫報(bào)賬單據(jù))→ 財(cái)務(wù)部審核 →公司領(lǐng)導(dǎo)審批→出納支付
二、請購單的接收及采購規(guī)定
1、采購部在接收請購單時(shí)應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整,清晰,檢查請購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批。
2、通知倉庫管理人員核查申購物資是否有庫存。
3、對于不符合規(guī)定和撤銷的申購單物資應(yīng)及時(shí)通知申購部門、接收請購時(shí)應(yīng)遵循無計(jì)劃不采購,名稱規(guī)格等不完整不清晰不采購,庫存已超儲積壓的物資不采購的原則。
5、對于請購單所需采購物資,采購人員應(yīng)按照請購單內(nèi)容合理選擇供應(yīng)商進(jìn)行供給。
6、對于緊急請購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理,無法滿足請購部門時(shí)間需求的應(yīng)通知請購部門,并給以明確的期限。
7、重要項(xiàng)目的.采購,在采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。
8、在公司合格供應(yīng)商范圍內(nèi)采購的物資及產(chǎn)品采購周期不應(yīng)超過5天,在公司合格供應(yīng)商采購范圍外采購的物資及產(chǎn)品采購周期不應(yīng)超過7天
9、采購部如未能按時(shí)完成采購任務(wù)時(shí)應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說明相關(guān)原因,遇到緊急采購應(yīng)匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略。
三、供應(yīng)商選擇規(guī)定
1、采購所選擇的供應(yīng)商應(yīng)具有一定資質(zhì)和實(shí)力,具有提高或完成我公司所需物資和項(xiàng)目的能力
2、對于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場分析,所報(bào)價(jià)的綜合條件是否能滿足公司要求。
3、收到各供應(yīng)商報(bào)價(jià)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況,設(shè)定議價(jià)目標(biāo)或理想中的價(jià)格。
4、重要項(xiàng)目應(yīng)通過一定的方法對于供應(yīng)商的實(shí)力,資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查,通過進(jìn)行實(shí)地考察,了解供應(yīng)商的各方面實(shí)力。
5、參考目標(biāo)或理想價(jià)格與各供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判,經(jīng)過比價(jià),議價(jià)匯總匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),征得同意后方可簽訂合同。
四、合同的簽訂及其規(guī)定
1、合同正文應(yīng)包含的要素
合同名稱,合同編號,簽訂地點(diǎn),采購物品名稱,規(guī)格,數(shù)量,單價(jià),總價(jià)及合同(總額 合同總額應(yīng)含稅,含運(yùn)達(dá)公司的總價(jià),特殊情況應(yīng)說明),質(zhì)量要求及規(guī)范,要求交貨日期,違約責(zé)任和解決糾紛的辦法,雙方公司信息,合同簽訂及其規(guī)定,發(fā)票的提供時(shí)間及要求,付款方式,違約責(zé)任,合同附件等
2、合同簽定應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字加蓋合同公章方可生效,原則上合同必須是原件,但特殊合同以傳真或其它形式給供應(yīng)商后,要求供應(yīng)商簽字蓋公司合同章回傳。
五、付款及合同執(zhí)行
1、按照進(jìn)度付款的采購項(xiàng)目必須確保質(zhì)檢合格后方可付款
2、按照供應(yīng)商規(guī)定合同約定達(dá)到付款條件的合同進(jìn)行付款操作
3、填寫費(fèi)用報(bào)銷單,該單審批簽字完畢后提交財(cái)務(wù)部由財(cái)務(wù)部安排付款。
4、已簽訂合同由采購負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn),采購負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督,如出現(xiàn)問題采購人員應(yīng)及時(shí)提出建議或補(bǔ)救措施,并及時(shí)通知請購部門及公司領(lǐng)導(dǎo)。
5、已簽訂的合同在執(zhí)行期間應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況,跟蹤并督促其保質(zhì)保量按時(shí)履行。
6、合同在履行期間應(yīng)按照約定嚴(yán)格執(zhí)行合同,遇未盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同。
六、驗(yàn)貨與入庫
1、對供應(yīng)商已經(jīng)提供的物資采購人員應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收
2、對于生產(chǎn)輔助物資驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照公司相關(guān)規(guī)定和請購部門對請購物資要求執(zhí)行
3、對于生產(chǎn)材料的驗(yàn)收有質(zhì)檢部在第一時(shí)間進(jìn)行質(zhì)檢與驗(yàn)收。
4、公司所有的生產(chǎn)材料,入庫前均應(yīng)通知質(zhì)量部門檢驗(yàn),生產(chǎn)輔助材料由安全環(huán)保設(shè)備部檢驗(yàn),合格后由倉庫清點(diǎn)入庫
5、所采購物資在運(yùn)達(dá)公司后采購部應(yīng)及時(shí)通知請購部門及時(shí)按排卸貨與搬運(yùn)
七、采購人員行為準(zhǔn)則
1、廉潔自律,嚴(yán)守工作紀(jì)律及保密條例。
2、不發(fā)表影響公司的言論,信息和意見。
3、不準(zhǔn)參加有可能影響采購工作的宴請、娛樂和其他非正常活動
4、不接受供應(yīng)商任何形式的禮金、禮品或返利;
5、嚴(yán)格遵守采購規(guī)范流程,按流程辦事;
6、能及時(shí)按質(zhì)按量地采購到所需物品;
7、嚴(yán)格供應(yīng)商選擇、評價(jià)、甑選以保證供應(yīng)商供貨質(zhì)量;建立完善的采購產(chǎn)品價(jià)格信息檔案。
8、認(rèn)真分析采購工作,改進(jìn)流程、規(guī)范和采購標(biāo)準(zhǔn),提出有助改進(jìn)公司和供應(yīng)商服務(wù)水平的建議。
9、做好采購相關(guān)文檔的存檔、備份工作;
10、在滿足公司需求的基礎(chǔ)上最大限度降低采購成本;
11、采購日常檔案管理要求 采購員對于供應(yīng)商的管理,要求建立存檔文檔表格和電子表格,存檔文件包含《供應(yīng)商名錄及相關(guān)資料》、《詢價(jià)記錄》、《采購記錄》等資料文檔,進(jìn)行統(tǒng)一備份存檔管理
公司采購流程管理制度7
一、請購極其規(guī)定
1、請購的定義
請購是指某人或者某部門根據(jù)生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料,并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個(gè)過程。
2、請購單的要素
完整的請購單應(yīng)包括以下要素:
請購的部門;
請購物品所屬項(xiàng)目
請購的用途
請購的物品名稱、規(guī)格、數(shù)量
請購物品的樣品、圖紙和技術(shù)資料
請購物品的需求時(shí)間
請購如有特殊請備注
請購單填寫人
請購部門主管
請購單審核人
采購副總審核
財(cái)務(wù)審核人
公司總經(jīng)理
3、請購單及其提報(bào)規(guī)定
請購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰,由公司領(lǐng)導(dǎo)審核審核批準(zhǔn)后報(bào)采購部門;
請購部門在提報(bào)申請單時(shí)應(yīng)要求采購部接收人簽字并備份;
涉及的請購數(shù)量過多時(shí)可附件清單的形式進(jìn)行提交,為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交;
遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資,公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況下可以電話請示,征得同意后提報(bào)采購部門,簽字確認(rèn)后手續(xù)后補(bǔ)
如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品,請購部門必須作出書面說明
請購單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)采購部。
二、請購單的接收及分發(fā)規(guī)定
1、請購的接收要點(diǎn)
采購部在接收請購單時(shí)應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰,檢查請購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批;
接收請購單時(shí)應(yīng)遵循無計(jì)劃不采購,名稱規(guī)格等不完整不清晰不采購,圖紙及技術(shù)資料不全不采購,庫存已超儲值積壓的物資不采購的原則;
通知倉庫管理人員核查該物資是否有庫存;
對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)及時(shí)通知請購部門。
2、請購單的'分發(fā)規(guī)定
對于請購單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理;
對于緊急請購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理;
無法于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門。
重要的項(xiàng)目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。
三、詢價(jià)及其規(guī)定
1、詢價(jià)前應(yīng)認(rèn)真查看請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱,了解圖紙及其技術(shù)要求,遇到問題應(yīng)及時(shí)與請購部門溝通;
2、屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中采購;
3、詢價(jià)時(shí)對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進(jìn)行詢價(jià);
4、比價(jià)采購的單位均應(yīng)具備一定的資質(zhì)和實(shí)力,具有提供或完成我公司所需物資的能力;
四、比價(jià)、議價(jià)
1、對廠商的供應(yīng)能力,交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn);
2.對于合格供貨商的價(jià)格水平進(jìn)行市場分析,是否價(jià)格最低,所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出;
五、合同的簽訂及其規(guī)定
1、合同正文應(yīng)包含的要素
(1)合同名稱、編號、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn);
(2)采購物品的規(guī)格、名稱、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)及合同金額,清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同部可分割的部分;
(3)付款方式
(4)工期
(5)質(zhì)量保證期
(6)其他約定
2、合同簽訂及其規(guī)定
(1)如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的,注意保密責(zé)任;
(2)擬定合同條款時(shí)一定將各種風(fēng)險(xiǎn)降至最低;
3、合同執(zhí)行
(1)已簽訂合同由采購部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn),由采購部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督,如出現(xiàn)問題,采購部應(yīng)及時(shí)提出建議或補(bǔ)救措施,并及時(shí)通知請購部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo);
(2)已簽訂的合同在執(zhí)行期間,應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況,跟蹤并督促其保證質(zhì)量,按時(shí)履約;
(3)合同在履行期間應(yīng)按照雙方約訂嚴(yán)格執(zhí)行合同,遇未盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同;
六:報(bào)驗(yàn)與入庫
1、供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同,采購部應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)檢部門進(jìn)行驗(yàn)收;
2、標(biāo)的物在運(yùn)達(dá)公司后采購部應(yīng)及時(shí)通知請購部門,由請購部門及時(shí)安排卸貨與搬運(yùn)。
公司采購流程管理制度8
為了提高公司采購效率,明確崗位職責(zé),有效降底采購成本,滿足公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求,進(jìn)一步規(guī)范物質(zhì)采購流程,加強(qiáng)與各部門間的配合,特制訂本制度。
一、申購及其規(guī)定
1、申購的定義
申購是指某人或者某部門根據(jù)生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料,并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子整個(gè)過程,請參照附圖一
2、申購單的要素
完整的申購單應(yīng)包括以下內(nèi)容。
2.1申購部門
2.2申購物品所屬項(xiàng)目
2.3申購的用途
2.4申購物品的品名
2.5申購物品的數(shù)量
2.6申購物品的規(guī)格
2.7申購物品需求時(shí)間
2.8申購物品的單位
2.9申購如有特殊需要填寫在備注一瀾
2.10申購填寫人及所在的部門
2.11申請部門主管審核
2.12公司總經(jīng)理審核
3申購單及其提報(bào)規(guī)定
3.1申購單應(yīng)按照要素填寫完整,清晰,由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報(bào)采購部門。
3.2如遇公司生產(chǎn)急需的物資,公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況下,可以電話或者其它形式請示,征得同意后提報(bào)采購部門簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)上。
3.3申購單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)采購部
二、申購單的接收及分發(fā)規(guī)定
1.申購單位的接收要素
1.1采購部在接收申購單時(shí)應(yīng)檢查申購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整,清晰,檢查申購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批。
1.2接收申購單時(shí)應(yīng)遵循無計(jì)劃不采購,名稱規(guī)格等不完整不清晰不采購,庫存已超儲積壓的物資不采購的原則。
1.3通知倉庫管理人員核查申購物資是否有庫存。
1.4對于不符合規(guī)定和撤銷的申購單物資應(yīng)及時(shí)通知申購部門
2.申購單的分發(fā)規(guī)定
2.1對于申購單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理。
2.2對于緊急申購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理。
2.3無法于申購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知申購部門
2.4重要的項(xiàng)目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。
3、采購周期的規(guī)定
3.1詢好價(jià)后在本市區(qū)采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應(yīng)超過3天. 3.2詢好價(jià)后非本市區(qū)采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應(yīng)超過7天
3.3采購部如未能按時(shí)完成采購任務(wù)時(shí)應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說明相關(guān)原因
3.4遇到緊急采購應(yīng)匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略
三、詢價(jià)及其規(guī)定
3.1詢價(jià)請認(rèn)真審閱申購單的品名,規(guī)格,數(shù)理,名稱,單位,了解技術(shù)要求,遇到問題應(yīng)及時(shí)與申購部門溝通。
3.2屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)該整理歸類集中采購
3.3對于緊急申購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理
3.4所有采購項(xiàng)目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價(jià),原則能不通過其代理或各種中價(jià)機(jī)構(gòu)詢價(jià)。
3.5采購所開發(fā)的供應(yīng)商應(yīng)具有一定資質(zhì)和實(shí)力,具有提高或完成我公司所需物資和項(xiàng)目的能力
3.6在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)書面報(bào)請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。
四、比價(jià),議價(jià)
4.1對供應(yīng)商的供應(yīng)能力,交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn). 4.2對于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場分析,是否其他廠商的價(jià)格最低,所報(bào)價(jià)的綜合條件更加突出。
4.3收到各供應(yīng)商報(bào)價(jià)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況,設(shè)定議價(jià)目標(biāo)或理想中的價(jià)格
4.4重要項(xiàng)目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實(shí)力,資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查,通過進(jìn)行實(shí)地考察,了解供應(yīng)商的各方面實(shí)力。
4.5 參考目標(biāo)或理想價(jià)格與各供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判
五、比價(jià),議價(jià)結(jié)果匯總
5.1比價(jià),議價(jià)匯總前應(yīng)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),征得周意后方可匯總。
5.2比價(jià),議價(jià)結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核,應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。
六、合同的簽訂及其規(guī)定
1、合同
合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立,變更,終于民事關(guān)系的`協(xié)議,依法成立的合同,受法律保護(hù),廣義合周指所有法律部門中確定權(quán)利,義務(wù)關(guān)系的協(xié)議
6.1.1合同正文應(yīng)包含的要素
6.1.2合同名稱,合同編號,簽訂地點(diǎn)
6.1.3采購物品名稱,規(guī)格,數(shù)量,單價(jià),總價(jià)及合同總額
6.1.4包裝要求
6.1.5合同總額應(yīng)含稅,含運(yùn)達(dá)公司的總價(jià),特殊情況應(yīng)說明
6.1.6質(zhì)量要求及規(guī)范
6.1.7要求交貨日期
6.1.8付款方式
6.1.9違約責(zé)任和解決糾紛的辦法。
6.1.10雙方公司信息
6.2合同簽訂及其規(guī)定
6.2.1如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的注意保密責(zé)任
6.2.2遇貨物訂購數(shù)量較多且價(jià)格較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)務(wù)必請廠商派代表來現(xiàn)場協(xié)助清點(diǎn)
6.2.3質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品的保期。
6.2.4詳細(xì)約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求
6.2.5針對不同的合同約定不同的付款方式,如機(jī)器設(shè)備類合同一般應(yīng)分先付30%貨款,貨到檢查OK后再付60%貨款,尾款10%在三個(gè)月內(nèi)付清。
6.2.6與初交合作的供應(yīng)商合作時(shí),應(yīng)少付預(yù)付或不付預(yù)付款
6.2.7違約責(zé)任一定要詳細(xì)具體
6.2.8合同簽定應(yīng)按照附圖二的格式進(jìn)行。
6.2.9合同審查后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字加蓋合同公章方可生效。
6.2.10合同以傳真或其它形式給供應(yīng)商后,要求供應(yīng)商簽字蓋公司合同章回傳。
七、
1、付款及合同執(zhí)行
7.1.1按照進(jìn)度付款的采購項(xiàng)目必須確保質(zhì)檢合格后方可付款
7.1.2按照供應(yīng)商規(guī)定合同約定達(dá)到付款條件的合同進(jìn)行付款操作
7.1.3填寫費(fèi)用報(bào)銷單,該單審批簽字完畢后提交財(cái)務(wù)部,附圖三。
2、合同執(zhí)行
7.2.1已簽訂合同由采購部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn),采購部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督,如出現(xiàn)問題采購部應(yīng)及時(shí)提出建議或補(bǔ)救措施,并及時(shí)通知申購部門及公司領(lǐng)導(dǎo)。
7.2.2已簽訂的合同在執(zhí)行期間應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況,跟蹤并督促其保質(zhì)保量按時(shí)履行。
7.2.3合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同,遇未盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同。
八、驗(yàn)貨與入庫
1 、驗(yàn)貨
8.1.1供應(yīng)商已經(jīng)履行完畢的合同采購部應(yīng)及時(shí)通知品質(zhì)部門進(jìn)行驗(yàn)收
8.1.2對于不同類型的合同物資驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照公司品質(zhì)部的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行
8.1.3達(dá)到質(zhì)檢部報(bào)驗(yàn)條件的合同物資應(yīng)在第一時(shí)間報(bào)請品質(zhì)部門進(jìn)行質(zhì)檢與驗(yàn)收。
8.1.4品質(zhì)部在接到采購部報(bào)驗(yàn)通知后應(yīng)及時(shí)檢驗(yàn),并出具檢驗(yàn)結(jié)果證明書,對于品質(zhì)不及時(shí)延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況品質(zhì)部負(fù)主要責(zé)任
8.1.5用于公司生活和辦公的物資不在公司品質(zhì)部的檢驗(yàn)范圍之內(nèi)。
2、入庫
8.2.1公司所有的生產(chǎn)材料,設(shè)備入庫前均應(yīng)通知品質(zhì)部門檢驗(yàn)或驗(yàn)收
8.2.2合同標(biāo)的物在運(yùn)達(dá)公司后采購部應(yīng)及時(shí)通知申購部門及時(shí)按排卸貨與搬運(yùn)
8.2.3品質(zhì)部未及時(shí)檢驗(yàn)的合同物資,倉庫在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存物資接受. 8.2.4品質(zhì)部門已經(jīng)檢驗(yàn)的產(chǎn)品倉庫應(yīng)及時(shí)入庫并出具入庫清單。
公司采購流程管理制度9
公司采購流程管理制度
為了提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本,滿足公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求,進(jìn)一步規(guī)范物資采購流程,加強(qiáng)與各部門之間的配合,特制訂本制度。
一、請購極其規(guī)定
1、請購的定義
請購是指某人或者某部門根據(jù)生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料,并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個(gè)過程。
2、請購單的要素
完整的請購單應(yīng)包括以下要素:
(1)請購的部門;
(2)請購物品所屬項(xiàng)目
(3)請購的用途
(4)請購的物品名稱、規(guī)格、數(shù)量
(5)請購物品的樣品、圖紙和技術(shù)資料
(6)請購物品的需求時(shí)間
(7)請購如有特殊請備注
(8)請購單填寫人
(9)請購部門主管
(10)請購單審核人
(11)采購副總審核
(12)財(cái)務(wù)審核人
(13)公司總經(jīng)理
3、請購單及其提報(bào)規(guī)定
(1)請購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰,由公司領(lǐng)導(dǎo)審核審核批準(zhǔn)后報(bào)采購部門;
(2)請購部門在提報(bào)申請單時(shí)應(yīng)要求采購部接收人簽字并備份;
(3)涉及的.請購數(shù)量過多時(shí)可附件清單的形式進(jìn)行提交,為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交;
(4)遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資,公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況下可以電話請示,征得同意后提報(bào)采購部門,簽字確認(rèn)后手續(xù)后補(bǔ)。
(5)如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品,請購部門必須作出書面說明。
(6)請購單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)采購部。
二、請購單的接收及分發(fā)規(guī)定
1、請購的接收要點(diǎn)
(1)采購部在接收請購單時(shí)應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰,檢查請購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批;
(2)接收請購單時(shí)應(yīng)遵循無計(jì)劃不采購,名稱規(guī)格等不完整不清晰不采購,圖紙及技術(shù)資料不全不采購,庫存已超儲值積壓的物資不采購的原則;
(3)通知倉庫管理人員核查該物資是否有庫存;
(4)對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)及時(shí)通知請購部門。
2、請購單的分發(fā)規(guī)定
(1)對于請購單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理;
(2)對于緊急請購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理;
(3)無法于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門。
(4)重要的項(xiàng)目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。
三、詢價(jià)及其規(guī)定
1、詢價(jià)前應(yīng)認(rèn)真查看請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱,了解圖紙及其技術(shù)要求,遇到問題應(yīng)及時(shí)與請購部門溝通;
2、屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中采購;
3、詢價(jià)時(shí)對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進(jìn)行詢價(jià);
4、比價(jià)采購的單位均應(yīng)具備一定的資質(zhì)和實(shí)力,具有提供或完成我公司所需物資的能力;
四、比價(jià)、議價(jià)
1、對廠商的供應(yīng)能力,交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn);
2對于合格供貨商的價(jià)格水平進(jìn)行市場分析,是否價(jià)格最低,所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出;
五、合同的簽訂及其規(guī)定
1、合同正文應(yīng)包含的要素
(1)合同名稱、編號、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn);
(2)采購物品的規(guī)格、名稱、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)及合同金額,清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同部可分割的部分;
(3)付款方式
(4)工期
(5)質(zhì)量保證期
(6)其他約定
2、合同簽訂及其規(guī)定
(1)如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的,注意保密責(zé)任;
(2)擬定合同條款時(shí)一定將各種風(fēng)險(xiǎn)降至最低;
3、合同執(zhí)行
(1)已簽訂合同由采購部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn),由采購部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督,如出現(xiàn)問題,采購部應(yīng)及時(shí)提出建議或補(bǔ)救措施,并及時(shí)通知請購部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo);
(2)已簽訂的合同在執(zhí)行期間,應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況,跟蹤并督促其保證質(zhì)量,按時(shí)履約;
(3)合同在履行期間應(yīng)按照雙方約訂嚴(yán)格執(zhí)行合同,遇未盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同;
六:報(bào)驗(yàn)與入庫
1、供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同,采購部應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)檢部門進(jìn)行驗(yàn)收;
2、標(biāo)的物在運(yùn)達(dá)公司后采購部應(yīng)及時(shí)通知請購部門,由請購部門及時(shí)安排卸貨與搬運(yùn)。
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